Whistleblower-Hotline

Hinweisgeberschutzgesetz kommt voraussichtlich im April 2023

Wenn am 10. Februar der Bundesrat zustimmt und das Hinweisgeberschutzgesetz im Bundesgesetzblatt verkündet ist, bleibt Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten nur noch ein Vierteljahr Zeit für die Umsetzung der neuen Whistleblower-Regeln.  Arbeitgeber ab 50 Mitarbeitern müssen sich bis Dezember 2023 darauf einstellen: Sie können dazu auch mit anderen Unternehmen gleicher Größenordnung zusammenarbeiten. Wir fassen zusammen, was zu tun ist.

Vom Bundestag verabschiedet wurde das neue Gesetz schon im Dezember 2022. Damit setzt das Hinweisgeberschutzgesetz die EU-Whistleblower-Richtlinie mit gut einem Jahr Verspätung um. Das Gesetz schreibt künftig vor, dass Unternehmen ein System für Hinweisgeber aufbauen muss, durch das deren Informationen über jedwede Form von Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten als Frühwarnungen verarbeitet, zugleich aber die Whistleblower vor Nachteilen an ihrem Arbeitsplatz wie etwa Kündigung, Abmahnung oder schlechte Beurteilungen geschützt werden. Das gilt sowohl für private Unternehmen ab der genannten Größe als auch für öffentliche Arbeitgeber.Was schreibt das Hinweisgeberschutzgesetz vor?

  • Unternehmen müssen Meldekanäle einrichten, über die Hinweisgeber ihre Informationen auch anonym abgeben können. Diese Vorgabe ist bis 1. Januar 2025 umzusetzen.
  • Es muss die Möglichkeit geschaffen werden, dass Whistleblower sich sowohl an unternehmensinterne als auch externe Stellen des Landes oder Bundes wenden können – und zwar mündlich, schriftlich als auch persönlich. Die internen Meldestellen sollen so gestaltet werden, dass sie bevorzugte Anlaufstelle für Hinweisgeber sind. Damit soll einer internen Lösung des gemeldeten Problems der Vorzug gegeben werden. Übrigens: Veröffentlicht ein Whistleblower Informationen über Straftaten gegen geltendes Recht im Unternehmen, schützt ihn das neue Gesetz nur, wenn eine externe Meldung bis dahin nicht erfolgreich war und die Allgemeinheit dadurch gefährdet wird.
  • Meldet ein Beschäftigter Rechtsverstöße im Unternehmen und erfährt entgegen der gesetzlichen Regelung dennoch Nachteile durch den Arbeitgeber, hat er künftig Anspruch auf Schmerzensgeld – und zwar sowohl für materiellen als auch für immaterielle Schäden.
  • Eine interne Stelle zur Entgegennahme von Hinweisen muss mit einer Fachkraft samt Fachkunde ausgestattet sein, die die Informationen aufnimmt, verarbeitet und entsprechende Maßnahmen einleitet. Der Hinweisgeber hat das Recht auf eine Rückmeldung über den Eingang der Informationen innerhalb von sieben Tagen, über die ergriffenen Maßnahmen innerhalb von drei Monaten. Zu denen gehören unter anderem unternehmensinterne Untersuchungen, die Delegation des Verfahrens an andere Unternehmensbereiche oder externe Stellen. Werden externe Stellen eingeschaltet, muss das Unternehmen den Austausch über das Verfahren schriftlich dokumentieren.
  • Sämtliche Informationen sowohl zum Hinweisgeber als auch zu Betroffenen sind vertraulich zu behandeln. Nach drei Jahren müssen die Daten gelöscht werden. Für Verstöße gegen die Vertraulichkeit haften die Verantwortlichen der Meldestelle.
  • Da Unternehmen nicht nur eine Meldestelle für Hinweisgeber etablieren müssen, sondern beispielsweise auch weitere im Rahmen des Geldwäsche- und Lieferkettengesetzes, können die zu einer einzigen Meldestelle zusammengelegt werden.
  • In Konzernen kann eine zentrale Meldestelle für alle zugehörigen Gesellschaften eingerichtet werden.
  • Betriebsräte haben ein Mitbestimmungsrecht bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
  • Unternehmen, die künftig gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstoßen, können mit Geldbußen bis zu 100.000 Euro belegt werden.

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz im Unternehmen umzusetzen, bedeutet vor allem, eindeutige Vorschriften zu formulieren, wie mit Meldungen verfahren wird. Das kann je nach Unternehmensstruktur zeitaufwändig und komplex sein und sollte im Rahmen des Compliance Managements geregelt sein. Wir beraten Sie gerne dazu.

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Lieferkettengesetz

Lieferkettengesetz fordert Unternehmen

Nun ist es amtlich: Seit 1. Januar 2023 gilt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, kurz Lieferkettengesetz oder LkSG. Von nun an sind sowohl deutsche als auch ausländische Unternehmen, die ihre Hauptverwaltung, Hauptniederlassung, ihren Verwaltungssitz, satzungsmäßigem Sitz oder ihre Zweigniederlassung in Deutschland haben, verpflichtet sicherzustellen, dass die Menschenrechte entlang ihrer gesamten Lieferkette eingehalten werden. Außerdem sind sie gehalten, Arbeits- sowie Umweltschutz zu verbessern. Zunächst gilt das Gesetz für Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern, ab 2024 auch für solche mit mehr als 1.000 Arbeitnehmern.

Was bedeutet das für Unternehmen?

Das Ziel des Lieferkettengesetzes ist klar: Menschenrechte und Umweltschutz sollen besser geschützt und gestärkt werden. Dementsprechend sind die Unternehmen verpflichtet, Menschenrechtsverletzungen und Umweltschutzverstößen vorzubeugen und wirkungsvoll zu reagieren, sollten sie dennoch eingetreten sein. Dementsprechend folgen aus dem neuen Gesetz sowohl das Monitoring der Bedingungen entlang der Lieferkette als auch die Dokumentation und Anpassung von Maßnahmen zur Prävention und Abhilfe bei Verstößen gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Konkret bedeutet das, dass Unternehmen – egal, ob Produzent oder Händler – für jeden Abschnitt der Lieferkette ihre eigenen Vorlieferanten kennen und entsprechend der Vereinbarkeit mit Menschenrechten und Umweltschutz auswählen müssen. Bei mittelbaren Lieferanten gelten die Sorgfaltspflichten nur anlassbezogen und nur wenn das Unternehmen Kenntnis von einem möglichen Verstoß erlangt.

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung hat folgende Informationen für Unternehmen veröffentlicht:

„Was muss ein Unternehmen im eigenen Geschäftsbereich und beim unmittelbaren Zulieferer tun?

Unternehmen müssen folgende Maßnahmen umsetzen:

  • Grundsatzerklärung zur Achtung der Menschenrechte verabschieden.
  • Risikoanalyse: Verfahren zur Ermittlung nachteiliger Auswirkungen auf die Menschenrechte und anschließende Risikopriorisierung. Die Risikoanalyse ist einmal jährlich sowie anlassbezogen durchzuführen.
  • Risikomanagement (inkl. Präventions- und Abhilfemaßnahmen) zur Abwendung potenziell negativer Auswirkungen auf die Menschenrechte.
  • Beschwerdemechanismus
  • Transparent öffentlich berichten. Der Bericht muss Auskunft über identifizierte Risiken, getroffene Maßnahmen und deren Wirksamkeit geben. Der Bericht wird einmal im Jahr dem BAFA vorgelegt und online veröffentlicht.

Im eigenen Geschäftsbereich müssen Unternehmen im Fall einer Verletzung unverzüglich Abhilfemaßnahmen ergreifen, die zwingend zur Beendigung der Verletzung führen.

Beim unmittelbaren Zulieferer muss das Unternehmen laut Lieferkettengesetz einen konkreten Plan zur Minimierung und Vermeidung erstellen, wenn es die Verletzung nicht in absehbarer Zeit beenden kann.

Was muss ein Unternehmen beim mittelbaren Zulieferer tun?

  • Die Sorgfaltspflichten gelten nur anlassbezogen und nur wenn dem Unternehmen tatsächliche Anhaltspunkte über einen möglichen Verstoß vorliegen („substantiierte Kenntnis“).
  • Diese Kenntnis kann das Unternehmen beispielsweise über das Risikomanagement oder auch durch externe Informationen wie Presseartikel oder Beschwerden erlangen. In dem Fall hat das Unternehmen unverzüglich:
    • eine Risikoanalyse durchzuführen.
    • ein Konzept zur Minimierung und Vermeidung
    • angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber dem Verursacher zu verankern. Dies ist u.a. durch die Umsetzung von Brancheninitiativen möglich.“

Folgen bei Verstößen gegen das Lieferkettengesetz

Die Sorgfaltspflichten der Unternehmen gelten über die gesamte Lieferkette hinweg. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle überprüft die Einhaltung des Gesetzes. „Es kontrolliert die Unternehmensberichte und geht eingereichten Beschwerden nach“, heißt es beim zuständigen Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung.

Stellt das Bundesamt Versäumnisse oder Verstöße fest, müssen Unternehmen mit Strafen rechnen:

  • Ausschluss von öffentlichen Aufträgen bis zu drei Jahre
  • Bußgelder bis zu acht Mio. Euro oder zwei Prozent des jährlichen Umsatzes.

Wie weit reichen die Sorgfaltspflichten der Unternehmen?

  • „Es gilt das Prinzip der Angemessenheit: Von Unternehmen wird nur verlangt, was ihnen angesichts ihres individuellen Kontextes − etwa ihrer Größe, der Art ihrer Geschäftstätigkeit oder ihrer Nähe zum Zulieferer − möglich ist.
  • Ein Unternehmen muss im Rahmen des Risikomanagements nur solche menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken adressieren, die es verursacht oder zu denen es kausal beigetragen hat.
  • Die Sorgfaltspflichten begründen eine Bemühens- und keine Erfolgspflicht. Ist es einem Unternehmen aus plausiblen Gründen z.B. nicht möglich, trotz Bemühens eine transparente Lieferkette für die Risikoanalyse zu schaffen, handelt es dennoch im Einklang mit dem LkSG.
  • Die im LkSG definierten Sorgfaltspflichten gelten nicht für die nachgelagerte Lieferkette (z.B. Entsorgung und Verwertung)“ (Quelle)

Möchten Sie sich beraten lassen, wie das Lieferkettengesetz in Ihrem Unternehmen umsetzen können, stehen wir von SAT Ihnen gerne zur Verfügung.

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Gesetzeskataster

Gesetzesverkündung ab 2023 nur noch digital

Der Bundestag hat am 1. Dezember die Modernisierung des Verkündungs- und Bekanntmachungswesens beschlossen. Demzufolge erscheinen Gesetze und Rechtsverordnungen künftig nicht mehr über das gedruckte Bundesgesetzblatt, sondern werden elektronisch im Internet veröffentlicht. Die Digitalisierung solle Bekanntmachungen beschleunigen und den Gesetzeszugang erleichtern, heißt es auf www.bundesregierung.de.

Die ausschließlich elektronische Gesetzesverkündung wird ab dem 1. Januar 2023 auf Bundesebene eingeführt. „Das elektronisch ausgegebene Bundesgesetzblatt wird dann die einzige verbindliche amtliche Fassung sein und die gedruckte Fassung ersetzen“, heißt es auf der Website der Bundesregierung.

Mit der Digitalisierung soll der Ausgabeprozess für Gesetze und Rechtsverordnungen schneller werden, ebenso der Zugang zu den Inhalten leichter und anwenderfreundlicher. „Darüber hinaus zielt der Gesetzentwurf auf eine Vereinheitlichung, indem künftig alle Bundesgesetze und alle Rechtsverordnungen zentral im Bundesgesetzblatt verkündet werden sollen“, ist aus Berlin zu hören.

Für die digitalen Veröffentlichungen soll ab kommendem Jahr eine Verkündungsplattform des Bundes genutzt werden. Dort wird ein pdf-Dokument eingestellt, dass Interessenten herunterladen können. „Die Plattform wird rechtzeitig zum Januar 2023 bekanntgegeben“, ist auf www.bundesregierung.de zu lesen.

Informieren Sie sich in diesem Zusammenhang auch gern über unser Gesetzeskataster.

Energieeinsparverordnung

Diese Regeln der Energieeinsparverordnung sollten Unternehmen kennen

Am 1. September 2022 ist die Energieeinsparverordnung in Kraft getreten. Sie und die mit ihr verbundenen Pflichten und Verbote gelten bis zum 28. Februar 2023. Was Unternehmen nun tun müssen, um Energie zu sparen, skizzieren wir hier.

Verboten ist bis auf Weiteres, Anlagen der Außenbeleuchtung zwischen 22 und 16 Uhr zu betreiben. Zu diesen Anlagen gehören „alle ortsfesten Einrichtungen, die der Ankündigung oder Anpreisung oder als Hinweis auf Gewerbe oder Beruf dienen und vom öffentlichen Verkehrsraum aus sichtbar sind. Hierzu zählen insbesondere Schilder, Beschriftungen, Bemalungen, Lichtwerbungen, Schaukästen sowie für Zettelanschläge und Bogenanschläge oder für Lichtwerbung bestimmte Säulen, Tafeln und Flächen.“ (Quelle) Schaufenster gehören nicht dazu.

Um Heizwärme zu sparen, dürfen Einzelhändler laut Energieeinsparverordnung außerdem Ladentüren und Eingangssysteme in der Regel nicht mehr offenstehen lassen, es sei denn, es ist drinnen und draußen annähernd gleich kalt oder warm. Dienen die Ladentüren als Fluchtweg, gilt die Regel nicht.

In Arbeitsräumen darf die Lufttemperatur – abhängig von Art und Schwere der Arbeit – Temperaturen von 12 bis 19 Grad nicht unterschreiten. Demnach können Unternehmen freiwillig ihre Arbeitsräume durchschnittlich um einen Grad weniger rechtssicher beheizen, als es die aktuelle Arbeitsschutzrichtlinie für Raumtemperaturen vorsieht.

Es gilt eine Lufttemperatur

  • für körperlich leichte und überwiegend sitzende Tätigkeit: 19 °C,
  • für körperlich leichte Tätigkeit überwiegend im Stehen oder Gehen: 18 °C,
  • für mittelschwere und überwiegend sitzende Tätigkeit: 18 °C,
  • für mittelschwere Tätigkeit überwiegend im Stehen oder Gehen: 16 °C,
  • für körperlich schwere Tätigkeit 12 °C.

Diese Regeln gelten seit 1. September Energieversorger und Eigentümer von Wohngebäuden:

Informationspflichten über Preissteigerungen für Versorger und für Eigentümer von Wohngebäuden

Nach § 9 Abs. 1 Satz 1 müssen Gas- und Wärmelieferanten, die Eigentümer von Wohngebäuden oder Eigentumswohnungen oder Nutzer von Wohneinheiten als Endkunden leitungsgebunden mit Gas oder Wärme beliefern, diesen Letztverbrauchern bis zum 30. September 2022 folgende Informationen geben:

  • Informationen über den Energieverbrauch und die Energiekosten des Gebäudes oder der Wohneinheit in der letzten vorangegangenen Abrechnungsperiode,
  • Informationen über die Höhe der voraussichtlichen Energiekosten des Gebäudes oder der Wohneinheit für eine vergleichbare Abrechnungsperiode unter Berücksichtigung des am 1. September 2022 in dem jeweiligen Netzgebiet geltenden Grundversorgungstarifs für Erdgas auf Basis des Grund- und Arbeitspreises, berechnet unter Zugrundlegung des Energieverbrauchs der letzten vorangegangenen Abrechnungsperiode und
  • Informationen über das rechnerische Einsparpotenzial des Gebäudes oder Wohneinheit in Kilowattstunden und Euro unter der Annahme, dass bei einer durchgängigen Senkung der durchschnittlichen Raumtemperatur um 1 Grad Celsius eine Einsparung von 6 Prozent zu erwarten ist.

Können diese Informationen bis zum 30. September 2022 nicht zur Verfügung gestellt werden, sind die Informationen auf der Grundlage typischer Verbräuche unterschiedlich großer Gebäude oder Haushalte mitzuteilen. Die individualisierte Mitteilung ist spätestens bis zum 31. Dezember 2022 zu versenden. Die Informationen müssen innerhalb eines Monats erneut zu Verfügung gestellt werden, wenn die Preise erheblich ansteigen.

§ 9 Abs. 2 enthält Informationspflichten für Eigentümer von Wohngebäuden mit mindestens zehn Wohneinheiten, deren Wohngebäude leitungsgebunden mit Gas oder Wärme beliefert werden.

Diese müssen den Nutzern die Informationen nach § 9 Abs. 1 Satz 1 (siehe oben) geben. Auf dieser Grundlage teilen sie den Nutzern für ihre jeweilige Wohneinheit bis zum 31. Oktober 2022 zusätzlich spezifische Informationen über den Verbrauch der jeweiligen Wohneinheit, über die bei unverändertem Energieverbrauch zu erwartenden Energiekosten und Kostensteigerungen sowie die für ihre jeweilige Wohneinheit spezifischen Reduktionspotenziale bei einer Temperatursenkung mit.

Erhalten die Eigentümer von ihren Versorgern lediglich allgemeine Informationen, so teilen sie ihren Mietern ihrerseits allgemeine Informationen zu dem Einsparpotenzial einzelner Haushalte anhand typischer Verbräuche mit. Die individualisierte Mitteilung muss spätestens bis zum 31.01.2023 versendet werden und unverzüglich erneut zur Verfügung gestellt werden, wenn der Gebäudeeigentümer nach einem Anstieg des Preisniveaus von seinem Versorger informiert wurde.

Die Eigentümer von Wohngebäuden mit mindestens zehn Wohneinheiten, deren Wohngebäude leitungsgebunden mit Gas oder Wärme beliefert werden, haben den Nutzern nach § 9 Abs. 3 zum 31.10.2022 Kontaktinformationen und eine Internetzadresse von einer Verbraucherorganisation, einer Energieagentur oder sonstigen Einrichtung zur Verfügung zu stellen, bei denen Informationen über Maßnahmen zur Energieeffizienzverbesserung usw. eingeholt werden können. Stattdessen kann auch auf die Informationskampagne des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz „80 Millionen gemeinsam für Energiewechsel“ inklusive einem klaren und verständlichen Hinweis auf die Internet-Angebote der Informationskampagne und die dort genannten Effizienz- und Einsparinformationen hinwiesen werden.

Eigentümer von Wohngebäuden mit weniger als zehn Wohneinheiten leiten den Mietern unverzüglich die Informationen weiter, die sie von ihrem Gas- oder Wärmelieferanten erhalten haben.

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NachwG

Neues NachwG erfordert schnelles Handeln der Arbeitgeber

Nun gilt es: In der neuen Fassung des Nachweisgesetzes (NachwG) hat der Gesetzgeber zum 1. August 2022 die EU-Arbeitsbedingungenrichtlinie in nationales Recht umgesetzt. Für Unternehmen bedeutet das jede Menge Arbeit: Sie müssen ihre Arbeitsvertragsmuster überprüfen und anpassen. Die Regeln haben zudem nicht nur Auswirkungen auf neue Verträge: Arbeitgeber sollten zudem Informationen für bestehende Arbeitsverhältnisse vorbereiten. Wichtig: Der Nachweis der  Vertragsbedingungen muss in Schriftform erfolgen, d.h. der Vertrag ist auszudrucken, persönlich von den Vertragspartnern zu unterschreiben und zu übergeben bzw. mit der Post zuzusenden. Die elektronische Form mit digitaler Unterschrift reicht nicht aus.

Im deutschen Nachweisgesetz ist bislang geregelt, welche Informations- und Dokumentationspflichten Arbeitgeber haben, darunter beispielsweise die Pflicht, Arbeitnehmer im Arbeitsvertrag über Gehalt/Lohn, Kündigungsfristen oder Arbeitszeiten zu informieren. Durch die Anpassung an die europäische Arbeitsbedingungenrichtlinie weitet sich diese Informationspflicht aus.

Was musste bislang in einem Arbeitsvertrag stehen?

Schriftlich fixiert mussten nach deutschem Recht bislang folgende Angaben sein:

  • Name und Adresse der Vertragspartner
  • Anfang des Arbeitsverhältnisses, bei Befristung auch Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort und Arbeitszeit
  • Tätigkeitsbezeichnung oder -beschreibung
  • Höhe und Zusammensetzung von Lohn/Gehalt
  • Jährlicher Urlaubsanspruch
  • Kündigungsfristen
  • Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind

Was ändert sich durch das neue NachwG?

Die neuen Nachweispflichten gelten gegenüber allen Beschäftigten, die ihr Arbeitsverhältnis seit 1. August 2022 begonnen haben. Aber auch, wer schon vor diesem Stichtag im Unternehmen tätig war, hat Anspruch auf die neuen Informationen, wenn auch die Verträge unverändert bleiben. Der Arbeitgeber muss innerhalb von sieben Tagen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen, weitere Details im Laufe eines Monats.

Seit 1. August 2022 müssen schriftlich diese zusätzlichen Vertragsbedingungen fixiert werden:

  • Im Fall zeitlich befristeter Arbeitsverhältnisse: Enddatum
  • Dauer der Probezeit, wenn eine vereinbart wurde
  • Freie Wahl des Arbeitsortes durch den Arbeitnehmer, wenn vereinbart
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen und andere Bestandteile des Arbeitsentgelts – jeweils getrennt anzugeben mit Fälligkeit und Art der Auszahlung
  • Vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, ggf. Schichtsystem, Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, falls vereinbart
  • Möglicher Anspruch auf Fortbildungen, die der Arbeitgeber bereitstellt
  • Name und Anschrift des Versorgungsträgers, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über ihn zusagt
  • Das einzuhaltende Verfahren durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses, mindestens Schriftform, Fristen sowie Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage

Wer gegen die Regeln des neuen NachweisG verstößt, z.B. gegen Schriftform oder Vollständigkeit der Angaben, muss pro Verstoß mit einer Strafe von bis zu 2000 Euro rechnen.

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Whistleblower-Hotline

Whistleblower und DSGVO – ein Widerspruch?

Schließen sich Whistleblowing und EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gegenseitig aus? Bereits 2018 hatten die Bundes- und Landesdatenschutzbehörden eine „Orientierungshilfe zu Whistleblowing-Hotlines: Firmeninterne Warnsysteme und Beschäftigtendatenschutz“ herausgegeben. Da Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes vorantreibt und mit einer Verabschiedung nach der Sommer-Parlamentspause zu rechnen ist, sollten sich Unternehmen aktuell damit auseinandersetzen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Menschen, die in der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit über Verstöße in ihrer Organisation erfahren und darüber interne oder auch externe Stellen informieren. Gemäß dem neuen Gesetz, mit dem eine EU-Richtlinie in Deutschland umgesetzt wird, sind alle Formen von Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen, die sich gegen den sogenannten Whistleblower richten, verboten.

Einen Haken gibt es allerdings insofern, dass die DSGVO in Artikel 14 vorschreibt, dass Unternehmen die Betroffenen – also die Menschen, gegen deren Verhalten sich die Whistleblower-Meldung richtet – informieren müssen, wenn deren personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden. Mit anderen Worten: Geht eine Meldung über Beschäftigte ein, müssen sie darüber informiert werden. Das bedeutet aber zugleich, dass der Name des Hinweisgebers dadurch publik würde.

Um zu verhindern, dass das Werkzeug des Whistleblowings zur Verhinderung von Missständen in Unternehmen nicht oder weniger genutzt wird, müssen Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen:

  • Zunächst müssen Hinweisgeber ganz deutlich auf die mögliche Einschränkung der Vertraulichkeit hingewiesen werden, wenn sie ihre Angaben nicht anonym machen wollen.
  • Die Datenschutzbehörden raten außerdem zur Einführung digitaler Whistleblower-Systemen in Unternehmen, über die die Hinweise auch anonym abgegeben werden können. Wünschen Beschuldigte Auskunft über die erfassten personenbezogenen Daten, bleibt die Identität des Hinweisgebers geschützt.

Wichtig ist, dass das Whistleblower-System in Unternehmen für alle Beteiligten transparent ist und Schutz für alle bietet – zum einen für den Hinweisgeber, zum anderen aber auch für die personenbezogenen Daten dessen, der eines Fehlverhaltens beschuldigt wird.

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Infektionsschutz

Infektionsschutz trotz ausgelaufener Corona-Arbeitsschutzverordnung

Die Corona-Arbeitsschutzverordnung ist seit Ende Mai außer Kraft. In vielen Betrieben und öffentlichen Einrichtungen müssen Mitarbeiter und Besucher keine Masken mehr tragen, auch andere Arbeitsschutzregeln entfallen. Das sollte Unternehmen aber nicht davor zurückschrecken lassen, den betrieblichen Infektionsschutz hoch zu halten – auch vor dem Hintergrund, dass Fachleute davon ausgehen, dass spätestens im kommenden Herbst die nächste Corona-Welle übers Land schwappen könnte. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen beraten weiterhin dazu.

Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) schrieb in diesem Zusammenhang kürzlich in einer Pressemitteilung: „Seit Beginn der Pandemie müssen Betriebe den Schutz vor Infektionen mit dem Coronavirus am Arbeitsplatz in ihrer Gefährdungsbeurteilung beachten. Den rechtlichen Rahmen hierfür fanden sie bisher in der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung und in der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel. Berufsgenossenschaften und Unfallkassen hatten diese Vorschriften mit “branchenspezifischen Konkretisierungen” für Betriebe und Einrichtungen flankiert.

Der Wegfall von Verordnung und Regel eröffne den Unternehmen nun deutlich mehr Entscheidungsspielraum. Er entbinde sie jedoch nicht von der grundsätzlichen Pflicht, Ansteckungsrisiken im Arbeitsschutz im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen. Darüber hinaus könne sich die Notwendigkeit von Infektionsschutzmaßnahmen aus landes- oder bundesrechtlichen Regelungen für bestimmte Tätigkeiten oder Branchen ergeben.

Was bedeutet das für Arbeitgeber nach Auslaufen der Corona-Arbeitsschutzverordnung? Sie müssen dennoch die Gefährdung ihrer Mitarbeiter durch das Virus einschätzen, zum Beispiel mit Blick auf die Inzidenzen am Unternehmensstandort, auf die individuelle Tätigkeit und das personenabhängige Gefährdungsniveau. Besonders schutzbedürftige Beschäftigungsgruppen seien bei der Gefährdungsbeurteilung zu berücksichtigen und gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen einzuleiten, erinnert die DGUV.

Wie der Infektionsschutz in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigt wird und welche Maßnahmen daraus je nach Branche abzuleiten sind, lassen die Handlungshilfen der Unfallversicherungsträger erkennen. Die gesetzliche Unfallversicherung rät: “Masken vorzuhalten und größere Zusammenkünfte vorausschauend zu planen sind einfache Mittel, um im Herbst gegebenenfalls schnell auf eine rasche Verschlechterung der Infektionslage reagieren zu können.”

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Lieferkettengesetz

Lieferkettengesetz: Starten Sie jetzt mit der Umsetzung

Ob sie es für sinnvoll halten oder nicht: Unternehmen müssen sich auf das Lieferkettengesetz vorbereiten, das am 1. Januar 2023 in Kraft tritt. Tatsächlich sind die Auswirkungen gar nicht so gering, wie es scheinen möchte.

Mit dem Lieferkettengesetz sollen künftig Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Menschenrechte entlang der kompletten Lieferkette sichergestellt werden. Es gilt für Unternehmen aller Rechtsformen, deren Geschäftssitz, Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in Deutschland ist und die mehr als 3000 Beschäftigte (ab 1.1.2024: 1000) haben. Mit dem Gesetz entstehen neue Unternehmenspflichten im Sinne von Sorgfaltspflichten, neue Rechte betroffener Menschen gegenüber den Unternehmen und neue Kontroll- und Sanktionsmöglichkeiten beim BAFA (Bundesamt für Wirtschaft- und Ausfuhrkontrolle).

Das Lieferkettengesetz richtet sich gezielt unter anderem gegen Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Sklaverei, fehlenden Arbeitsschutz, keine Arbeitsrechte, Diskriminierung der Menschen, unangemessene Entlohnung oder mangelhaften Umweltschutz mit Folgen für Menschenrechte. Wenn Unternehmen nicht singulär am Markt tätig sind – was heutzutage fast auszuschließen ist – sind sie Teile einer Lieferkette und sollten sich auf das Gesetz entsprechend vorbereiten. Selbst wenn sie allein nicht gegen Schwächen und Verstöße in der Lieferkette erfolgreich vorgehen können, müssen Firmen zumindest ihr Bemühen darum gegenüber dem BAFA nachweisen. Ansonsten drohen Strafen.

Was sollten Unternehmen nun tun?

Paragraph 3 des Lieferkettengesetzes beschreibt genau die Sorgfaltspflichten, denen Unternehmen nachkommen müssen:

„Unternehmen sind dazu verpflichtet, in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten in angemessener Weise zu beachten. Die Sorgfaltspflichten enthalten:

  1. die Einrichtung eines Risikomanagements (§ 4 Absatz 1),
  2. die Festlegung einer betriebsinternen Zuständigkeit (§ 4 Absatz 3),
  3. die Durchführung regelmäßiger Risikoanalysen (§ 5),
  4. die Verabschiedung einer Grundsatzerklärung (§ 6 Absatz 2),
  5. die Verankerung von Präventionsmaßnahmen im eigenen Geschäftsbereich
    (§ 6 Absatz 1 und 3) und gegenüber unmittelbaren Zulieferern (§ 6 Absatz 4),
  6. das Ergreifen von Abhilfemaßnahmen (§ 7 Absätze 1 bis 3),
  7. die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens (§ 8),
  8. die Umsetzung von Sorgfaltspflichten in Bezug auf Risiken bei mittelbaren Zulieferern(§ 9) und
  9. die Dokumentation (§ 10 Absatz 1) und die Berichterstattung (§ 10 Absatz 2).“

Das bedeutet konkret, dass Unternehmen ihr Compliance Management gezielt erweitern bzw. auf die Fragestellungen des Lieferkettengesetzes ausrichten müssen. Risikomanagement und Risikoanalyse stellen dabei die wesentlichen Voraussetzungen dar. Im Gesetzestext heißt es dazu: „Unternehmen müssen ein angemessenes und wirksames Risikomanagement einrichten. Das Risikomanagement ist in allen maßgeblichen Geschäftsabläufen durch angemessene Maßnahmen zu verankern.“ Und weiter: „Im Rahmen des Risikomanagements hat das Unternehmen eine angemessene Risikoanalyse […] durchzuführen, um die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken im eigenen Geschäftsbereich sowie bei seinen unmittelbaren Zulieferern zu ermitteln.“

Wir unterstützen Sie bei der Integration des Lieferkettengesetzes in Ihr Compliance Management System, empfehlen zugleich die Etablierung einer internen Arbeitsgruppe, die das Vorhaben im betrieblichen Alltag umsetzt. Dazu gehören auf jeden Fall die Compliance-Beauftragten im Unternehmen, die IT samt Datenschutz, Einkaufs- und Personalabteilung sowie Arbeitnehmervertreter. Falls vorhanden, sollten die Beauftragten für Umwelt- und Arbeitsschutz einbezogen sein.

Sprechen Sie mit uns, wie machen Ihr Unternehmen fit für das Lieferkettengesetz.

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Hinweisgeberschutzgesetz

Neuer Anlauf zum Hinweisgeberschutzgesetz

Bundesjustizminister Marco Buschmann hat einen neuen Anlauf für ein Hinweisgeberschutzgesetz genommen. Bereits im April gab er seinen Entwurf an die anderen Ministerien weiter. Was unter seiner Vorgängerin Christine Lambrecht vor knapp zwei Jahren an Unstimmigkeiten in der großen Koalition gescheitert war, soll nun in ähnlicher Form zum Erfolg führen.

Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nähmen Missstände oftmals als erste wahr und könnten durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden würden, heißt es aus dem Bundesjustizministerium. Hinweisgeber übernähmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienten daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohten und sie davon abschrecken könnten.

„Mit dem Referentenentwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, soll der bislang lückenhafte und unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht umgesetzt werden“, ist im Entwurf zu lesen. Gleichzeitig solle das Ziel eines verbesserten Hinweisgeberschutzes mit den Interessen von Unternehmen und öffentlicher Verwaltung, die zum Ergreifen von Hinweisgeberschutzmaßnahmen verpflichtet würden, so in Einklang gebracht werden, dass bürokratische Belastungen handhabbar blieben.

Was sieht der neue Gesetzentwurf vor?

Riesige Unterschiede zum Vorschlag Lambrechts gibt es in Buschmanns Anlauf zum Hinweisgeberschutzgesetz nicht. Er baut darauf auf. Am ehesten fällt auf:

  • Der Geltungsbereich wird ausgeweitet: Geschützt werden soll künftig nicht nur der Beitrag dazu, Verstöße gegen EU-Recht aufzudecken. Darüber hinaus sollen die Regeln auch für bestimmte Bereiche des deutschen Rechts anwendbar sein.
  • Zu sogenannten Whistleblowern, die durch das Gesetz geschützt werden, sollen gemäß Buschmann alle Personen zählen, die rund um ihren Arbeitsplatz Verstöße gegen EU- oder deutsches Recht feststellen und öffentlich machen – also auch Beamte, Selbstständige, Anteilseigner oder Mitarbeiter von Lieferanten.
  • Die Hinweisgeber sollen zwischen unternehmensinternen und externen Meldekanälen wählen können. Damit werden Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern und öffentliche Stellen künftig interne Meldemöglichkeiten einrichten müssen. Möchte der Whistleblower nicht die Unternehmenskanäle nutzen, soll er sich an eine neu zu schaffende Stelle beim Bundesamt für Justiz wenden können, entsprechende Pendants auf Landes- und Kommunalebene.
  • In einem Konzern soll eine Meldestelle bei der Konzernmutter ausreichen.
  • Weder die internen noch die externen Kanäle sollen dazu verpflichtet werden, anonyme Meldemöglichkeiten einzurichten.
  • In den Anwendungsbereich sollen „insbesondere alle Verstöße einbezogen werden, die strafbewehrt sind sowie bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient“ (Bundesjustizministerium).
  • Der Gesetzentwurf enthält zwei Schadensersatzvorschriften: Der Hinweisgeber erhält Schadenersatz, wenn der Arbeitgeber gegen das Repressalienverbot verstößt. Auf der anderen Seite ist ein Whistleblower zu Schadenersatz verpflichtet, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig Falschmeldungen macht.
  • Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes sollen als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße bestraft werden können – zum Beispiel für das Behindern von Meldungen oder Repressalien gegen den Hinweisgeber nach erfolgter Meldung.

Wir empfehlen Unternehmen, sich auf die Einrichtung von internen Meldekanälen vorzubereiten. Es ist nach aktuellem Stand damit zu rechnen, dass das neue Hinweisgeberschutzgesetz noch in diesem Jahr verabschiedet wird.

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Rechtskataster

Rechtskataster – in dieser Zeit wichtiger denn je

In den letzten Jahren hat sich beim Thema Compliance in den Unternehmen extrem viel getan – von der alles entscheidenden Bewusstseinsänderung bis hin zur Etablierung eines funktionierenden Compliance Management Systems. Doch aktuelle Entwicklung wie der Russland-Ukraine-Konflikt oder auch immer noch die Corona-Pandemie stellt noch einmal vieles in Frage: Ist Ihre Organisation tatsächlich rechtskonform aufgestellt? Haben Sie dabei zum Beispiel auch Homeoffice samt Arbeitsschutz, Hygienevorschriften und Datenschutz im Blick? Haben Sie alle Export- und Handelsvorschriften berücksichtigt?

Unsere Empfehlung: Betrachten Sie gerade jetzt Ihr Compliance Management System noch mal genau unter diesen Gesichtspunkten. Ein funktionierendes Rechtskataster unterstützt Sie dabei, nach den aktuellsten Spielregeln zu spielen.

Um wirklich rechtskonform zu sein, müssen Sie als Unternehmer alle unternehmensrelevanten Gesetze und Verordnungen kennen. Dazu zählen beispielsweise das Arbeits- und Umweltrecht, das Außenwirtschafts- und Produkthaftungsrecht, das Konzern- und Datenschutz- / IT-Recht und nicht zuletzt das Bürgerliche Recht und das Strafrecht.

Stellen Sie sich also diese drei zentralen Fragen:

  1. Kennen wir wirklich alle Gesetze und Vorschriften (EU-, Bund-, Länder-,   ggf. Verwaltungsvorschriften, technische Regelwerke, …), die uns betreffen – auch die, die in den letzten zwei Jahren dazugekommen, sich verändert haben oder weggefallen sind?
  2. Haben wir ein aktuelles, ganzheitliches, vollumfängliches und zentrales Gesetzes- und Verordnungskataster?
  3. Verfolgen wir laufend alle und betreffenden Änderungen?

Sollten Sie auch nur eine dieser Fragen mit “Nein” beantworten, haben Sie Handlungsbedarf.

Die Flut der Gesetze und Regelungen, die sich ständig ändern, ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Mut zur Lücke ist hier definitiv die falsche Strategie. Die juristischen Konsequenzen sind nicht zu unterschätzen. Außerdem erhöhen Kunden und Zertifizierer ständig den Druck in Sachen Gesetzeskonformität.

Ein Beispiel zeigt die ganze Komplexität des Themas: Rund 4.000 Gesetze, Verordnungen und sonstige Regelwerke von EU, Bund und Ländern gelten für ein durchschnittliches deutsches Industrieunternehmen pro Standort – nur für den Umwelt- und Arbeitsschutz. Daraus ergeben sich etwa 26.000 Pflichten, rund 11.500 davon sind strafbewehrt. Dabei handelt es sich hier nur um zwei von vielen unternehmensrelevanten Rechtsgebieten.

Durch die schiere Fülle der Compliance-Pflichten sind viele Unternehmen schlicht überfordert- und es kommen wie jetzt durch Corona immer neue dazu. Was der Russland-Ukraine-Konflikt mit sich bringt, muss in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten berücksichtigt werden.

Daher unser dringender Appell: Kümmern Sie sich um ein individuelles Rechtskataster als zentrales Element aller Compliance-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen. Es ist auf Ihre Geschäftstätigkeit zugeschnitten und wird permanent an alle Entwicklungen angepasst. Es erfasst aktuell die Gesetze und Vorschriften in ausnahmslos allen Unternehmensbereichen und Sachgebieten. So können Sie Ihr Unternehmen auch auf aktuelle Entwicklungen kurzfristig einstellen und für die Umsetzung der wichtigen Compliance-Maßnahmen sorgen. Wir beraten Sie dabei.

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