Eine Compliance-Organisation ist eine Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens, die für die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und unternehmensinternen Vorgaben verantwortlich ist. Sie kann als eigenständige Abteilung oder als Teil einer anderen Abteilung, z. B. der Rechtsabteilung, organisiert sein.

Die Aufgaben umfassen:

  • Entwicklung und Umsetzung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren
  • Schulung von Mitarbeitern zu Compliance-Themen
  • Überwachung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben
  • Untersuchung von Compliance-Verstößen
  • Berichterstattung an das Top-Management

Die Compliance-Organisation spielt eine wichtige Rolle für die Unternehmenskultur und die Risikominimierung. Durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften kann das Unternehmen Bußgelder und Strafen vermeiden, das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern stärken und seine Reputation schützen.

Eine effektive Organisation sollte folgende Merkmale aufweisen:

  • Unabhängigkeit: Die Compliance-Organisation sollte unabhängig von anderen Abteilungen sein, um ihre Objektivität zu gewährleisten.
  • Autorität: Die Compliance-Organisation sollte die Autorität haben, Compliance-Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.
  • Ressourcen: Sie sollte über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.
  • Unterstützung durch das Top-Management: Das Top-Management muss sich für die Compliance-Organisation einsetzen und deren Arbeit unterstützen.

Die Größe und Struktur der Organisation hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie von den Compliance-Risiken des Unternehmens ab. Kleine Unternehmen können dafür eine einzige Person haben, während große Unternehmen eine Compliance-Abteilung mit mehreren Mitarbeitern haben können.

Unabhängig von ihrer Größe und Struktur spielt die Compliance-Organisation eine wichtige Rolle für das Unternehmen. Durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften kann das Unternehmen vor Risiken geschützt und seine Reputation gestärkt werden.

By: Bard

Stefan Pawils

SAT ist bei Quentic Visions 2022 dabei

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Wir von SAT sind als Berater rund um die Complianceberatung und -organisation bei der Quentic Vision 2022 in Berlin dabei. Vom 6. bis 8. September freuen wir uns darauf, mit über 150 Fach- und Branchenexperten aus HSEQ und ESG über aktuelle Herausforderungen und praxisnahe Lösungen zu diskutieren.  Unter neuem Namen (ehemals HS2E-Forum) wird das Quentic Andwenderforum in ein interaktives, internationales Format für zukunftsweisende Köpfe aus HSEQ und ESG und die Champions unserer Branche überführt.

Unser Partner Quentic kündigt die zentralen Themen der Quentic Vision 2022 so an: „Welche Folgen haben das steigende ESG-Bewusstsein und die damit verbundenen regulatorischen Anforderungen für Ihr Unternehmen? Wie schaffen Sie ein gesundes Safety Mindset? Welche Neuigkeiten gibt es aus der Quentic Produktentwicklung und welchen digitalen Reifegrad haben Ihr Management- und Quentic-System? Klären Sie die Antworten auf diese Fragen vor Ort in Berlin und melden Sie sich jetzt an! Die Teilnahme-Tickets sind limitiert.“

Am Mittwoch, 7. September, gestaltet SAT-Geschäftsführer Stefan Pawils ein Teil des Programms mit. Thema seines Workshops: „Umsetzung eines Compliance-Management-System (CMS) nach der DIN ISO 37301“. Im Detail wird es dabei um Struktur und Aufbau des Compliance-Management-Systems gehen, wie Unternehmen bei der Umsetzung vorgehen sollten, warum ein Rechtskataster als zentrales Element dabei ist, um die CMS Risikobetrachtung und nicht zuletzt darum, wie das Quentic System hierbei unterstützen kann.

Mehr Informationen und Anmeldemöglichkeit unter www.quentic-visions.de.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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Whistleblower-Hotline

Whistleblower und DSGVO – ein Widerspruch?

Schließen sich Whistleblowing und EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gegenseitig aus? Bereits 2018 hatten die Bundes- und Landesdatenschutzbehörden eine „Orientierungshilfe zu Whistleblowing-Hotlines: Firmeninterne Warnsysteme und Beschäftigtendatenschutz“ herausgegeben. Da Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) die Einführung des Hinweisgeberschutzgesetzes vorantreibt und mit einer Verabschiedung nach der Sommer-Parlamentspause zu rechnen ist, sollten sich Unternehmen aktuell damit auseinandersetzen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt Menschen, die in der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit über Verstöße in ihrer Organisation erfahren und darüber interne oder auch externe Stellen informieren. Gemäß dem neuen Gesetz, mit dem eine EU-Richtlinie in Deutschland umgesetzt wird, sind alle Formen von Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen, die sich gegen den sogenannten Whistleblower richten, verboten.

Einen Haken gibt es allerdings insofern, dass die DSGVO in Artikel 14 vorschreibt, dass Unternehmen die Betroffenen – also die Menschen, gegen deren Verhalten sich die Whistleblower-Meldung richtet – informieren müssen, wenn deren personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden. Mit anderen Worten: Geht eine Meldung über Beschäftigte ein, müssen sie darüber informiert werden. Das bedeutet aber zugleich, dass der Name des Hinweisgebers dadurch publik würde.

Um zu verhindern, dass das Werkzeug des Whistleblowings zur Verhinderung von Missständen in Unternehmen nicht oder weniger genutzt wird, müssen Unternehmen entsprechende Vorkehrungen treffen:

  • Zunächst müssen Hinweisgeber ganz deutlich auf die mögliche Einschränkung der Vertraulichkeit hingewiesen werden, wenn sie ihre Angaben nicht anonym machen wollen.
  • Die Datenschutzbehörden raten außerdem zur Einführung digitaler Whistleblower-Systemen in Unternehmen, über die die Hinweise auch anonym abgegeben werden können. Wünschen Beschuldigte Auskunft über die erfassten personenbezogenen Daten, bleibt die Identität des Hinweisgebers geschützt.

Wichtig ist, dass das Whistleblower-System in Unternehmen für alle Beteiligten transparent ist und Schutz für alle bietet – zum einen für den Hinweisgeber, zum anderen aber auch für die personenbezogenen Daten dessen, der eines Fehlverhaltens beschuldigt wird.

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Hinweisgeberschutzgesetz

Neuer Anlauf zum Hinweisgeberschutzgesetz

Bundesjustizminister Marco Buschmann hat einen neuen Anlauf für ein Hinweisgeberschutzgesetz genommen. Bereits im April gab er seinen Entwurf an die anderen Ministerien weiter. Was unter seiner Vorgängerin Christine Lambrecht vor knapp zwei Jahren an Unstimmigkeiten in der großen Koalition gescheitert war, soll nun in ähnlicher Form zum Erfolg führen.

Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nähmen Missstände oftmals als erste wahr und könnten durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden würden, heißt es aus dem Bundesjustizministerium. Hinweisgeber übernähmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienten daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohten und sie davon abschrecken könnten.

„Mit dem Referentenentwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, soll der bislang lückenhafte und unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut und die Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht umgesetzt werden“, ist im Entwurf zu lesen. Gleichzeitig solle das Ziel eines verbesserten Hinweisgeberschutzes mit den Interessen von Unternehmen und öffentlicher Verwaltung, die zum Ergreifen von Hinweisgeberschutzmaßnahmen verpflichtet würden, so in Einklang gebracht werden, dass bürokratische Belastungen handhabbar blieben.

Was sieht der neue Gesetzentwurf vor?

Riesige Unterschiede zum Vorschlag Lambrechts gibt es in Buschmanns Anlauf zum Hinweisgeberschutzgesetz nicht. Er baut darauf auf. Am ehesten fällt auf:

  • Der Geltungsbereich wird ausgeweitet: Geschützt werden soll künftig nicht nur der Beitrag dazu, Verstöße gegen EU-Recht aufzudecken. Darüber hinaus sollen die Regeln auch für bestimmte Bereiche des deutschen Rechts anwendbar sein.
  • Zu sogenannten Whistleblowern, die durch das Gesetz geschützt werden, sollen gemäß Buschmann alle Personen zählen, die rund um ihren Arbeitsplatz Verstöße gegen EU- oder deutsches Recht feststellen und öffentlich machen – also auch Beamte, Selbstständige, Anteilseigner oder Mitarbeiter von Lieferanten.
  • Die Hinweisgeber sollen zwischen unternehmensinternen und externen Meldekanälen wählen können. Damit werden Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern und öffentliche Stellen künftig interne Meldemöglichkeiten einrichten müssen. Möchte der Whistleblower nicht die Unternehmenskanäle nutzen, soll er sich an eine neu zu schaffende Stelle beim Bundesamt für Justiz wenden können, entsprechende Pendants auf Landes- und Kommunalebene.
  • In einem Konzern soll eine Meldestelle bei der Konzernmutter ausreichen.
  • Weder die internen noch die externen Kanäle sollen dazu verpflichtet werden, anonyme Meldemöglichkeiten einzurichten.
  • In den Anwendungsbereich sollen „insbesondere alle Verstöße einbezogen werden, die strafbewehrt sind sowie bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient“ (Bundesjustizministerium).
  • Der Gesetzentwurf enthält zwei Schadensersatzvorschriften: Der Hinweisgeber erhält Schadenersatz, wenn der Arbeitgeber gegen das Repressalienverbot verstößt. Auf der anderen Seite ist ein Whistleblower zu Schadenersatz verpflichtet, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig Falschmeldungen macht.
  • Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes sollen als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße bestraft werden können – zum Beispiel für das Behindern von Meldungen oder Repressalien gegen den Hinweisgeber nach erfolgter Meldung.

Wir empfehlen Unternehmen, sich auf die Einrichtung von internen Meldekanälen vorzubereiten. Es ist nach aktuellem Stand damit zu rechnen, dass das neue Hinweisgeberschutzgesetz noch in diesem Jahr verabschiedet wird.

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Wegeunfälle im Homeoffice

Wegeunfälle im Homeoffice? Ja!

Omikron rollt auf uns zu und viele Arbeitnehmer sind schon seit einigen Wochen wieder vor allem im Homeoffice. Damit tun sich nicht erst seit dieser Welle Fragen für das Arbeitsrecht auf. Unter anderem: Gibt es eigentlich Wegeunfälle im Homeoffice? Greift die gesetzliche Unfallversicherung? Das Bundessozialgericht hat im vergangenen Dezember klargestellt: Ja, auch im Homeoffice greift der Versicherungsschutz, weil es auch dort Wegeunfälle geben kann.

Das Bundessozialgericht schreibt am 8. Dezember 2021 in einer Mitteilung: „Ein Beschäftigter, der auf dem morgendlichen erstmaligen Weg vom Bett ins Homeoffice stürzt, ist durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Dies hat der 2. Senat des Bundessozialgerichts heute entschieden (Aktenzeichen B 2 U 4/21 R).“

Außerdem heißt es dort weiter: „Der Kläger befand sich auf dem Weg zur Arbeitsaufnahme von seinem Schlafzimmer in das eine Etage tiefer gelegene häusliche Büro. Üblicherweise beginnt er dort unmittelbar zu arbeiten, ohne vorher zu frühstücken. Beim Beschreiten der die Räume verbindenden Wendeltreppe rutschte er aus und brach sich einen Brustwirbel.“ Die beklagte Berufsgenossenschaft hatte Leistungen aus Anlass des Unfalls abgelehnt. Auch das Landessozialgericht hatte diesen „erstmaligen morgendlichen Weg vom Bett ins Homeoffice“ als unversicherte Vorbereitungshandlung bewertet. Das Bundessozialgericht aber schloss sich in seiner aktuellen Entscheidung dem Sozialgericht an, das zuvor bereits den Gang als versicherten Betriebsweg eingeordnet hatte.

Klar ist nun: Der Arbeitsunfall geschah zu der an diesem Morgen erstmaligen Arbeitsaufnahme im Sinne seines Arbeitgebers und war damit vor allem eines: ein versicherter Betriebsweg.

Für Arbeitnehmer im Homeoffice dürfte das Urteil ein gutes Signal sein: Sie sind zumindest in diesem beschränkten Umfang (erster Weg zur Arbeitsaufnahme) genauso geschützt wie an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen.

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Ampel-Koalition

Was plant die Ampel beim Thema Compliance?

Die Ampelkoalition aus SPD, Grünen und FDP hat die Regierungsgeschäfte aufgenommen. Wir werfen noch einmal einen kurzen Blick in den Koalitionsvertrag, was der für Compliance-relevante Themen bereithält.

Unternehmenssanktionen und Whistleblower-Richtlinie

Die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie bis Dezember 2021 hat die Vorgänger-Regierung nicht mehr geschafft. Nun sieht der Koalitionsvertrag zu diesem Thema Folgendes vor:

„Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.“ (Quelle)

Außerdem steht das Thema „Unternehmenssanktionen“ auf der Agenda der Koalitionäre, und zwar so:

„Wir schützen ehrliche Unternehmen vor rechtsuntreuen Mitbewerberinnen und Mitbewerbern. Wir überarbeiten die Vorschriften der Unternehmenssanktionen einschließlich der Sanktionshöhe, um die Rechtssicherheit von Unternehmen im Hinblick auf Compliance-Pflichten zu verbessern und für interne Untersuchungen einen präzisen Rechtsrahmen zu schaffen.“

Im vergangenen Jahr war der Entwurf des Verbandssanktionengesetzes in der großen Koalition noch gescheitert. In der neuen Ampel-Konstellation bleibt der Fortschritt bei diesem Thema abzuwarten.

Außerdem finden sich im Koalitionsvertrag diese Vorhaben zum „Unternehmensrecht“:

  • „Wir erleichtern die Gründung von Gesellschaften, indem wir die Digitalisierung des Gesellschaftsrechts vorantreiben und Beurkundungen per Videokommunikation auch bei Gründungen mit Sacheinlage 112 und weiteren Beschlüssen erlauben.
  • Wir ermöglichen dauerhaft Online-Hauptversammlungen und wahren dabei die Aktionärsrechte uneingeschränkt.
  • Wir untersuchen weitere Vorkehrungen gegen den Missbrauch von Kostenerstattungen für Abmahnungen nach dem Gesetz gegen Unlauteren Wettbewerb (UWG).
  • Wir erweitern den Rechtsrahmen für Legal Tech-Unternehmen, legen für sie klare Qualitäts- und Transparenzanforderungen fest und stärken die Rechtsanwaltschaft, indem wir das Verbot von Erfolgshonoraren modifizieren und das Fremdbesitzverbot prüfen.“

Ebenfalls Auswirkungen auf die Rechtskonformität von Unternehmen dürften unter anderem diese Pläne von SPD, Grünen und FDP haben:

  • Gleichstellungs-Check künftiger Gesetze und Maßnahmen
  • Weiterentwicklung des Entgelttransparenzgesetzes, Lohnlücke zwischen Frauen und Männern schließen
  • Verstärkte Beobachtung der Entwicklung des Frauen- und Männeranteils an Führungsebenen und in Gremien der Privatwirtschaft und des Öffentlichen Dienstes
  • Strategisches Vorgehen gegen Steuerhinterziehung, Finanzmarktkriminalität und Geldwäsche – im Bundesfinanzministerium organisatorisch und personell verbessern und dafür Stärkung von Zoll, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen (BaFin) und die Financial Intelligence Unit (FIU)
  • Einsatz für die Einrichtung einer effektiven und unabhängigen EU-Geldwäschebehörde mit Sitz in Frankfurt am Main
  • Verbesserung der Datenqualität im Transparenzregister, sodass die wirtschaftlich Berechtigten in allen vorgeschriebenen Fällen tatsächlich ausgewiesen werden, digitale Verknüpfung mit anderen in Deutschland bestehenden Registern, Verknüpfung des Datenbankgrundbuchs mit dem Transparenzregister, um die Verschleierung der Eigentümer von Immobilien zu beenden

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Wettbewerbsregister

Wettbewerbsregister: Strafverfolgungsbehörden melden seit 1. Dezember

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Bereits seit März 2021 gibt es das Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt. Mittlerweile hat es weitere Hürden genommen, damit es seine Wirkung entfalten kann: Das Bundeswirtschaftsministerium hat am 29. Oktober 2021 im Bundesanzeiger bekanntgegeben, dass die Voraussetzungen für die elektronische Datenübermittlung an das Wettbewerbsregister vorliegen. Strafverfolgungs- und Bußgeldbehörden sind seit 1. Dezember zur Mitteilung registerrelevanter Entscheidungen an das Bundeskartellamt verpflichtet.

„Das bundesweite Wettbewerbsregister stellt öffentlichen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und Konzessionsgebern für Vergabeverfahren Informationen darüber zur Verfügung, ob ein Unternehmen wegen begangener Wirtschaftsdelikte von einem öffentlichen Vergabeverfahren auszuschließen ist oder ausgeschlossen werden kann“, heißt es in einer Pressemitteilung des Bundeskartellamtes vom 29. Oktober 2021. Und witer informiert es: „Mit seiner Möglichkeit zur elektronischen Abfrage stellt das Wettbewerbsregister eine erhebliche Erleichterung für Auftraggeber dar.“ Ebenfalls seit 1. Dezember 2021 könne das Bundeskartellamt öffentlichen Auftraggebern auf deren Ersuchen bereits die Möglichkeit zur Abfrage des Wettbewerbsregisters eröffnen. Die Abfragepflicht bei bestimmten Auftragswerten sei ab 1. Juni 2022 anwendbar.

Für Unternehmen, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, können etliche Straftatbestände zum Ausschluss von der Vergabe führen. Dazu zählen unter anderem

  • Betrug, auch Subventionsbetrug,
  • Steuerhinterziehung,
  • Bestechung,
  • Verstöße gegen das Kartellrecht,
  • Arbeitsrechtsverstöße.

Unternehmen droht demnach der Ausschluss vom Bieterverfahren, wenn Mitarbeiter nachgewiesen Straftaten begangen haben. Kommt doch irgendwann das geplante Verbandssanktionengesetz, kann es sich damit auch um Delikte ganzer Unternehmen handeln.

Selbstreinigung

Was ist in diesem Fall zu tun? Möglich ist die sogenannte „Selbstreinigung“, die das Bundeskartellamt so beschreibt: „Unternehmen, die wegen bestimmter Wirtschaftsdelikte vom Vergabeverfahren auszuschließen sind oder ausgeschlossen werden können, haben die Möglichkeit, sich selbst zu reinigen. Genügt die Selbstreinigung den vergaberechtlichen Anforderungen (im Einzelnen § 123 Abs. 4 Satz 2 GWB bzw. § 125 GWB), darf das Unternehmen nicht mehr aufgrund dieses Fehlverhaltens vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. […] Das Wettbewerbsregister eröffnet Unternehmen nun zusätzliche Möglichkeiten:

  1. Ein Unternehmen kann zum einen zu einer bereits vorliegenden Eintragung im Wettbewerbsregister ein Formular hinterlegen, mit welchem das Unternehmen einen abfragenden Auftraggeber darüber informiert, dass es aus seiner Sicht die Voraussetzungen einer Selbstreinigung bereits erfüllt hat (siehe unten “Die Mitteilung an Auftraggeber nach § 3 Abs. 2 WRegG”).
  2. Zum anderen kann ein Unternehmen beim Bundeskartellamt als Registerbehörde beantragen, angesichts durchgeführter Selbstreinigung vorzeitig aus dem Register gelöscht zu werden (im Einzelnen § 8 WRegG). Ein solcher Antrag ist unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren. Er steht jedoch nur Unternehmen offen, die in das Register eingetragen sind und sich auf die Vergabe öffentlicher Aufträge bewerben oder dies beabsichtigen (siehe unten “Antrag auf vorzeitige Löschung wegen Selbstreinigung”).“

Eintrag im Wettbewerbsregister vermeiden

Mindestens ebenso wichtig ist es für Unternehmen aber künftig, nicht fälschlich im Wettbewerbsregister aufgeführt zu werden. Deshalb informiert das Bundeskartellamt über anstehende Einträge und gibt den Unternehmen die Möglichkeit, dazu Stellung zu beziehen. Erweisen sich die Angaben, die das Kartellamt z.B. von Strafverfolgungsbehörden bekommen haben, als falsch, werden sie nicht in das Register eingetragen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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Infektionsschutzgesetz

Corona und Compliance – neue Arbeitgeberrechte und -pflichten im Infektionsschutzgesetz

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Die Corona-Pandemie, die sich dieser Tage wieder deutlich verschärft, hat Arbeitgeber bei der Einhaltung ihrer Compliance-Regeln von Anfang vor Herausforderungen gestellt. Mit der Änderung im Infektionsschutzgesetz zum 25. November 2021 gibt es noch einmal deutliche Änderungen. Betriebsabläufe und Gesundheit mit der 3G-Regel unter einen Hut zu bringen, bringt insbesondere datenschutzrechtliche Probleme mit sich.

Das Bundesarbeitsministerium fasst die aktuellen Regeln für Arbeitgeber und -nehmer noch einmal zusammen:

„Für die Zeit bis zu einer ausreichenden Durchimpfung innerhalb der Belegschaften und um Ausbrüchen in den Betrieben vorzubeugen, gelten die bisherigen grundlegenden Regeln zum betrieblichen Infektionsschutz bis einschließlich 19. März 2022 unverändert fort:

  • Arbeitgeber sind weiterhin verpflichtet, in ihren Betrieben mindestens zweimal pro Woche für alle in Präsenz Arbeitenden Antigen-Schnell- oder Selbsttests anzubieten.
  • Die Arbeitgeber müssen auf Basis einer Gefährdungsbeurteilung betriebliche Hygienekonzepte erstellen beziehungsweise vorhandene Konzepte anpassen und den Beschäftigten in geeigneter Weise zugänglich machen. Dazu wird zusätzlich auf die SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel und die branchenbezogenen Praxishilfen der Unfallversicherungsträger verwiesen.
  • Die Maskenpflicht bleibt überall dort bestehen, wo technische oder organisatorische Maßnahmen keinen ausreichenden Schutz bieten. Näheres ergibt sich aus dem betrieblichen Hygienekonzept.
  • Betriebsbedingte Personenkontakte sind nach wie vor einzuschränken.
  • Die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen ist auf das notwendige Minimum zu reduzieren.
  • Auch während der Pausenzeiten und in Pausenbereichen muss der Infektionsschutz gewährleistet bleiben.
  • Arbeitgeber müssen weiterhin Beiträge zur Erhöhung der Impfbereitschaft leisten, indem sie Beschäftigte über die Risiken einer COVID-19 Erkrankung und bestehende Möglichkeiten einer Impfung informieren, die Betriebsärzte bei betrieblichen Impfangeboten unterstützen sowie Beschäftigte zur Wahrnehmung außerbetrieblicher Impfangebote freistellen.

Neu hinzugekommen sind Regelungen des betrieblichen Infektionsschutzes in §28b des Infektionsschutzgesetzes, die ebenfalls befristet bis einschließlich 19. März 2022 gelten. Diese umfassen:

  • betriebliche 3G-Regelungen: Arbeitgeber und Beschäftigte müssen bei Betreten der Arbeitsstätte eine Impf- und Genesenennachweis oder eine aktuelle Bescheinigung über einen negativen Coronatest mitführen.
  • Arbeitgeber müssen kontrollieren, ob die Beschäftigten dieser Verpflichtung nachkommen und diese Kontrollen dokumentieren.
  • Homeoffice-Pflicht: Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Die Beschäftigten haben dieses Angebot anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen.“

Verändert hat sich mit dem neuen Infektionsschutzgesetz vor allem, dass Arbeitgeber nun nicht nur berechtigt, sondern sogar verpflichtet sind, personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter abzufragen, um die Einhaltung der 3G-Regel am Arbeitsplatz zu überprüfen.

Wichtig: Nicht erlaubt ist die Frage nach dem Impfstatus, sondern nur nach einem Nachweis über Impfung, Genesung oder Test. Der Arbeitgeber erhält also weiterhin kein umfassendes Auskunftsrecht. Eine Ausnahme gibt es allerdings schon seit September durch Paragraph 36 im Infektionsschutzgesetz. Er regelt die Auskunftspflicht über Impfung oder Genesung der Beschäftigen zum Beispiel  in Kitas, Schulen, Senioreneinrichtungen, Justizvollzugsanstalten bis hin zu Flüchtlingsunterkünften. In diesen Einrichtungen darf der Arbeitgeber den Impfstatus der Beschäftigten ebenfalls bis März 2022 erfassen, um die weitere Verbreitung des Corona-Virus einzudämmen.

Weitere wichtige Hinweise zum Infektionsschutzgesetz:

  • Auch Beschäftigte, die sich aus medizinischen Gründen nicht impfen lassen können, müssen einen 3G-Nachweis erbringen.
  • Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Überprüfung der 3G-Nachweise vor dem Betreten der Arbeitsstätten. Er kann unter Beachtung der Anforderungen an den Beschäftigtendatenschutz die Kontrolle auch an geeignete Beschäftigte oder Dritte delegieren.
  • Die Durchführung von Corona-Tests zählen nicht zur Arbeitszeit.
  • Die Kontrolle der 3G-Regel-Einhaltung macht eine effiziente, lückenlose betriebliche Zutrittskontrolle notwendig, bei der die Gültigkeit der jeweiligen Nachweise geprüft wird. Im Gegensatz zu getesteten Beschäftigten müssen Genesene und Geimpfte nur einmal kontrolliert und diese Vorgänge dokumentiert werden. Danach kann für sie die tägliche Kontrolle entfallen. Für Überprüfungen durch Behörden müssen die Nachweise dennoch jederzeit vorweisbar sein.
  • Wer gegen die Kontrolle oder die Nachweispflicht von 3G verstößt, kann gemäß Infektionsschutzgesetz mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro belegt werden – und zwar sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer.

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Was kostet Compliance

Was kostet Compliance?

Die Frage nach den Kosten für ein funktionierendes Compliance Management System stellt sich in Unternehmen immer wieder. Oftmals ist damit auch die Überlegung verbunden, wie man sie senken oder möglicherweise ganz vermeiden kann. Letzteres halten wir für unrealistisch, ja sogar unwirtschaftlich. Denn: Die Kosten für Non-Compliance sind im Zweifelsfall um ein Vielfaches höher! Wir geben einen kurzen Überblick, mit welchen Kostenarten Sie für Compliance im Unternehmen rechnen müssen.

Einführung und Pflege eines Compliance Management Systems

Die Kosten, die Sie für Compliance einkalkulieren müssen, ergeben sich grundsätzlich in folgenden Phasen:

  1. Vorprüfung, auf welchem Stand Ihr Unternehmen mit Blick auf die Rechtskonformität aller Geschäftsbereiche ist
  2. Aufbau eines Compliance Management Systems
  3. Pflege des Compliance Management Systems
  4. Überprüfung/Monitoring

Vorprüfung und Aufbau

Um eine belastbare und objektive Aussage zu erhalten, auf welchem Compliance-Stand ein Unternehmen ist, bietet es sich schon bei der Vorprüfung an, einen externen Berater zu Rate zu ziehen. Das kann in unterschiedlichen Detailgraden und damit verbunden mit unterschiedlichen Kosten geschehen: Für einen Quick Check vereinbaren Unternehmen in der Regel eine eher geringe Pauschale. Wird jedoch detaillierter untersucht, ob die Organisation – gemessen zum Beispiel an den Vorgaben der ISO 37301 – überhaupt die Voraussetzungen erfüllt, in einem vorgegebenen Zeitraum mit überschaubarem Aufwand ein CMS einführen zu können und das anschließende Audit zu bestehen, steigt damit auch der finanzielle Aufwand.

In der Vorprüfung entstehen also Beratungskosten, aber auch Personalkosten für die Mitarbeiter, die diese Prüfung vorbereiten: z.B. durch die Vorlage von Dokumentationen, was bislang unternommen wurde, um das Unternehmen rechtskonform aufzustellen. Bedarf es dazu der Zuarbeit weiterer Mitarbeiter, müssen auch deren Personalkosten kalkulatorisch berücksichtigt werden.

Entscheidet sich ein Unternehmen für den Aufbau eines konsistenten Compliance Management Systems, fallen über den gesamten Prozess voraussichtlich wieder Beratungs- und Personalkosten an. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen halten in der Regel nicht die Expertise und auch nicht die Kapazitäten im eigenen Haus vor, um die Einführung eines CMS strukturiert und mit einem definierten Aufwand durchführen zu können. Hier muss unter Kostenaspekten auch geprüft werden, ob die Anschaffung zusätzlicher IT-Lösungen für die Umsetzung der Compliance notwendig wird.

Wurden die notwendigen Compliance-Strukturen geschaffen, steht die Überprüfung durch einen externen Auditor an, damit Compliance z.B. gemäß ISO37301 bescheinigt werden kann. Die Kosten für dieses Audit sind also unbedingt einzukalkulieren.

Laufende Kosten

Zu den laufenden Kosten eines Compliance Management Systems zählen vor allem die Personalkosten für Compliance Manager bzw. Beauftragte. Ist dafür keine Vollzeitstelle vorgesehen, müssen sie zumindest anteilig kalkulatorisch betrachtet werden.

Wurden sie nicht bereits in der Vorprüfungs- und Aufbauphase berücksichtigt, müssen die Kosten für die Schulung der Mitarbeiter spätestens im laufenden Betrieb des Compliance Management Systems einkalkuliert werden. Damit alle Beschäftigten auf allen Ebenen sich rechtskonform verhalten können und für die Fragen der Compliance sensibilisiert werden, bedarf es Schulungen. Hier werden in der Regel externe Berater beauftragt, deren Kosten budgetiert werden müssen. Führen Sie die Schulungen mit internen Kräften durch, sollten Sie die Kosten für deren Aus- und laufende Weiterbildung veranschlagen.

Meist jährlich steht im Übrigen die Überprüfung der Zertifizierung an. Auf diese Re-Audits sollten Unternehmen in ihrer Kostenaufstellung unbedingt vorbereitet sein.

Ist Non-Compliance günstiger?

Überlegen Unternehmen vor diesem Hintergrund, sich die Zertifizierung zu sparen, spricht einiges dagegen:

  • Gerade in internationalen Geschäftsbeziehungen legen viele Kunden und Lieferanten höchsten Wert auf den Nachweis einer Zertifizierung. Ein CMS liefert also Vertrauen und Glaubwürdigkeit und öffnet Türen für neue Aufträge und Kooperationen.
  • Kommt es tatsächlich zum Schadensfall durch mangelnde Rechtskonformität, drohen den Unternehmen hohe Strafen. Diese können gemildert werden, wenn sie nachweisen können, dass sie mit einem funktionierenden CMS alles Mögliche unternommen haben, um den Verstoß abzuwenden. Für die Geschäftsführung und den Vorstand geht es bis zur Frage der persönlichen Haftung.
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online Unterweisung

Online-Unterweisungen in Corona-Zeiten: Ist Ihr Unternehmen rechtssicher aufgestellt?

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Heute möchten wir Sie auf einen sehr interessanten Artikel aufmerksam machen, der auf der Website unseres Partners Quentic veröffentlicht wurde: Dipl.-Kfm. Thomas Krassmann stellt dort die Frage: „Wie rechtssicher sind Online-Unterweisungen?“ und liefert Antworten: „So integrieren Sie digitale Lernformen ganzheitlich in Ihre Prozesse im Arbeitsschutz.“ Hier eine kurze Zusammenfassung mit der Empfehlung, die Details bei Quentic genau nachzulesen.

Problemstellung

„Unternehmen müssen im Arbeitsschutz diverse rechtliche Bestimmungen und Pflichten einhalten. Dazu gehört, die Belegschaft regelmäßig und ausreichend zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz auszubilden und zu unterweisen. Spätestens seit Corona wird dieser Pflicht teilweise in Form von Online-Unterweisungen auf digitalem Weg nachgegangen. Doch: Ist das wirklich rechtssicher, bzw. worauf müssen Sie achten, damit Ihr Prozess rund um die Online-Unterweisung den Anforderungen des Gesetzgebers genügt?“, schreibt Krassmann.

Fragestellungen

Der Autor geht in seinem Artikel den Fragen nach, was eine Online-Unterweisung leisten muss, wer gemäß DGUV Information 211-005 unterweisen darf, ob gekaufte Online-Unterweisungen rechtssicher sind und welche Kriterien für eine Online-Unterweisung gelten müssen?

Der Autor kommt zu dem Fazit: „Beim Thema „Online-Unterweisung im Arbeitsschutz” geht es um die Frage, welche Kombination aus Präsenz- und Online-Lernen sich innerhalb eines Unternehmens umsetzen lässt und zu den Mitarbeitenden, den Arbeitsprozessen, den Themen und letztendlich zur Unternehmenskultur passt.“ Dabei hebt er die „Bedeutung und die konkreten Anteile der persönlichen Kommunikation im Qualifizierungsprozess des Unternehmens“ hervor.

Kostenloses Whitepaper downloaden

Auf der Website erhalten Sie „Fachwissen Online-Unterweisen kompakt“ als kostenloses Whitepaper. Wir empfehlen, dieses Know-how-Angebot zu nutzen und für die Unterweisungen in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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Dual-Use-Verordnung

Novelle für Europäische Dual-Use-Verordnung tritt in Kraft

Am 9. September 2021 tritt die Novelle der EU-Dual-Use-Verordnung in Kraft. Damit gilt eine neue, strengere Exportkontrolle für sogenannte Dual-Use-Güter: Waren, Software und Technologien, die einen doppelten (zivilen und militärischen) Verwendungszweck haben können. Ein Verstoß kann hohe Strafen nach sich ziehen.

Wer Dual-Use-Güter aus der Europäischen Union ausführen will, muss das internationale Abkommen berücksichtigen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag informiert: „Ist ein Gut in den Anhängen dieser Verordnung aufgeführt, bedarf es für den Export ins außereuropäische Ausland einer Genehmigung – in wenigen, eng begrenzten Fällen gilt das auch für Lieferungen innerhalb der EU. Die Aufnahme in die Liste richtet sich überwiegend nach technischen Parametern und wird in internationalen Exportkontrollregimen abgestimmt.

Bestimmte Dual-Use-Güter sind zudem auf nationaler Ebene in den Regelungen des Außenwirtschaftsgesetzes und der Außenwirtschaftsverordnung als genehmigungspflichtig gelistet. Aber auch die Ausfuhr oder Vermittlung von nicht gelisteten Dual-Use-Gütern kann unter bestimmten Voraussetzungen genehmigungspflichtig sein (“Catch-all-Klausel” in Artikel 4 EG (VO) 428/2009 sowie Artikel 4 und 5 EU (VO) 821/2021).

An wen die Ware geliefert und wofür sie eingesetzt wird, prüft hierzulande das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) als Genehmigungsbehörde. Ohne die von ihr erteilte Ausfuhrgenehmigung dürfen Dual-Use-Güter nicht exportiert werden. Verstöße sind mit harten Geld- beziehungsweise Freiheitsstrafen für das verantwortliche Management bewehrt, auch deshalb gilt das Thema Exportkontrolle in vielen Unternehmen als Chefsache.“

Neue Dual-Use-Verordnung

Mit der neuen Verordnung passt der Gesetzgeber das Regelwerk aus dem Jahr 2009 an neuere Entwicklungen in Politik, Wirtschaft und Technik an. Die Novelle bringt nicht nur Änderungen beispielsweise für die Ausfuhr von Überwachungstechnik, sondern auch angepasste Genehmigungen und erleichterte Verfahren. Außerdem wird sie neue Transparenzpflichten beinhalten.

Was bedeutet die Dual-Use-Verordnung für Unternehmen?

Wer beispielsweise Güter zur digitalen Überwachung ins Ausland liefert, muss „sich auf schärfere europäische Kontrollvorschriften und neue Transparenzregeln einstellen. Zudem wird erstmals die Erbringung technischer Unterstützung auf EU-Ebene reglementiert. In Einzelfällen sollen auch nationale Listungen anderer EU-Mitgliedstaaten übernommen werden können.“ (Quelle)

Welche Güter von der Dual-Use-Verordnung betroffen sind, findet sich in den Güterlisten des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Sie wird regelmäßig aktualisiert.

Auf der anderen Seite wird es durch die Novelle auch Erleichterungen geben: „Ein Teil der Unternehmen wird von den neu eingeführten europäischen Allgemeingenehmigungen profitieren, die beim Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen Exporte auch ohne gesonderte Antragstellung ermöglichen.“ (Quelle)

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