Eine Compliance-Organisation ist eine Organisationseinheit innerhalb eines Unternehmens, die für die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und unternehmensinternen Vorgaben verantwortlich ist. Sie kann als eigenständige Abteilung oder als Teil einer anderen Abteilung, z. B. der Rechtsabteilung, organisiert sein.

Die Aufgaben umfassen:

  • Entwicklung und Umsetzung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren
  • Schulung von Mitarbeitern zu Compliance-Themen
  • Überwachung der Einhaltung von Compliance-Vorgaben
  • Untersuchung von Compliance-Verstößen
  • Berichterstattung an das Top-Management

Die Compliance-Organisation spielt eine wichtige Rolle für die Unternehmenskultur und die Risikominimierung. Durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften kann das Unternehmen Bußgelder und Strafen vermeiden, das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern stärken und seine Reputation schützen.

Eine effektive Organisation sollte folgende Merkmale aufweisen:

  • Unabhängigkeit: Die Compliance-Organisation sollte unabhängig von anderen Abteilungen sein, um ihre Objektivität zu gewährleisten.
  • Autorität: Die Compliance-Organisation sollte die Autorität haben, Compliance-Maßnahmen zu entwickeln und umzusetzen.
  • Ressourcen: Sie sollte über die notwendigen Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen.
  • Unterstützung durch das Top-Management: Das Top-Management muss sich für die Compliance-Organisation einsetzen und deren Arbeit unterstützen.

Die Größe und Struktur der Organisation hängt von der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie von den Compliance-Risiken des Unternehmens ab. Kleine Unternehmen können dafür eine einzige Person haben, während große Unternehmen eine Compliance-Abteilung mit mehreren Mitarbeitern haben können.

Unabhängig von ihrer Größe und Struktur spielt die Compliance-Organisation eine wichtige Rolle für das Unternehmen. Durch die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften kann das Unternehmen vor Risiken geschützt und seine Reputation gestärkt werden.

By: Bard

EU-Entgelttransparenzrichtlinie

EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Deutschland muss umsetzen

Schon vor gut einem Jahr ist die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in Kraft getreten. Das deutsche Entgelttransparenzgesetz muss nun aktualisiert werden, da die Regelungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie über die des Entgelttransparenzgesetzes hinausgehen. Was das für deutsche Unternehmen bedeutet, fassen wir hier zusammen.

Ziel der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

„Spätestens bis Juni 2026 müssen alle EU-Staaten starke Transparenzinstrumente einführen“, heißt es beim Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Die Richtlinie soll sicherstellen, dass Vergütungen in der Europäischen Union gerecht und transparent gestaltet werden. Arbeitgeber müssen Vergütungsstrukturen etablieren, in denen für gleiche oder gleichwertige Arbeit das gleiche Entgelt gezahlt wird – unabhängig vom Geschlecht. Als Kriterien können dabei beispielsweise notwendige Kompetenz, mit der Aufgabe einhergehende Verantwortung und Belastung, aber auch soziale Kompetenz und Arbeitsbedingungen herangezogen werden.

Inhalte der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Das Bundesfamilienministerium listet die wesentlichen Regelungen der Richtlinie auf:

  • Lohntransparenz für Arbeitssuchende
    • Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch Informationen über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne bereitstellen, und zwar so, dass sie fundierte und transparente Verhandlungen über das Gehalt ermöglichen.
    • Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern dürfen Stellenbewerberinnen und -bewerber nicht mehr nach ihrer früheren Vergütung zu fragen.
  • Auskunftsrecht für Beschäftigte unabhängig von der Größe des Unternehmens
    • Beschäftigte können vom Arbeitgeber Auskunft über ihr individuelles Einkommen und über die durchschnittlichen Einkommen im Unternehmen verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. So erfahren sie, wie sie im Vergleich zu Kolleginnen und Kollegen bezahlt werden.
    • Dieses Recht haben künftig alle Beschäftigten unabhängig von der Größe des Unternehmens. Das deutsche Gesetz forderte bislang nur Unternehmen ab 500 Beschäftigten dazu auf, betriebliche Verfahren zur Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit durchzuführen. Beschäftigte in Betrieben mit über 200 Beschäftigten haben bisher einen Auskunftsanspruch über die Kriterien und Verfahren, wie das Entgelt festgelegt wird – und zwar sowohl die eigene Vergütung als auch die von anderen Beschäftigten, die der gleichen oder einer gleichwertigen Arbeit nachgehen.
  • Ab 100 Beschäftige: Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle und gemeinsame Entgeltbewertung
    • Unternehmen mit mindestens 100 Beschäftigten müssen regelmäßig Daten zur geschlechtsspezifischen Lohnlücke in ihrem Unternehmen veröffentlichen.
    • In einer ersten Phase müssen Unternehmen ab 250 Beschäftigten jährlich und zwischen 150 und 249 Beschäftigten alle drei Jahre Bericht erstatten. Spätestens ab 2031 gilt die Berichtspflicht alle drei Jahre für Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten.
  • Die Rechte derjenigen stärken, die beim Entgelt benachteiligt werden
    • Beschäftigte, die geschlechtsspezifische Lohndiskriminierung erleiden, können entschädigt werden inklusive vollständiger Entgeltnachzahlung und damit verbundener Boni oder Sachleistungen.
    • Kommt ein Unternehmen seiner Transparenzpflicht nicht nach, hat der Beschäftigte nicht mehr die Beweislast. Vielmehr muss das Unternehmen beweisen, dass es beim Entgelt niemanden diskriminiert.
    • Deutschland muss wie alle EU-Staaten nun Sanktionen festlegen, wenn Unternehmen gegen den Grundsatz gleichen Entgelts verstößt. Dazu können auch Geldstrafen gehören. Auf jeden Fall sollen es „wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen“ sein.
    • Die Richtlinie sieht vor, dass qualifizierte Verbände Klagende in Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren unterstützen können.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sollten Unternehmen als Anstoß nehmen, sich frühzeitig mit der Thematik auseinanderzusetzen und Verfahren zur Überprüfung und Herstellung von Entgeltgleichheit anzustoßen. Letztlich müssen sie aber die finalen Regelungen des deutschen Gesetzgebers abwarten.

Klimawandel

Ist Ihr Rechtskataster fit für die neuen Anforderungen aus dem Klimawandel?

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) hat ihre zertifizierbaren Managementsystem-Standards erweitert, nach denen sich Unternehmen zertifizieren lassen können. Bekanntgegeben hat sie das jüngst in einem Kommuniqué mit dem International Accreditation Forum (IAF). Demnach müssen Organisationen, die sich zertifizieren lassen wollen, bei ihrer Kontextanalyse auch die Bedeutung von Risiken des Klimawandels berücksichtigen.

Hinterfragt werden muss nun, ob der Klimawandel ein relevantes Thema für die Organisation ist und ob interessierte Parteien an sie Anforderungen in Bezug auf den Klimawandel stellen. Wenn die Organisation zu dem Ergebnis kommt, dass der Klimawandel für ihre Tätigkeit relevant ist, muss er bei der Gestaltung und Umsetzung des Managementsystems berücksichtigt werden. Wir bei SAT empfiehlt, auch bestehende Rechtskataster darauf zu untersuchen, ob sie die Aspekte des Klimawandels und die damit verbundenen gesetzlichen Anforderungen umfassend berücksichtigen.

Welche Normen von der Anpassung betroffen sind, lesen Sie ausführlich bei IAF und ISO. Die Erweiterung gilt demnach für alle ISO-Standards für Managementsysteme:  ISO 14001, ISO 15378, ISO 19443, ISO 21001, ISO 22000, ISO 22301, ISO 28000, ISO 29001, ISO 37001, ISO 45001, ISO 50001, ISO 9001, ISO/IEC 20000 und ISO/IEC 27001. Übrigens auch für die ISO 37301, obwohl sie noch nicht explizit genannt ist. Nachhaltigkeit wird so ein wesentlicher Bestandteil aller Managementsystemnormen.

Als interessierte Partei gilt im Management nach unserer Interpretation auch der Gesetzgeber. Dieser hat die Anforderung, dass die Organisation die Anforderungen aus dem regulatorischen Umfeld befolgt. Dementsprechend müssen Rechtskataster angepasst werden.

Anforderung interessierter Parteien können sein:

  • Vorschriften, die Anforderungen an die Energieeffizienz von Produktgruppen festlegen
  • Vorschriften, die Beschränkungen für bestimmte Produkte festlegen oder Steuern auf bestimmte gelieferte Produkte erheben usw.
  • Vorschriften in Bezug auf die Berichterstattung über Treibhausgas-Emissionen, die Zahlung von Kohlenstoffsteuern oder die Teilnahme an Emissionshandelssystemen.

Klimawandel im Managementsystem

IAF und ISO betonen in ihrem Kommuniqué: „Diese neuen Einschlüsse stellen sicher, dass der Klimawandel im Managementsystem berücksichtigt wird und dass er ein externer Faktor ist, der für unsere Gemeinschaft wichtig genug ist, um von den Organisationen zu verlangen, ihn jetzt zu berücksichtigen.“

SAT unterstützt Unternehmen bei der Einrichtung ihres Compliance Management Systems und bezieht bereits jetzt die Relevanz des Klimawandels individuell in die Kontext- und Risikoanalyse sowie in die Gestaltung des Rechtskatasters ein. Sprechen wir miteinander.

Lieferkettengesetz

Lieferkettengesetz endgültig beschlossen

Es hat ziemlich lange gedauert, aber nun haben die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union Ende vergangener Woche endlich das finale Lieferkettengesetz verabschiedet. Im Fokus stehen der weltweite Schutz und die Stärkung von Menschenrechten und der Umweltschutz. Deutschland muss sein Lieferkettengesetz entsprechend anpassen: Bei Menschenrechtsverletzungen, die unzweifelhaft von Unternehmen verursacht werden, können Betroffene künftig vor EU-Gerichten Schadenersatz fordern. Auch die Regelungen, für wen das Gesetz gilt, muss Deutschland anpassen: Nach einer Übergangsfrist von fünf Jahren gelten die vereinbarten Regelungen am Ende für Unternehmen ab 1.000 Beschäftigte und 450 Millionen Euro Umsatz. Bereits nach drei Jahren ändern sich die Vorgaben: Firmen mit mehr als 5.000 Beschäftigten und mehr als 1,5 Milliarden Euro Umsatz weltweit werden einbezogen, nach vier Jahren mit 4.000 Mitarbeitern und 900 Millionen Umsatz.

Durch das Lieferkettengesetz werden Unternehmen in die Pflicht genommen: Sie sollen sich künftig dafür verantworten, wenn ihre Waren und Produkte beispielsweise unter Einsatz von Kinder- oder Zwangsarbeit oder anderen Menschenrechtsverletzungen hergestellt werden. Mit dem Gesetz einher geht der Klimaschutz: Unternehmen müssen belegen, dass ihre Geschäftstätigkeit dazu beiträgt oder zumindest mit dem Ziel vereinbar ist, zur Begrenzung der Erderwärmung auf 1,5 Grad – verglichen mit der vorindustriellen Zeit – beizutragen.

Die Verantwortung der Unternehmen reicht dabei weit über ihre originäre eigene Tätigkeit hinaus: Auch ihre Zulieferer müssen sich an die Vorgaben des Lieferkettengesetzes halten und zu den vereinbarten Zielen beitragen, dies auch vertraglich fixieren. KMU entlang der gesamten Lieferkette sollen bei der Umsetzung des Gesetzes unterstützt werden. Allerdings müssen die damit rechnen – obwohl vom Gesetz nicht einbezogen – dass die Verpflichtungen daraus an sie weitergereicht werden.

Auswirkungen des EU-Lieferkettengesetzes auf Compliance

Das EU-Lieferkettengesetz hat erhebliche Auswirkungen auf die Compliance-Verpflichtungen von Unternehmen. Die wichtigsten Punkte:

Sorgfaltspflichten: Unternehmen müssen menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken in ihrer gesamten Lieferkette proaktiv identifizieren, bewerten und managen. Dazu gehört die Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen bei Lieferanten und die Implementierung von Maßnahmen zur Vermeidung und Minimierung von Risiken.

Dokumentation und Berichterstattung: Unternehmen müssen ihre Sorgfaltspflichten dokumentieren und jährlich einen Bericht über ihre Maßnahmen zur Einhaltung des Lieferkettengesetzes veröffentlichen.

Haftung: Bei Verstößen drohen Unternehmen Bußgelder von bis zu 4% des weltweiten Jahresumsatzes.

Zivilrechtliche Haftung: Unternehmen können auch zivilrechtlich für Schäden haftbar gemacht werden, die durch menschenrechts- oder umweltwidrige Aktivitäten in ihrer Lieferkette verursacht werden.

Verstärkte Kontrolle: Nationale Behörden werden mit der Überwachung der Einhaltung des Lieferkettengesetzes beauftragt und können bei Verstößen Sanktionen verhängen.

Das EU-Lieferkettengesetz weitet die Compliance-Verpflichtungen von Unternehmen erheblich aus. Unternehmen müssen ihre Prozesse und Systeme anpassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Dies erfordert Investitionen in Zeit, Geld und Ressourcen.

Empfehlungen für Unternehmen

  • Unternehmen sollten eine Risikobewertung durchführen, um die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken in ihrer Lieferkette zu identifizieren.
  • Unternehmen sollten einen Due-Diligence-Prozess implementieren, um die Risiken in ihrer Lieferkette zu bewerten und zu managen.
  • Unternehmen sollten ihre Sorgfaltspflichten dokumentieren und einen Bericht über ihre Maßnahmen zur Einhaltung des Gesetzes veröffentlichen.

Wir empfehlen Ihnen, rechtliche und fachliche Beratung zur Umsetzung des EU-Lieferkettengesetzes in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. SAT unterstützt Sie dabei.

Cannabis-Gesetz

Cannabis-Gesetz und Compliance – was jetzt auf Unternehmen zukommt

Seit 1. April ist das Cannabis-Gesetz in Kraft. Damit sind Besitz und Anbau von Cannabis für Erwachsene in Deutschland unter bestimmten Voraussetzungen nicht mehr illegal. Konsumenten haben nun die Möglichkeit, die Droge über nicht-kommerzielle Anbauvereinigungen zu beziehen. Zugleich wird der Verkauf der Droge an Heranwachsende härter bestraft. Auch für Unternehmen ist das Cannabis-Gesetz ein Thema.

Stefan Pawils, Geschäftsführer des Compliance-Beraters SAT, kritisiert das Cannabis-Gesetz scharf: „Die neuen Regeln sind sinnlos und überflüssig. Die Welt und vor allem die Arbeitswelt brauchen sie wirklich nicht.“ Das Gesetz sei „unüberlegt, nicht durchdacht und mögliche Konsequenzen bzw. Auswirkungen hat der Gesetzgeber ignoriert“. Dennoch müssten sich die Unternehmen mit der Anpassung ihres Compliance Management Systems nun darauf einstellen.

“Für die Arbeitswelt und Bildungseinrichtungen bleiben Berufsgenossenschaften und Unfallkassen bei ihrer Haltung: Cannabis darf – genauso wie Alkohol und andere Drogen – hier keinen Platz haben“, betont auch Dr. Stefan Hussy, Hauptgeschäftsführer des Spitzenverbandes der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV), in einer aktuellen Pressemitteilung.

Cannabis-Gesetz verbietet Konsum im Unternehmen nicht

Laut Hussy verbietet das Gesetz den Konsum von Cannabis am Arbeitsplatz nicht. Das Regelwerk im Arbeitsschutz verpflichte Beschäftigte jedoch, sich nicht mit Rauschmitteln in einen Zustand zu versetzen, in dem sie sich und andere gefährden könnten. „Um Klarheit zu schaffen, empfehlen Berufsgenossenschaften und Unfallkassen Arbeitgebenden daher, über Arbeitsanweisungen oder Betriebsvereinbarungen den Konsum von Cannabis am Arbeitsplatz zu untersagen. In Fragen der betrieblichen Suchtprävention steht die gesetzliche Unfallversicherung Unternehmen und Einrichtungen mit ihren Angeboten zur Seite”, heißt es in der Mitteilung weiter.

Unternehmen, die generell kein Cannabis im Betrieb zulassen wollen, müssen dies also ausdrücklich regeln. Entsprechende Vorschriften sind mitbestimmungspflichtig, also unter Einbeziehung des Betriebsrates zu erlassen.

Betriebliche Klarstellungen über den Konsum von Cannabis am Arbeitsplatz sind unter anderem dann dringend zu empfehlen, wenn im Umfeld von Einrichtungen gearbeitet wird, die im Wesentlichen von Kindern und Jugendlichen besucht werden, sprich: vor allem Kindergärten und Schulen. Hier ist der Cannabiskonsum generell verboten.

Cannabis-Gesetz und betrieblicher Arbeitsschutz

Das Cannabis-Gesetz hat außerdem Auswirkungen auf den betrieblichen Arbeitsschutz. Könnte der Cannabiskonsum zum Risiko am Arbeitsplatz werden, müssen die Unternehmen im Zuge ihres Compliance Managements dies in ihren Gefährdungsbeurteilungen berücksichtigen.

Folgende Maßnahmen sind im Zuge des neuen Cannabis-Gesetz daher empfohlen:

  • Suchtmittelrichtlinien im Unternehmen sollten auch Cannabis aufführen, ggf. also um entsprechende Regelungen erweitert werden.
  • Unternehmen sollten die Beschäftigten auf allen Ebenen über den Konsum von Cannabis und dessen Auswirkungen am Arbeitsplatz informieren und sensibilisieren.
  • Insbesondere Führungskräfte sollten sensibilisiert werden, Missbrauch bei Mitarbeitern zu erkennen und rechtzeitig Hilfen anzubieten.
NIS-2-Richtlinie

Jetzt handeln: Viel mehr Unternehmen von NIS-2-Richtlinie betroffen als bisher

Vor gut einem Jahr ist die NIS-2-Richtlinie in Kraft getreten. Mit der zweite Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit soll die Cybersicherheit in der Europäischen Union gestärkt werden. Für die Umsetzung in nationales Recht bleibt den EU-Staaten noch bis Oktober 2024 Zeit. Für Unternehmen bedeutet das: Sie müssen im Zuge ihres Compliance Managements bis dahin umfangreiche Vorsorge treffen, um Sicherheitsvorfälle zu verhindern oder ihre Auswirkungen so klein wie möglich zu halten.

Bereits die NIS-1-Richtlinie aus dem Jahr 2016 sah vor, dass EU-Länder die Betreiber „kritischer Dienste“ ermitteln und für sie Verfahren zur Cybersicherheit und Meldepflichten für Sicherheitsvorfälle etablieren mussten. In den Folgejahren entstand allerdings ein europaweiter „Flickenteppich“, weil EU-Staaten die kritischen Dienste unterschiedlich interpretierten. NIS-2 regelt nun klar, welche Unternehmen die Richtlinie betrifft. Die müssen ihre Maßnahmen zum Schutz vor Cyberangriffen erhöhen, IT-Systeme durchgehend aktuell halten und strengere Sicherheitsstandards einführen.

Kernelemente der NIS-2-Richtlinie

Die Europäische Kommission schreibt dazu: „Die NIS-2-Richtlinie zielt darauf ab, die Mängel der bisherigen Vorschriften zu beheben, sie an den aktuellen Bedarf anzupassen und zukunftssicher zu machen. Zu diesem Zweck erweitert die Richtlinie den Anwendungsbereich der bisherigen Vorschriften, indem neue Sektoren auf der Grundlage ihres Digitalisierungsgrads und ihrer Vernetzung und ihrer Bedeutung für Wirtschaft und Gesellschaft hinzugefügt werden, indem eine klare Größenschwellenregel eingeführt wird.“

Das bedeutet, dass alle mittleren und großen Unternehmen in ausgewählten Sektoren in den Anwendungsbereich einbezogen werden. Kleinere Unternehmen mit einem hohen Sicherheitsrisikoprofil können ebenfalls unter die Verpflichtungen der neuen Richtlinie fallen. Mit der neuen Richtlinie wird auch die Unterscheidung zwischen Betreibern wesentlicher Dienste und Anbietern digitaler Dienste beseitigt. Unternehmen werden nach ihrer Bedeutung klassifiziert und in zwei Kategorien unterteilt: wesentliche und wichtige Einrichtungen, die unterschiedlichen Aufsichtsregelungen unterliegen.

Die überarbeitete Richtlinie stärkt und rationalisiert die Sicherheits- und Berichtspflichten für Unternehmen, indem sie einen Risikomanagementansatz vorschreibt, der eine Mindestliste grundlegender Sicherheitselemente enthält, die angewendet werden müssen. Mit der neuen Richtlinie werden genauere Bestimmungen über das Verfahren für die Meldung von Vorfällen, den Inhalt der Berichte und die Fristen eingeführt. Darüber hinaus befasst sich NIS-2 mit der Sicherheit von Lieferketten und Lieferantenbeziehungen, indem einzelne Unternehmen aufgefordert werden, Cybersicherheitsrisiken in den Lieferketten und Lieferantenbeziehungen anzugehen. Auf europäischer Ebene stärkt die Richtlinie die Cybersicherheit in der Lieferkette für wichtige Informations- und Kommunikationstechnologien.

„Wesentliche“ und „wichtige“ Einrichtungen

 Die NIS-2-Richtlinie umfasst „wesentliche” und „wichtige” Einrichtungen. Zu den wesentlichen gehören große Unternehmen: ab 250 Mitarbeitern oder mehr als 50 Mio. Euro Umsatz, Bilanzsumme > 43 Mio. Euro

  • Energie (Strom, Fernwärme und Fernkälte, Öl, Gas und Wasserstoff);
  • Verkehr (Luft, Schiene, Wasser und Straße);
  • Banken; Finanzmarktinfrastrukturen;
  • Gesundheit einschließlich Herstellung von Arzneimitteln, einschließlich Impfstoffen;
  • Trinkwasser;
  • Abwasser;
  • digitale Infrastruktur (Internet-Austauschstellen; DNS-Dienstleister; TLDNamensregister; Anbieter von Cloud-Computing-Diensten; Anbieter von Rechenzentrumsdiensten; Netze für die Bereitstellung von Inhalten; Vertrauensdiensteanbietern; Anbieter öffentlicher elektronischer Kommunikationsnetze und öffentlich zugänglicher elektronischer Kommunikationsdienste);
  • IKT-Dienstleistungsmanagement (verwaltete Dienstleister und Anbieter von Managed Security-Diensten),
  • öffentliche Verwaltung und Raum.

Unabhängig von ihrer Größe können Einrichtungen wesentlich sein, die der Staat so einstuft.

Wichtige Einrichtungen sind große und mittlere Unternehmen: ab 50 Mitarbeiter oder 10 bis 50 Mio. Euro Umsatz, Bilanzsumme < 43 Mio. Euro

  • Post- und Kurierdienste;
  • Abfallbewirtschaftung;
  • Chemikalien;
  • Lebensmittel;
  • Herstellung von medizinischen Geräten, Computern und Elektronik, Maschinen und Ausrüstungen, Kraftfahrzeugen, Anhängern und Sattelanhängern und sonstigen Transportgeräten;
  • digitale Anbieter (Online-Marktplätze, Online-Suchmaschinen und SocialNetworking-Service-Plattformen) und Forschungseinrichtungen.

Umsetzung der NIS-2-Richtlinie in deutsches Recht

Aktuell wird die NIS-2-Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt, etwa im März ist mehr Klarheit zu rechnen. Sicher ist aber schon jetzt, dass deutlich mehr Unternehmen als bisher davon betroffen sein werden: Schätzungsweise 30.000 Organisationen müssen in ihrer Cybersicherheit investieren und sie ausbauen. Dazu zählen die Einführung eines Risikomanagements ebenso wie technische und organisatorische Präventions-maßnahmen, damit Anlagensicherheit, IT-Systeme, Lieferketten und Netzwerke abgesichert werden.

Was Unternehmen tun sollten

Wer künftig gegen die NIS-2-Richtlinie verstößt, muss mit erheblichen Strafen rechnen. Im Amtsblatt der Europäischen Union heißt es dazu: „Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass gegen wesentliche Einrichtungen […] Geldbußen mit einem Höchstbetrag von mindestens 10 000 000 EUR oder mit einem Höchstbetrag von mindestens 2 % des gesamten weltweiten im vorangegangenen Geschäftsjahr getätigten Umsatzes des Unternehmens, dem die wesentliche Einrichtung angehört, verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass gegen wichtige Einrichtungen […] Geldbußen mit einem Höchstbetrag von mindestens 7 000 000 EUR oder mit einem Höchstbetrag von mindestens 1,4 % des gesamten weltweiten im vorangegangenen Geschäftsjahr getätigten Umsatzes des Unternehmens, dem die wichtige Einrichtung angehört, verhängt werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Wichtig für Unternehmen: Keine Behörde wird sie darauf hinweisen, ob die NIS-2-Richtlinie sie betrifft oder nicht. Das müssen sie anhand der vorgegebenen Kriterien selber ermitteln und entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Wir empfehlen Ihnen, sich mit der Thematik bereits jetzt auseinanderzusetzen und bei Fragen auch mit Blick auf Ihr Compliance Management System auf uns zuzukommen.

Sprechen wir über die neue NIS-2-Richtlinie
Compliance Management System

EuGH erleichtert Bußgelder bei Verstößen gegen die DSGVO

Mit einem Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofes im vergangenen Monat erleichtern es die Richter den Behörden künftig, Bußgelder gegen Unternehmen zu verhängen, die gegen die Datenschutzgrundverordnung DSGVO verstoßen.

Aus dem Urteil von Anfang Dezember geht hervor, dass eine Geldbuße wegen Verstoßes gegen die DSGVO auch dann verhängt werden kann, wenn das strafbare Vorgehen nicht einer konkreten natürlichen Person im Unternehmen zugeordnet werden kann. Entscheidend für eine Strafe ist, dass die juristische Person schuldhaft gehandelt hat. Im Klartext: Unternehmen haften für Mitarbeiter, die gegen die DSGVO verstoßen und darüber hinaus auch für Auftragnehmer, die für sie tätig sind.

OWiG gegen DSGVO

Der Europäische Gerichtshof hatte in einem Vorabentscheidungsverfahren geurteilt. Hintergrund: Der Berliner Datenschutzbeauftragte hatte 2019 ein Bußgeld von rund 14,4 Millionen Euro gegen die „Deutsche Wohnen SE“ verhängt, weil das Immobilienunternehmen personenbezogene Daten von Mietern länger gespeichert hatte, als es notwendig war. Allerdings konnte der Datenschutzbeauftragte dieses Vorgehen keiner konkreten Person im Unternehmen zuordnen. „Deutsche Wohnen“ klagte, das Berliner Landgericht urteilte, dass für ein Bußgeldverfahren gemäß Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) bekannt sein müsse, wer genau vorsätzlich oder fahrlässig gegen die DSGVO verstoßen habe und stellte das Verfahren ein. Weil der Berliner Datenschützer daraufhin Beschwerde beim Kammergericht einlegte, ging die Frage ans EuGH.

Der Europäische Gerichtshof folgte dem Kammergericht insofern, als dass er die entsprechenden Paragraphen im OWiG für unvereinbar mit der DSGVO bewertete. Entsprechend muss der Datenschutzverstoß keiner natürlichen Person im Unternehmen zuzuordnen sein. Dennoch, und das stellt das Gericht klar, muss ein Verschulden nachgewiesen werden, um ein Bußgeld verhängen zu können. Dabei geht es von der Frage aus, ob sich das Unternehmen darüber im Klaren sein konnte, dass das Verhalten rechtswidrig ist. Ist das mit „ja“ zu beantworten und wird das Verhalten nicht geändert, liegt ein Verstoß gegen die DSGVO vor, der mit einem Bußgeld belegt werden kann. Im Fall der „Deutsche Wohnen“ hatte der Datenschutzbeauftragte die Speicherung der Mieterdaten kritisiert, von „Unklarheit“ ist demnach nicht auszugehen.

Compliance Management System regelt Zuständigkeiten

Wir empfehlen vor diesem Hintergrund, das unternehmerische Compliance Management System noch einmal genau unter der Fragestellung zu betrachten, ob die Zuständigkeiten für den Umgang mit personenbezogenen Daten genau geregelt sind. Entscheidend ist dabei ein detailliertes Verfahrensverzeichnis, da jedes Unternehmen zur Sicherstellung der Datenschutzkonformität haben und regelmäßig aktualisieren sollte.

Heizungsgesetz

Habecks Heizungsgesetz fordert Unternehmen heraus

Nun ist es also endlich soweit: Das sogenannte Heizungsgesetz – juristisch korrekt ist es eine Änderung des bereits seit 2020 bestehenden Gebäudeenergiegesetzes (GEG) – wurde im Oktober 2023 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und gilt ab 1. Januar 2024.

Politisch diskutiert wurde das Heizungsgesetz zwar primär unter sozialpolitischen Aspekten: Welche finanziellen Belastungen mutet dieses Gesetz einkommensschwachen Bevölkerungsschichten zu? Doch zugleich ist es eine Compliance-Herausforderung für Unternehmen. Denn es gilt im Grundsatz für alle Gebäude und damit auch für die Heizungssysteme von Unternehmen, insbesondere – wie es in der Terminologie des GEG heißt – für Nichtwohngebäude wie zum Beispiel Industriehallen.

Das bedeutet konkret, dass die Vorgabe von 65 Prozent erneuerbare Energien auch bei Heizungsaustausch in Industriegebäuden gelten wird. Ohne Übergangsregelung greift dies allerdings nur bei Neubauten, die zusätzlich noch in vollkommen neu erschlossenen Industrie- oder Gewerbegebieten liegen. Das dürfte eher die Ausnahme sein.

Heizungsgesetz gilt zuerst bei Neubauten in neuen Gewerbegebieten

Soll die Heizung hingegen in Bestandsgebäuden ausgetauscht werden oder erfolgt der Neubau nur in Baulücken bereits bestehender Industrie- oder Gewerbegebiete, gelten die neuen Regelungen erst nach Übergangsfristen: in Gemeinden ab 100.000 Einwohner ab 30. Juni 2026 und bei kleineren Gemeinden ab 30. Juni 2028. Bis dahin sollen die Kommunen örtliche Wärmeplanungen einführen, um für die Gebäudeeigentümer mehr Klarheit über die Möglichkeiten beim Heizungstausch zu schaffen.

Wenn die neuen Verpflichtungen greifen, hat der Unternehmer folgende technische Möglichkeiten, die 65-Prozent-Vorgabe umzusetzen:

  • Anschluss an ein Wärmenetz
  • elektrisch angetriebene Wärmepumpe
  • Stromdirektheizung
  • solarthermische Anlage
  • Heizungsanlage auf Basis von grünem oder blauem Wasserstoff oder Derivaten davon
  • Heizungsanlage zur Nutzung von fester Biomasse
  • Wärmepumpen- oder Solarthermie-Hybridheizung, wobei der verbleibende Energiebedarf mit fossilen Energieträgern gedeckt werden kann

Massive Sanktionen bei Verstoß

All diese Verpflichtungen gelten aber nur, wenn die Heizung kaputt ist und nicht mehr repariert werden kann (sog. Heizungshavarie). Ist eine Reparatur hingegen noch möglich, muss sie derzeit noch nicht den neuen Anforderungen des GEG entsprechen.

Bei Verstößen gegen die neuen Verpflichtungen drohen hohe Bußgelder, aber auch Ausschlüsse bei öffentlichen Vergabeverfahren.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einhaltung dieser neuen Compliance-Vorgaben.

Sprechen wir miteinander!
Lieferkettengesetz

So wirkt sich schon jetzt das Lieferkettengesetz auf KMU aus

Eigentlich ist das Lieferkettengesetz für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern noch gar nicht in Kraft getreten. Es gilt seit Januar 2023 nur für Unternehmen mit mehr als 3.000 Angestellten. Doch Auswirkungen hat das Lieferkettengesetz auf KMU schon heute. So lassen sich jedenfalls die Ergebnisse der Umfrage „Going International 2023“ der Deutschen Industrie- und Handelskammer interpretieren. Dort heißt es unter anderem: „Im Freitextfeld geben zahlreiche Unternehmen an, dass ein Abbau von Bürokratie im Außenhandel, die etwa durch das am 1. Januar 2023 in Kraft getretene Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das Verpackungs- oder auch das Transparenzregister entsteht, eine wichtige politische Maßnahme wäre.“

Die IHK Köln informiert: „Demnach werden bereits 71 Prozent von ihnen (Anm.: Unternehmen mit mindestens 1.000 Beschäftigten) wegen ihrer menschenrechts- und umweltbezogenen Risiken kontaktiert.“ Selbst bei Betrieben mit bis zu 249 Beschäftigten würden das schon 41 Prozent angeben. Durch das Gesetz komme es also zu einem Kaskadeneffekt: Große Unternehmen gäben die an sie gerichteten Anforderungen an ihre kleinen und mittleren Lieferanten weiter. „Diese haben aber oft nicht die finanziellen und personellen Ressourcen, um diese Anforderungen zu tragen“, schreibt die IHK in ihrem Mitgliedermagazin IHKplus, Heft 04.2023.

Was mit der Einführung des Lieferkettengesetzes sicher nicht beabsichtigt war, jetzt aber offenbar eine Konsequenz ist: Unternehmen – und zwar über alle Größenordnungen hinweg, reduzieren ihr Engagement in vermeintlichen Risikoländern. „Dies ist gerade vor dem Hintergrund der angestrebten Diversifikation von Lieferketten und Handelsbeziehungen ein schlechtes Signal“, betont die IHK Köln.

Konsequenzen für KMU aus dem Lieferkettengesetz

Letztlich ist es also nicht entscheidend, wie groß ein Unternehmen ist, um sich mit den Lieferketten auseinandersetzen zu müssen. Weil große Unternehmen ihre Verpflichtung an kleinere weitergeben – meist durch Befragungen und Selbstauskünfte oder durch die Übermittlung eines entsprechenden Verhaltenskodex – müssen auch die ihre Lieferketten und die entsprechenden Risiken bis ins Detail kennen, und zwar schon jetzt.

Wenn Sie sich mit dem Thema Lieferkettengesetz für KMU intensiver auseinandersetzen möchten, empfehlen wir Ihnen den KMU Kompass. Wenn Sie sicher gehen möchten, dass Sie auch international alle Regeln und Vorschriften einhalten, die Ihr Unternehmen betreffen, sollten wir miteinander über ein unternehmensindividuelle Rechtskataster sprechen.

Arbeitszeiterfassung

Empfehlung: Arbeitszeiterfassung mit iQzeit

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes in diesem Jahr hoch aktuell. Wie sollen Unternehmen das in Zeiten von Homeoffice & Co. praktisch umsetzen. Wir hatten uns mit diesem Thema schon einmal beschäftigt, Grund zur Panik gibt es nicht, aber zum Handeln. Vorstellen möchten wir Ihnen deshalb das Angebot unseres Netzwerk-Partners iQbis consulting, der mit iQzeit ein äußerst sinnvolles Produkt auf den Markt gebracht hat.

Mit der Arbeitszeiterfassung von iQzeit können Sie Zettelwirtschaft und endlose Excel-Tabellen vergessen und behalten trotzdem den Überblick über Aufträge und Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Zeiten können automatisiert und zentral über die Betriebsdatenerfassung oder Multifunktionsterminals sowie im Self Service dezentral durch die Mitarbeiter mit Hilfe der iQzeit App oder über den Online-Login am PC erfasst werden. Mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten und minimalem Aufwand ist es möglich, die erfassten Werte für die Rechnungserstellung und die Vorbereitung der Entgelte zu nutzen und via Schnittstellen an Fibu und verschiedene Lohnprogramme zu übermitteln. iQzeit kann über den Unternehmensserver oder durch die Cloud des Anbieters betrieben werden.

Leistungen von iQzeit

  1. Zeiterfassung

Die Softwarelösung erfasst Arbeitszeiten ziemlich einfach und schnell. Sie ist ortsunabhängig und rechtskonform, so dass es egal ist, ob die Mitarbeiter im Homeoffice, Büro, Lager, Produktion oder auf der Baustelle arbeiten. Der Verwaltungsaufwand ist gering.

  1. Abwesenheiten

Interessant an iQzeit ist zudem die Verwaltung von Abwesenheiten. Unternehmen erhalten zu jeder Zeit einen Überblick über aktuelle Urlaubsanträge und Abwesenheiten. Der digitale Freigabeprozess ermöglicht die automatische Eintragung in die Abwesenheitsübersicht, die automatische Berechnung und Aktualisierung des Urlaubsanspruchs und die Auswertung (z.B. Berechnung von Urlaubsrückstellungen).

  1. Projektzeiterfassung

iQzeit ermöglicht die genaue Erfassung der Projektzeiten jedes Teammitglieds. Aufgaben lassen sich einfach und schnell zuweisen, Projektfortschritte verfolgen, und Sie behalten den Projektzeitaufwand genau im Blick.

  1. Entgeltvorbereitung

Die erfassten Daten lassen sich unkompliziert in den Abrechnungsprozess integrieren – über Schnittstellen zu Entgeltabrechnungssystemen wie Datev.

  1. Auftrags-, Projekt- und Baustellenplanung

Bei einzelnen Aufträgen, größeren Projekten oder ganzen Baustellen lassen sich über die Planungsfunktion die Budget- und Zeitparameter der geplanten Tätigkeiten selbst oder automatisiert eintragen oder diese automatisiert eintragen lassen, die Lohnarten zu geplanten oder ungeplanten Tätigkeiten direkt zuordnen, ungeplante Aktivitäten erfassen und kennzeichnen und die geplanten und erbrachten Leistungen sofort auswerten.

  1. Personaleinsatzplanung

Mit iQzeit behalten Sie bei der Personaleinsatzplanung den Überblick und werden bei der optimalen Auslastung der vorhandenen Arbeitskräfte unterstützt. Die Planungsübersicht zeigt die aktuellen und bereits geplanten Einsätze und Abwesenheiten der Mitarbeiter, ermöglicht die Zuordnung und Änderung von Einsätzen und bietet Auswertungsmöglichkeiten nach verschiedenen Kriterien.

Wenn Sie mehr über die App erfahren wollen, schauen Sie sich auf www.iqzeit.de um. Aus unserer Sicht ist diese Anwendung besonders interessant, weil sie sich unkompliziert in Ihr Compliance Management System integrieren lässt. Die Rechtskonformität der Arbeitszeiterfassung ist damit sichergestellt.

Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung richtig umgesetzt – was Arbeitgeber tun oder besser lassen sollten

Die Arbeitswelt hat sich seit Corona spürbar verändert. Homeoffice oder mobiles Arbeiten beispielsweise sind plötzlich an Stellen möglich, die vorher undenkbar schienen. Was aber unabhängig vom Arbeitsort bleibt, ist die Pflicht der Arbeitgeber zur minutiösen Arbeitszeiterfassung. Das hat das Bundesarbeitsgericht im vergangenen September klar geurteilt mit dem Ziel, dass die gesetzlichen Grenzwerte der Arbeitszeit – maximale Arbeitszeit und verbindliche Ruhezeiten – eingehalten werden. Was Arbeitgeber nun tun oder besser lassen sollten, haben wir noch einmal zusammengefasst.

Arbeitgeber müssen gemäß § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) ein System einführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann, und zwar sowohl, wann die Arbeit aufgenommen, wann sie unterbrochen und wann sie beendet wurde. „Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen“, informiert das Bundesarbeitsministerium. Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation seien noch nicht getroffen worden. Für die Aufzeichnung bestehe derzeit keine Formvorschrift; sie könne auch handschriftlich erfolgen. „Um Rechtssicherheit zur Frage des “Wie” der Aufzeichnungspflicht zu schaffen, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt, der derzeit noch regierungsintern beraten wird“, teilt das Ministerium mit.

Vertrauensarbeitszeit weiter möglich

Eine Dokumentation der Arbeitszeit steht der Vereinbarung nicht im Wege, das Arbeitnehmer ihrer vertraglichen Arbeitsverpflichtung im Sinne einer Vertrauensarbeitszeit eigenverantwortlich nachkommen. Wichtig ist aber auch hier, dass die Vorgaben des öffentlich-rechtlichen Arbeitszeitschutzes zur täglichen Höchstarbeitszeit und zu Ruhezeiten eingehalten werden. Dasselbe gilt im Übrigen für Homeoffice und mobiles Arbeiten.

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Um die Arbeitszeit unabhängig von der vereinbarten Arbeitsform zu erfassen, bieten sich nach wie vor Arbeitszeitkonten an. Dadurch wird sichtbar, ob Arbeitskräfte mehr oder weniger als die vereinbarte Vertragsarbeitszeit tätig sind, so dass das Plus oder Minus ausgeglichen werden kann. Die Arbeitszeitkonten haben zugleich eine Steuerungsfunktion für Führungskräfte, weil sie tatsächliche und vereinbarte Arbeitszeit für bestimmte Leistungen besser vergleichen und gegebenenfalls gegensteuern können. Wichtig: Werden Arbeitszeitkonten vereinbart, sollte das für alle Arbeitnehmer – im Betrieb, im Homeoffice, mobil – gleichermaßen gelten, um eine Ungleichbehandlung auszuschließen.

Gerade in der flexibler gewordenen Arbeitsgestaltung steuern immer mehr Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit selbst. Hier aber müssen Arbeitgeber einen Arbeitszeitrahmen vorgeben, der 13 Stunden nicht überschreiten darf, um Mindestruhezeiten und Maximalarbeitszeiten einhalten zu können. Nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Vorgesetzten darf es davon Abweichungen geben.

Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeiterfassung durchaus in der Verantwortung der Arbeitnehmer lassen, was gerade an unterschiedlichen Arbeitsorten praktikabel, mit geringstem Aufwand und am genauesten möglich ist. Das entlässt den Arbeitgeber allerdings nicht aus der Verantwortung, Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen zu kontrollieren. Wichtig: Falsche Angaben des Arbeitnehmers müssen Konsequenzen haben, beispielsweise ein zumindest zeitweiser Ausschluss vom mobilen Arbeiten oder aus der Vertrauensarbeitszeit.

Wichtig bei jedweder Form der Arbeitszeiterfassung: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber sollten also bei der Wahl der Erfassungsmethode ihren Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat involvieren. Die Daten müssen zudem vor einem unberechtigten Zugriff durch Dritte geschützt werden. Ob die Arbeitszeit auf Papier oder passwortgeschützt online erfasst wird, ist also auch davon abhängig, ob der Datenschutz eingehalten werden kann.

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