Whistleblower-Hotline

Whistleblower-Hotline – Raum für Denunzianten oder für Compliance?

In Amerika schon lange vollkommen normal, in Deutschland immer noch mit dem Ruf der Nestbeschmutzung behaftet – die Whistleblower-Hotline. Nicht selten stehen Mitarbeiter, die in ihrem Unternehmen auf einen Rechtsverstoß wie beispielsweise Korruption oder Kartellbildung aufmerksam werden, vor einer schwierigen Frage: wegschauen, um Kollegen und Unternehmen nicht zu belasten oder die Gesetzeswidrigkeit der Geschäftsführung oder sogar Behörden melden. In diesem Konflikt kann die Whistleblower-Hotline ein geeignetes Mittel sein, um nicht gesetzeskonformes Verhalten im Unternehmen zu unterbinden.

Was nutzt eine Whistleblower-Hotline?

Die Whistleblower-Hotline unterstützt die Unternehmensleitung dabei, überhaupt erst einmal vom nicht gesetzeskonformen Verhalten ihrer Mitarbeiter zu erfahren. Das ist umso wichtiger, als bei Bekanntwerden nicht nur der betreffende Mitarbeiter zur Verantwortung gezogen wird. Auch die Geschäftsführung haftet selbst dann, wenn sie von den Verstößen zuvor keine Kenntnis hatte.

Ziele der Hotline sind demnach, Verstöße gegen die Compliance aufzuklären und künftig zu verhindern sowie die Risiken der Geschäftsleitung zu minimieren, für dieses Verhalten zu haften.

Gibt es Regeln für die Einrichtung einer Whistleblower-Hotline?

In Deutschland gibt es keine Gesetze, die die Gestaltung der Hotline festlegen. Für ihre Einführung spricht aus rechtlicher Sicht aber das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (§ 130). Das besagt: „Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre.“ Die Ordnungswidrigkeit kann mit Geldbußen bis zu einer Million Euro geahndet werden.

Außerdem unterliegen Tochtergesellschaften US-amerikanischer Unternehmen dem  Sarbanas-Oxley-Act. Sie müssen eine Whistleblower-Hotline einrichten.

Auf jeden Fall sind bei der Einführung die entsprechenden Regelungen  aus dem Datenschutz und dem Arbeitsrecht zu beachten. Außerdem muss das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates berücksichtigt werden.

Bestandteil der internen Compliance-Richtlinien

Um ein Zeichen für gesetzeskonformes Verhalten im Unternehmen zu setzen, ist es wichtig, die Regelungen über eine Whistleblower-Hotline in die internen Compliance-Richtlinien aufzunehmen. Dort kann ein Unternehmen festlegen, was Mitarbeiter bei der Entdeckung von Regelverstößen tun können.

Ob sie ihre Hinweise anonym geben dürfen oder nicht, ist derweil umstritten. Um Denunzierungen zu vermeiden, ist eine namentliche Nennung des Tippgebers sinnvoll. Sie verringert aber möglicherweise die Bereitschaft, die Whistleblower-Hotline zu nutzen. Auf jeden Fall sollten Unternehmen dem Hinweisgeber größtmögliche Vertraulichkeit zusichern, wenn er seinen Namen nennt.

Arbeitsrechtlich ist das Whistleblowing nicht unkritisch. Aufgrund der Treue- und Loyalitätspflichten nach § 241 BGB ist der Arbeitnehmer verpflichtet, Rücksicht auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Arbeitgebers zu nehmen. Aufgrund fehlender Regelungen muss in Zweifelsfällen auf die allgemeinen Kündigungsgrundsätze zurückgegriffen werden. Das bedeutet, dass ggf. eine Abwägung stattfindet, ob eine Meldung noch als angemessen und verhältnismäßig gilt. Diese Frage stellt sich vor allem bei Fällen, in denen der Arbeitnehmer die Öffentlichkeit über mögliche Missstände beim Arbeitgeber informiert.

Praktische Umsetzung

Whistleblower-Hotlines können sowohl mit internen als auch mit externen Kontaktpersonen besetzt werden. Extern kommen beispielsweise Rechtsanwälte infrage: Sie unterliegen der Schweigepflicht und können die Meldungen unmittelbar auf ihre rechtliche Relevanz hin beurteilen.

Bundesdatenschutzgesetz

Neufassung Bundesdatenschutzgesetz BDSG

Neues vom Bundesdatenschutzgesetz: Es wurde durch das “Gesetz zur Anpassung des Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 (Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU – DSAnpUG-EU)” neu gefasst. Die Änderung tritt zum 25. Mai  2018 in Kraft. Bis dahin gilt noch die jetzige Fassung.

Grund für die Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sind die Vorgaben der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L EU L 119 vom 4.5.2016,S. 1). Ziel der Verordnung (EU) 2016/679 ist ein gleichwertiges Schutzniveau für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bei der Verarbeitung von Daten in allen Mitgliedstaaten. Diese EU-Verordnung ist direkt anwendbar und bedarf prinzipiell keiner Umsetzung. Dennoch enthält die EU-Verordnung darüber hinaus Regelungsaufträge an die Mitgliedstaaten, die in nationales Recht umzusetzen sind. Dies geschieht durch die Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes.

Bundesdatenschutzgesetz betrifft auch Unternehmen

Das BDSG gilt auch für nichtöffentliche Stellen wie natürliche und juristische Personen, Gesellschaften und andere Personenvereinigung des privaten Rechts (§ 3 Abs. 4 Satz 1). Dabei geht es um die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen, es sei denn, die Verarbeitung durch natürliche Personen erfolgt zu Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten.

Auf nichtöffentliche Stellen findet das Gesetz auf Datenverarbeitung im Inland Anwendung (§ 1 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1). § 1 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 bestimmt, dass die Vorschriften des BDSG nur dann zur Anwendung kommen, wenn eine Datenverarbeitung durch eine in Deutschland ansässige Niederlassung vorliegt.

  • §22 Absatz 1 legt fest, unter welchen Voraussetzungen die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur Identifizierung, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) ausnahmsweise zulässig ist. Danach ist die Verarbeitung bei nicht nichtöffentlichen Stellen zulässig, wenn sie
  • erforderlich ist, um die aus dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte auszuüben und den diesbezüglichen Pflichten nachzukommen,
  • zum Zweck der Gesundheitsvorsorge,
  • für die Beurteildung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten,
  • für die medizinische Diagnostik
  • die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich
  • für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- und Sozialbereich oder aufgrund eines Vertrages (Behandlungsvertrag) der betroffenen Person mit einem Angehörigen eines Gesundheitsberufs erforderlich ist und diese Daten von ärztlichem Personal oderdurch sonstige Personen, die einer entsprechenden Geheimhaltungspflicht unterliegen, oder unter deren Verantwortung verarbeitet werden.

Der Begriff der Gesundheitsvorsorge beinhaltet dabei auch die arbeitsmedizinische Vorsorge.

Zur Wahrung der Grundrechte und Interessen der betroffenen Person enthält § 22 Abs. 2 eine Auflistung von angemessene und spezifische Maßnahmen wie beispielsweise die Pseudonymisierung personenbezogener Daten, die Sensibilisierung der an Verarbeitungsvorgängen Beteiligten und die Verschlüsselung.

  • §26 (Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses) Abs. 1 regelt – wie bisher § 32 Abs. 1 BDSG als Fassung –, zu welchen Zwecken und unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten vor, im und nach dem Beschäftigungsverhältnis verarbeitet werden dürfen, wenn dies zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Von § 26 Abs. 1 Satz 1 wird auch die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck des Beschäftigungsverhältnisses umfasst, wenn dies zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus Gesetz oder Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
  • §26 Abs. 1 Satz 2 benennt die Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten zur Aufdeckung von Straftaten, die im Beschäftigungsverhältnis begangen worden sind.
  • 26 Abs. 2 trägt der Besonderheit des Beschäftigungsverhältnisses als Abhängigkeitsverhältnis und der daraus resultierenden Situation der Beschäftigten Rechnung und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Grundlage einer Einwilligung. Als formelle Voraussetzung einer Einwilligung ist grundsätzlich die Schriftform angeordnet, um die informationelle Selbstbestimmung der betroffenen Beschäftigten abzusichern. Darüber hinaus hat der Arbeitgeber den Beschäftigten über den Zweck der Datenverarbeitung schriftlich aufzuklären.

Nach § 26 Abs. 3 ist eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zu Beschäftigungszwecken zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses kann auch die Verarbeitung von Daten zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit einschließen. Die Einwilligung des betroffenen Beschäftigten muss sich auf die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten beziehen.

  • §26 Abs. 4 bestimmt, dass die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten aufgrund von Kollektivvereinbarungen zulässig ist. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Dienstvereinbarungen können weiterhin die Rechtsgrundlage für Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz bilden. Dabei haben die Verhandlungspartner Artikel 88 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2016/679 zu beachten.

Nach § 26 Abs. 5 muss der Verantwortliche geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Grundrechte und Interessen des Beschäftigten vorsehen. Beispielsweise muss bei der Datenverarbeitung sichergestellt sein, dass sie auf rechtmäßige Weise, nach Treu und Glauben und in einer für den Beschäftigten nachvollziehbaren Weise erfolgt. Die Daten werden in einer Form gespeichert, die die Identifizierung des Beschäftigten nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Der Verantwortliche stellt sicher, dass die Verarbeitung in einer Weise erfolgt, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich des Schutzes vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung. Er trifft sowohl zum Zeitpunkt der Festlegung der Mittel für die Verarbeitung als auch zum Zeitpunkt der eigentlichen Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf ausgelegt sind, die Datenschutzgrundsätze wie etwa die Datenminimierung wirksam umzusetzen. Der Verantwortliche unternimmt Schritte um sicherzustellen, dass ihm unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur aufgrund seiner Anweisung verarbeiten, es sei denn, diese sind rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet.

  • §26 Abs. 6 entspricht dem § 32 Absatz 3 BDSG a. F. und stellt klar, dass die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten unberührt bleiben.

Nach § 26 Abs. 7 sind zuvor aufgeführten Kriterien (§ 26 Abs. 1 bis 6) gelten im Beschäftigungsverhältnis auch, wenn personenbezogene Daten, einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten, von Beschäftigten verarbeite werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.

  • §26 Abs. 8 definiert den Begriff „Beschäftigte“ i.S.d. BDSG und entspricht weitestgehend § 3 Abs. 11 BDSG alte Fassung.
  • §31 (Schutz des Wirtschaftsverkehrs bei Scoring und Bonitätsauskünften) regelt die Verwendung eines Wahrscheinlichkeitswerts über ein bestimmtes zukünftiges Verhalten einer natürlichen Person zum Zweck der Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses mit dieser Person (Scoring) und enthält die Zulässigkeitsvoraussetzungen. Scoringverfahren und Kreditinformationssysteme mit der Einmeldung von Positiv- und Negativdaten, die z. B. durch Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsunternehmen, Zahlungsinstitute, Telekommunikations-, Handels-, Energieversorgungs- und Versicherungsunternehmen oder Leasinggesellschaften erfolgt, bleiben prinzipiell weiter zulässig.

Die §§ 32 bis 39 regeln die Rechte der betroffenen Person.

Wie bisher auch besteht für nichtöffentliche Stellen die Pflicht zu Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (§ 38), wenn sie in der Regel mindestens zehn Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

SAT-Handlungsempfehlung: Betriebsvereinbarungen überprüfen

Neben dem neuen Bundesdatenschutzgesetz ist auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/6479) zu beachten und anzuwenden. Die Umsetzung der Forderungen muss bis zum 25. Mai 2018 erfolgen.

Bestehende Betriebsvereinbarungen sollten überprüft werden, ob sie mit dem neuen Datenschutzrecht kompatibel sind. Gegebenenfalls ist eine Überarbeitung und Anpassung an das neue Recht erforderlich. Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und sonstige Kollektivvereinbarungen in Bezug auf Mitarbeiterdatenverarbeitung haben dabei den Anforderungen von Art. 88 Abs. 2 der EU-Datenschutz-Grundverordnung zu genügen. Betriebsvereinbarungen bleiben ebenso wie Einwilligungen Mittel zur rechtskonformen Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Einwilligungen sollten dabei die Vorgaben des § 26 Abs. 2 BDSG einhalten, bestehende Einwilligungen überprüft werden, ob sie den Anforderungen genügen.

Für die Verarbeitung sensibler Daten wie Krankheits- oder Religionsdaten von Mitarbeitern müssen gesonderte Schutzmaßnahmen (z.B. Pseudonymisierung oder Verschlüsselung) ergriffen werden.

Lean Compliance

Lean Compliance – kein Widerspruch durch unternehmensindividuelle Lösungen

Lean Compliance – ein Widerspruch in sich? Häufig werden Compliance-Strukturen noch als notwendiges Übel angesehen. Doch hier verhält es sich ähnlich wie bei dem Bonmot „Wem Gesundheitsvorsorge zu teuer ist, kann es ja mal mit Krankheit versuchen!“

Wer Regelkenntnis und -befolgung also gar nicht oder nur lax in seinem Unternehmen umsetzt, kann schnell in schwierige bis hin zu unternehmensgefährdende Situationen kommen. Die Folgen bei Nichtbeachtung von Regeln können aktuell gerade eindrucksvoll in der Automobilindustrie oder Kartellverfahren der vergangenen Jahre beobachtet werden. So stellt sich nicht mehr die Frage, ob man Compliance-Strukturen umsetzt, sondern wie diese im Sinne von Effizienz und Kosten am besten in die Unternehmensprozesse integriert werden können. Hierfür bietet die Philosophie des Lean Management sehr gute Ansätze.

Lean Management: ganzheitlich und individuell

Lean steht für Vermeidung von Verschwendung und auf wertschöpfende, am Kundeninteresse ausgerichtete Unternehmensprozesse. Compliance-Strukturen sollen ganzheitlich die Regelkenntnis und -befolgung in Unternehmen sicherstellen, Mitarbeiter vor Fehlverhalten und Unfällen bewahren, Führungskräften dabei helfen, Organisationverschulden zu vermeiden.

Dies funktioniert nur mit einem von Beginn an ganzheitlich und individuell auf ein Unternehmen zugeschnittenes Compliance Management System, das den Mitarbeitern ohne großen Zusatzaufwand Transparenz und Klarheit hinsichtlich der Regelkenntnis bietet, damit sie ihre Tätigkeiten regelkonform verrichtet können. Auch umfasst ein Compliance Management System ausnahmslos alle Unternehmensbereiche und Sachgebiete. Denn häufig hört man noch die Meinung, dass Compliance sich nur auf Themen wie Betrug, Untreue, Korruption bezieht. Fehlverhalten mit anschließenden Sanktionen kommt aber mit  Abstand am häufigsten im Umwelt- und Arbeitsschutz vor.

Compliance darf die Unternehmenspraxis nicht lähmen

Eines ist vielen Unternehmern heutzutage bewusst, unabhängig von Branche oder Größe: Halten sie sich nicht an Gesetze, Regeln und Vorschriften, laufen sie Gefahr, erhebliche Reputations- und Imageverluste zu erleiden und infolge signifikante Marktanteile zu verlieren bis hin zu unternehmensgefährdenden Ergebniseinbußen. Die rechtlichen Konsequenzen einer Non-Compliance sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

In der Praxis aber ist die Umsetzung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien im Unternehmensalltag äußerst komplex. Compliance-Anforderungen und alle Unternehmensprozesse müssen deshalb miteinander in Einklang gebracht werden, sollen sie sich nicht gegenseitig blockieren. Konkret heißt das: Sämtliche Regularien, denen ein Unternehmen unterliegt, müssen individuell und möglichst förderlich in die Wertschöpfung integriert werden. Vorschriften und Formulare dürfen Entwicklungen nicht verlangsamen. Nur so gelangt eine Organisation mit Lean Compliance zu klaren und nachvollziehbaren Abläufen und Resultaten.

Mit Lean Compliance zu Qualität und Effizienz

Wie beim ursprünglichen Konzept des Lean Managements stehen auch bei der Lean Compliance Effizienz, Kostenbewusstsein und Qualität im Fokus. Die notwendigen Compliance-unterstützenden Aktivitäten können hierbei ohne allzu großen Aufwand in die eigentlichen Unternehmensprozesse und ihre Dokumentation integriert werden. So unterstützen sie auch und vor allem das Beauftragtenwesen effizient und rechtssicher.

Hierbei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

  1. Mit einem kurzen Audit, dem sogenannten „Quick-Check“, wird im Unternehmen eine Lückenanalyse durchgeführt, um zu prüfen, wo es Handlungsfelder gibt, die nach einer Bearbeitung einen ausreichenden Soll-Zustand für ein Compliance-System ergeben. Als Leitlinie für den Soll-Zustand kann z.B. der vom TÜV Rheinland entwickelte Standard für Compliance Management Systeme (TR CMS 101:2011) dienen.
  2. Ganzheitliches und unternehmensindividuelles Gesetzes- und Vorschriftenkataster: Wer Regeln befolgen möchte, sollte sie kennen. Eine Binsenwahrheit, aber nach wie vor gibt es in vielen Unternehmen keinen ganzheitlichen und strukturierten Überblick, welche Gesetze, Vorschriften und Regel zu befolgen sind. So ein Kataster kann ideal als Aufsetzpunkt für eine sach- und arbeitsplatzbezogene Transparenz und Vermittlung der einzuhaltenden Regeln dienen.
  3. Einflechtung der regelbasierten Vorgaben in die vorhandenen Unternehmensprozesse, wo nötig bis auf Tätigkeitsebene, z.B. als zusätzliche Prozessebene mit Darstellung und bei Bedarf mit schneller Verfügbarkeit der notwendigen Regeln. Hierbei wird streng auf die Vermeidung unnötiger Schritte und Aktivitäten geachtet, möglichst die unterstützende Rolle von Regeln zur Steigerung der Wertschöpfung bzw. Kundenorientierung herausgearbeitet, Informationsfluss und Schnittstellenmanagement optimiert
  4. Unterstützung durch eine einfache, IT-gestützte Organisationsplattform, entweder durch Integration in das bestehende System oder Verwendung z.B. durch eine ausgereifte, web-gestützte Plattform wie das „EcoWebDesk“

Fazit: pro Lean Management

Compliance-Strukturen müssen kein kostenerzeugender Ballast sein. Durch geschickte Einflechtung der notwendigen Compliance-Aktivitäten in die Unternehmensprozesse auf Basis der LEAN-Philosophie, Regeltransparenz auf Basis eines ganzheitlichen und professionell gestalteten Gesetzes- und Vorschriftenkatasters sowie ein modernes IT-Management der Compliance-Aktivitäten lässt sich Compliance in ein integriertes Managementsystems sehr zum Unternehmensvorteil einbringen. Denn regelkonform erzeugte Produkte und Dienstleistungen sind in der komplexen Angebotswelt der heutigen Zeit auch ein Wert an sich.

Bundesdatenschutzgesetz

Auf einen Blick: Neufassung des Bundesdatenschutzgesetz

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurde durch das “Gesetz zur Anpassung des Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 (Datenschutz-, Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU – DSAnpUG-EU)” neu gefasst.

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Genehmigungskataster

Genehmigungskataster: Alle wichtigen Dokumente und Fristen auf einen Blick

Haben Sie alle Genehmigungen und Nebenbestimmungen für den rechtskonformen Betrieb Ihrer Anlagen und Prozesse im Blick und auf dem aktuellen Stand? Im Zuge der Compliance Ihres Unternehmens empfehlen wir, dass Sie ein Genehmigungskataster etablieren.

Damit stellen Sie sicher, dass alle Bestimmungen umgesetzt, fristgerecht eingehalten und ständig kontrolliert werden können.

Grundlage für ein Genehmigungskataster: Bestandsaufnahme

Ein Genehmigungskataster sollte fester Bestandteil jedes Compliance Management Systems in einem Unternehmen sein. Voraussetzung, um es inhaltlich sinnvoll und vollständig füllen zu können, ist zunächst die Bestandsaufnahme in Ihrem Betrieb: Welche behördlichen Genehmigungen brauchen Sie überhaupt für Ihre Anlagen? Gibt es international Unterschiede, wie müssen Sie auf länderspezifische Regularien reagieren? Diese Bestandsaufnahme können die unternehmensinternen Compliance-Beauftragten durchführen. Sie kann aber auch an externe Experten vergeben werden, um personelle Unternehmensressourcen zu sparen und sich weitergehendes Know-how zu sichern.

Kontinuierliche Kontrolle durch vollständige Unterlagen

Haben Sie die Grundlagen mit einem Überblick über alle notwendigen Genehmigungen geschaffen, bietet es sich aus unserer Erfahrung an, das Genehmigungskataster so anzulegen, dass es alle wichtigen Unterlagen und Dokumente enthält. So lässt es sich jederzeit zentral überwachen.

Vorschlag für ein Kataster:

  • Standort / Betrieb
  • Anlage / Prozess
  • Rechtsgrundlage
  • Titel Bescheid
  • Aktenzeichen
  • Datum
  • Titel Nebenstimmung
  • Aufgabe/Pflicht aus Nebenbestimmung

Durch das Genehmigungskataster erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Genehmigungen inklusive aller Nebenbestimmungen für Ihr Unternehmen. Hier sind also sämtliche Bewilligungen, Erlaubnisse und Bescheide in einem System erfasst. Es ermöglicht die permanente Kontrolle, erfordert aber auch die kontinuierliche Pflege.

Lästig, aber wichtig

Den Überblick über Genehmigungen und vor allem den damit verbundenen Nebenstimmungen zu behalten, gehört in den meisten Unternehmen allerdings nicht zu den beliebtesten Aufgaben und in den seltensten Fällen zum Kerngeschäft. Es raubt – obwohl existenziell wichtig – Zeit. Allerdings verhindert es oftmals weitaus größere Schäden: Werden Ihre Anlagen von den Behörden stillgelegt, weil Ihnen die entsprechende Genehmigung fehlt, haben Sie nicht nur Verluste durch den Produktionsausfall. Schlimmstenfalls können Sie Liefertermine nicht einhalten und leiden langfristig unter dem damit einhergehenden Vertrauensverlust Ihrer Geschäftspartner.

Ein Genehmigungskataster ist deshalb eine wichtige Investition, um Ihr Unternehmen im Sinne der Compliance dauerhaft regelkonform aufzustellen.

ISO 19600

ISO 19600 – Vorteile für Ihr Unternehmen

In unserem aktuellen Blog-Beitrag widmen wir uns der ISO 19600 und ihren Vorteilen für Ihr Unternehmen. Mit Hilfe dieser internationalen  Norm erhalten Unternehmen jeglicher Branche und Größe sowohl Empfehlungen wie auch praktische Hinweise, wie ein wirksames Compliance-Management System wirksam und organisationsspezifisch umgesetzt werden kann.

Hierdurch wird die Grundlage geschaffen, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter im Sinne ihres Compliance Management Systems regelkonform verhalten. Vor allem für grenzüberschreitend tätige Firmen bietet die international gültige ISO 19600 ein zuverlässig anwendbares System, damit die Organisation auch im Ausland regelkonform aufgestellt ist: Mehr als 160 Staaten weltweit tragen die Norm mit. Als Grundlage aber trägt sie insbesondere dazu bei, dass die Empfehlungen für ein Compliance Management System je nach Kontext, Art und Komplexität der Tätigkeiten einer Organisation praktikabel und umsetzbar sind.

ISO 19600: kein Zertifizierungsstandard

Die ISO 19600 ist kein Zertifizierungsstandard. Sollte sich ein Unternehmen entschließen, eine Zertifizierung vornehmen zu wollen, kann hierfür der TR CMS 101:2015 des TÜV Rheinland empfohlen werden. Dieser Standard ist sehr eng an die ISO 19600 angelehnt und beinhaltet alle Grundelemente für die Feststellung eines überprüfbaren und nachweisbaren Compliance Management Systems. Vorteil einer Zertifizierung: Ein zertifiziertes Unternehmen, bekennt sich nachweislich zur gesetzeskonformen Tätigkeit in allen Bereichen. Die extern überprüfte und dafür notwendige Transparenz schafft Vertrauen bei den Geschäftspartnern und bildet damit die Grundlage für einen langfristigen Unternehmenserfolg.

Anforderungen an Compliance Management System

Die ISO 19600 respektive die TR CMS 101:2015 beschreibt ausführlich, wie das unternehmensindividuelle Compliance Management System aufgestellt sein muss, um internationalen Rechtsnormen zu genügen. Dabei entwickelt die Norm Empfehlungen, wie ein Unternehmen sie in Abhängigkeit zum Beispiel von seiner Größe und seiner Geschäftstätigkeit optimal umsetzen kann.

Analyse der Rechtslage und Gesetzeskataster

Basis aller organisatorischen Maßnahmen im Sinne der Compliance ist dabei die Frage, welche rechtlichen Regelungen für das einzelne Unternehmen national und international relevant sind. Diese Analyse der Rechtsanlage muss individuell für die Organisation in Abhängigkeit von seiner Tätigkeit geschehen, auf ihrer Grundlage entwickelt ein Unternehmen sein konkretes Compliance Management System. Die Ingenieur- und Organisationsberatung SAT stellt zu diesem Zweck beispielsweise ein unternehmensindividuelles und ganzheitliches Gesetzes- und Regelwerkkataster zur Verfügung, bei dem alle relevanten Vorschriften identifiziert und Änderungen regelmäßig recherchiert, bewertet und ggf. mit notwendigen Maßnahmen versehen dem Unternehmen mitgeteilt werden.

Bekenntnis zur Compliance durch die Führung

Die ISO 19600 weist der Unternehmensführung im Rahmen des Compliance Management Systems eine besondere Rolle zu: Sie entscheidet darüber, ob die Organisation sich regelkonform aufstellt, definiert Ziele und gibt entsprechende personelle Ressourcen für die Entwicklung, Einrichtung und Implementierung des CMS im Unternehmen frei. Stehen die Führungskräfte nicht hinter der 100prozentigen Gesetzeskonformität ihres Handelns, ist den Mitarbeitern deren Einhaltung kaum glaubhaft zu vermitteln. Außerdem sind die Führungskräfte dafür verantwortlich, interne Regeln wie Handlungsvorschriften, Prozessdefinitionen oder Kodizes aufzustellen und mit den externen Gesetzen und Vorschriften in ein Compliance Management System einfließen zu lassen. Die Kombination interner und externer Regelwerke trägt langfristig dazu bei, die Gefahr der Gesetzesverstöße und daraus resultierender strafrechtlicher Konsequenzen deutlich zu reduzieren.

Schulung der Mitarbeiter

Ein Compliance Management System darf indes nicht nur auf dem Papier existieren, sondern muss Einzug in den praktischen Alltag der Mitarbeiter auf allen Ebenen halten. Dazu müssen sie informiert, trainiert und mit ihnen kommuniziert werden. ISO 19600 empfiehlt deshalb regelmäßige Schulungen, die den Mitarbeitern das rechtliche Umfeld in ihrem Arbeitsgebiet verdeutlichen und dazu beitragen, dass sie sich gesetzeskonform verhalten. Durch den ständigen Dialog mit der Führungsebene über diese Themen soll sich die Unternehmenskultur im Hinblick auf Compliance nachhaltig ändern.

Umsetzungskontrolle im Compliance Management System

Ob die im Rahmen des Compliance Management Systems geschaffenen Abläufe und Strukturen tatsächlich im Alltag eingehalten werden, bedarf der regelmäßigen Kontrolle. Stichproben im Rahmen eines regelmäßigen Monitorings tragen laut ISO 19600 ebenso bei wie interne Audits. Vor allem aber bedarf es der ständigen Überwachung der Gesetzeslage zum Beispiel mit Hilfe des genannten SAT-Gesetzeskatasters. Damit lässt sich das Ergebnis der anfänglichen Risikoanalyse regelmäßig aktualisieren und zeitnah auf rechtliche Veränderungen reagieren.

Vertrauen schaffen durch Zertifizierung

Ist ein Compliance Management System von unabhängiger Stelle nach dem TR CMS 101:2015 zertifiziert, ist dies auch ein Signal an die nationalen und internationalen Geschäftspartner: Das Unternehmen arbeitet gesetzeskonform, transparent und zuverlässig.

Gewerbeabfallverordnung

Auf einen Blick: Neue Fassung der Gewerbeabfallverordnung

Wichtige, aktuelle Veränderungen bei Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen stellen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen in unserem Compliance-Blog vor. Heute: Die grundlegende Ausrichtung der Gewerbeabfallverordnung musste geändert werden (BGBl. Nr. 22 vom 21.04.2017 S. 896). Die neue Fassung tritt am 1. August 2017 in Kraft. Überprüfen Sie anhand des Gesetzeskatasters schnell und einfach, ob Ihr Unternehmen betroffen ist.

Gemischte Gewerbeabfälle gelangen vielfach entgegen der Vorrangregelung der Abfallhierarchie und an vorhandenen Gewerbeabfallsortieranlagen vorbei direkt in die energetische Verwertung. Die Praxis zeigt, dass es aufwändig und kostenintensiv ist, möglichst sortenreine wertstoffhaltige Abfälle für einen Recyclingprozess zu generieren, wenn diese in Gemischen anfallen. Die getrennte Erfassung von Abfällen dagegen führt genau zu solchen weitgehend sortenreinen Abfallfraktionen und ist daher gegenüber der Erfassung von Abfallgemischen mit nachträglicher Sortierung die bevorzugte Handlungsoption. Dies gilt für gemischte gewerbliche Siedlungsabfälle ebenso wie für gemischte Bau- und Abbruchabfälle.

Anwendungsbereich

Die Gewerbeabfallverordnung gilt für die Bewirtschaftung, insbesondere die Erfassung, die Vorbehandlung, die Vorbereitung zur Wiederverwendung, das Recycling und die sonstige Verwertung

  1. gewerblicher Siedlungsabfällen und
  2. bestimmter Bau- und Abbruchabfällen.

Die Gewerbeabfallverordnung gilt für Erzeuger und Besitzer der vorgenannten Abfälle sowie für die Betreiber der Vorbehandlungs- und Aufbereitungsanlagen.

Gewerbliche Siedlungsabfälle sind Siedlungsabfälle aus anderen Herkunftsbereichen als privaten Haushaltungen. Siedlungsabfälle sind in Kapitel 20 der Anlage der Abfallverzeichnisverordnung (AVV) aufgelistet. Zu den gewerblichen Siedlungsabfällen zählen aber auch weitere gewerbliche und industrielle Abfälle, die nicht in Kapitel 20 der Anlage der Abfallverzeichnis-Verordnung enthalten sind, die aber nach Art, Schadstoffgehalt und Reaktionsverhalten wie Siedlungsabfälle entsorgt werden können. Diese Abfälle können nach getrennter Sammlung recycelt oder energetisch verwertet werden.

Bau- und Abbruchabfälle sind die bei Bau- und Abbruch anfallenden mineralischen und weiteren nicht mineralischen Abfälle, die in Kapitel 17 der Anlage der Abfallverzeichnisverordnung (AVV) aufgelistet sind, mit Ausnahme von Bodenaushub (Abfallgruppe 17 05).

§ 3 regelte die getrennte Sammlung, Vorbereitung zur Wiederverwendung und das Recycling von gewerblichen Siedlungsabfällen. In Umsetzung der fünfstufigen Abfallhierarchie des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG) enthält  § 3 nunmehr eine stringente Verpflichtung zur getrennten Sammlung bestimmter gewerblicher Siedlungsabfälle und deren vorrangige Zuführung zur Vorbereitung zur Wiederverwendung oder zum Recycling und zwar wie folgt:

  1. Papier, Pappe und Karton mit Ausnahme von Hygienepapier,
  2. Glas,
  3. Kunststoffe,
  4. Metalle,
  5. Holz,
  6. Textilien,
  7. Bioabfälle
  8. Weiter Abfallfraktionen.

Das Vermischungsverbot von gefährlichen Abfällen bleibt bestehen.

Die Verpflichtung zur getrennten Sammlung entfällt nur, soweit die getrennte Sammlung der jeweiligen Abfallfraktion technisch nicht möglich oder wirtschaftlich nicht zumutbar ist.

Technisch nicht möglich ist die getrennte Sammlung insbesondere dann, wenn für eine Aufstellung der Abfallbehälter für die getrennte Sammlung nicht genug Platz zur Verfügung steht oder die Abfallbehälter an öffentlich zugänglichen Abfallstellen von einer Vielzahl von Erzeugern befüllt werden und die getrennte Sammlung aus diesem Grund durch den Besitzer nicht gewährleistet werden kann.

Wirtschaftliche Unzumutbarkeit liegt vor, wenn die Kosten für die getrennte Sammlung, insbesondere auf Grund einer sehr geringen Menge der jeweiligen Abfallfraktion, außer Verhältnis zu den Kosten für eine gemischte Sammlung und eine anschließende Vorbehandlung stehen.

§ 3 Abs. 3 bestimmt die jeweiligen Dokumentationspflichten für die Erzeuger und Besitzer von

gewerblichen Siedlungsabfällen näher. Sie sind unabhängig von den Nachweis- und Registerpflichten des §§ 49 und 50 KrWG, die nur für Erzeuger und Besitzer von gefährlichen Abfällen gelten. Die Dokumentation ist wie folgt vorzunehmen:

  1. für die getrennte Sammlung durch Lagepläne, Lichtbilder, Praxisbelege, wie Liefer- oder Wiegeschein oder ähnliche Dokumente (das Wahlrecht liegt beim Erzeuger und Besitzer)
  2. für die Zuführung der getrennt gesammelten Abfälle zur Vorbereitung zur Wiederverwendung oder zum Recycling durch eine Erklärung desjenigen, der die Abfälle übernimmt, wobei die Erklärung dessen Namen und Anschrift sowie die Masse und den beabsichtigten Verbleib des Abfalls zu enthalten hat, und
  3. für das Abweichen von der Pflicht zur getrennten Sammlung durch eine Darlegung der technischen Unmöglichkeit oder der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit.

Die Pflichten zur Vorbehandlung von gewerblichen Siedlungsabfällen (§ 4) sind neu. Es werden die Anforderungen an Erzeuger und Besitzer hinsichtlich der Vorbehandlung von gemischten gewerblichen Siedlungsabfällen geregelt. Erzeuger und Besitzer sind verpflichtet gemischte gewerbliche Siedlungsabfälle unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) einer Vorbehandlungsanlage zuzuführen. Die unverzügliche Zuführung ist auch dann noch erfüllt, wenn sie über eine genehmigte Umschlaganlage oder Zwischenlager erfolgt.

Eine unmittelbare Zuführung zu einer energetischen Verwertung, die nach der bislang geltenden Gewerbeabfallverordnung als gleichrangige Alternative zulässig war, wird zur Ausnahme und ist nur noch unter den Voraussetzungen der fehlenden technischen Möglichkeit oder wirtschaftlichen Zumutbarkeit zulässig (§ 4 Abs. 3). Bei der Zuführung zur energetischen Verwertung dürfen Gemische Bioabfälle, Glas, Metalle und mineralische Abfälle nur enthalten, soweit sie die Verwertung nicht beeinträchtigten oder verhindert (§ 4 Abs. 4).

§ 4 Abs. 2 stellt sicher, dass Erzeuger und Besitzer von Gemischen diese nur Vorbehandlungsanlagen zuführen, die eine qualitativ hochwertige Behandlung sicherstellen. Dafür haben sich Erzeuger und Besitzer bei der erstmaligen Übergabe der Gemische von dem Betreiber der Vorbehandlungsanlage in Textform bestätigen zu lassen, dass die Anlage die Anforderungen nach § 6 Abs. 1 und 3 (Anforderungen an Vorbehandlungsanlagen) erfüllt.

§ 4 Abs. 5 bestimmt die Dokumentationspflichten für die Erzeuger und Besitzer von gemischten gewerblichen Siedlungsabfällen näher. Die Darlegungs- und Beweislast für die Erfüllung der Pflicht zur Zuführung der Gemische zu einer Vorbehandlungsanlage oder dem Abweichen davon nach § 4 Abs. 3 i.V.m. § 4 Abs. 4 liegt ausschließlich beim Erzeuger und Besitzer der Abfälle. Die Dokumentation ist obligatorisch und muss grundsätzlich immer vorgehalten werden. Vorgaben des „Wie“ werden in der Verordnung nicht gemacht. § 4 Abs. 5 Satz 2 nennt nur Beispiele für Dokumentationsmöglichkeiten. So können zur Dokumentation der wirtschaftlichen Unzumutbarkeit Angebote von Sortieranlagen und sonstigen Verwertungsanlagen herangezogen werden. Die Dokumentation ist nur auf Verlangen der Behörde vorzulegen.

§ 7 regelt die Überlassung von gewerblichen Siedlungsabfällen, die nicht verwertet werden können. Diese sind dem zuständigen öffentlich-rechtlichen Entsorgungsträger nach Maßgabe des KrWG zu überlassen. Diese Vorgabe entspricht im Wesentlichen der bisherigen Gewerbeabfallverordnung.

§§ 8 und 9 regeln die getrennte Sammlung und Entsorgung von Bau- und Abbruchabfällen. Betroffen sind Neubau-, Renovierungs-, Sanierungs- und Abbruchmaßnahmen. Gegenüber der bisherigen Vorschrift wird die Getrenntsammlungspflicht stringenter gefasst, indem die weitgehende Parallelität von getrennter und gemischter Erfassung aufgegeben und ein echtes Regel-Ausnahme-Verhältnis statuiert wird. Erstmals einbezogen wird der selektive Rückbau als Mittel zur Förderung eines hochwertigen Recyclings.

Folgende Abfallfraktionen sind getrennt zu sammeln, zu befördern, der Vorbereitung zur Wiederverwendung oder dem Recycling zuzuführen:

  1. Glas
  2. Kunststoff
  3. Metalle, einschließlich Legierungen,
  4. Holz,
  5. Dämmmaterial,
  6. Bitumengemische,
  7. Baustoffe auf Gipsbasis,
  8. Beton,
  9. Ziegel,
  10. Fliesen und Keramik.

Holz, Dämmmaterial, Bitumengemische (finden sich z.B. in Abdichtungen, Estrich, Dachpappe, Trag-, Binde- und Deckschichten für Wege- und Straßenbau etc.) und Baustoffe auf Gipsbasis sind gegenüber dem bisher geltenden Recht neu hinzugekommen. Auch bei den Bau- und Abbruchabfällen besteht ein Vermischungsverbot für gefährliche Abfälle. Ebenso besteht bei den Bau- und Abbruchabfällen eine Ausnahme zur Verpflichtung der getrennten Sammlung, soweit dies technisch nicht möglich oder wirtschaftlich nicht zumutbar ist. Auch bei Bau- und Abbruchabfälle bestehen Dokumentationspflichten (§ 8 Abs. 3). Insoweit wird auf die obigen Ausführungen zu § 3 Abs. 3 verwiesen.

Gemische, die überwiegend Kunststoffe, Metalle, einschließlich Legierungen, oder Holz enthalten, sind unverzüglich einer Vorbehandlungsanlage zuzuführen. In diesen Gemischen dürfen Beton, Ziegel, Fliesen und Keramik nur enthalten sein, soweit sie die Vorbehandlung nicht beeinträchtigen oder verhindern. Gemische, die überwiegend Beton, Ziegel, Fliesen oder Keramik enthalten, sind unverzüglich Aufbereitungsanlagen zuzuführen.

Glas, Dämmmaterial, Bitumengemische und Baustoffe auf Gipsbasis dürfen nur enthalten sein, soweit sie die Vorbehandlung oder Aufbereitung nicht beeinträchtigen oder verhindern.

§ 9 Abs. 2 formuliert entsprechend der Parallelvorschrift des § 4 Absatz 2 eine Bestätigungspflicht für Aufbereitungsanlagen. Zu bestätigen ist die Herstellung von „definierten Gesteinskörnungen“.

Gemischte Bau- und Abbruchabfälle (Abfallschlüssel 17 09 04) sind unverzüglich entweder einer Vorbehandlungs- oder einer Aufbereitungsanlagen zuzuführen (§ 9 Abs. 2). Diese Pflicht entfällt auch hier nur dann, soweit die Behandlung der Gemische in einer Vorbehandlungs- oder Aufbereitungsanlage technisch nicht möglich oder wirtschaftlich nicht zumutbar ist (§ 9 Abs. 4). In diesem Fall sind die Gemische von anderen Abfällen getrennt zu halten und unverzüglich vorrangig einer ordnungsgemäßen, schadlosen und hochwertigen sonstigen Verwertung zuzuführen § 9 Abs. 5). Auch insoweit besteht eine Dokumentationspflicht entsprechend der Vorgaben des § 4 Abs. 5. Auf die Ausführungen dazu wird daher verwiesen.

Weitere Regelungen betreffen ausschließlich Betreiber von Vorbehandlungsanlagen und sind für das Unternehmen nicht relevant. Im Übrigen sind die mit der Neufassung der Gewerbeabfallverordnung verbundenen Änderungen für das Unternehmen relevant.

Inkrafttreten der Gewerbeabfallverordnung

Die Neufassung der Gewerbeabfallverordnung tritt am 01.08.2017 in Kraft. Die Verpflichtung zur Bestätigung durch den Betreiber der Vorbehandlungsanlage nach § 4 Abs. 2 tritt erst am 01.01.2019 in Kraft.

Handlungsempfehlung

Das Unternehmen hat sich mit den neuen Vorgaben zur getrennten Sammlung von Gewerbeabfällen auseinander zusetzen. Soweit bislang nicht alle Abfallfraktionen im Unternehmen getrennt gehalten worden sind, sollte die Sammlung entsprechend organisiert werden (Aufstellen von geeigneten Behältnissen, Auswahl eines geeigneten Aufstellungsortes, Kennzeichnung der Behältnisse, ggf. Erstellung von Betriebsanweisung, usw.). Ebenso sind die geänderten bzw. neuen Dokumentationspflichten zu beachten.

Es wird nochmals auf das getrennte Sammeln von gefährlichen Abfällen verwiesen. Bei Bau- und Abbruchabfällen zählen z.B. PCB-haltiges Fugenmaterial, asbesthaltige Bau- oder Dämmstoffe, DDT-haltige Wandanstriche oder Altholz der Kategorie A IV zu den gefährlichen Abfällen.

Compliance Audit

Compliance Audit: Werden in Ihrem Unternehmen alle gesetzlichen Vorschriften umgesetzt?

Mit einem Compliance Audit können Unternehmen prüfen, wie gut Regeln und Vorschriften in ihrer Organisation tatsächlich eingehalten werden.

Es scheint heutzutage fast selbstverständlich, dass ein Unternehmen sämtliche gesetzlichen Vorschriften und selbst auferlegte Verhaltenskodizes im Sinne der Compliance einhält. Doch ist das angesichts der zahlreichen Regelungen auf nationaler und internationaler Ebene, die für eine Organisation relevant sind, tatsächlich so eindeutig? Mit einem Compliance Audit können Unternehmen prüfen, wie gut Regeln und Vorschriften in ihrer Organisation tatsächlich eingehalten werden.

Basis für das Compliance Audit: ein Compliance Management System

Grundlage für die Gesetzeskonformität eines Unternehmens ist ein ganzheitliches Compliance Management System auf allen Ebenen und in allen Bereichen einer Organisation. Dieses System ist individuell nach den Voraussetzungen in einem Unternehmen zu gestalten. Ziel aber ist es immer, dass sich Führungskräfte, Organ-Mitglieder und Mitarbeiter gesetzeskonform verhalten und sich dabei außerdem an den definierten Unternehmenswerten und -kodizes orientieren.

Prüfung auf Alltagstauglichkeit und -relevanz

Im Rahmen von einem Compliance Audit wird geprüft, wie dieses Compliance Management System in der Praxis und im Alltag umgesetzt wird und wie wirkungsvoll es ist. Dadurch ist ein Unternehmen in der Lage, Risiken im Hinblick auf das gesetzeskonforme Verhalten und Arbeiten frühzeitig zu erkennen und etwaige Verstöße zu ahnden. Kontrolle und Überwachung der Compliance sind also präventive Maßnahmen im Sinne der Schadensbegrenzung und der Optimierung für die Zukunft.

Audit-Grundlage: PS 980

Die Grundlage der Audits zur Prüfung von Compliance-Management-Systemen ist der Standard IDW PS 980 des Institutes der Wirtschaftsprüfer (IDW). Mit ihm definiert das Institut die Anforderungen an ein ganzheitliches Compliance Management System.

Sieben überprüfbaren Grundelementen gehören laut PS 980 zu einem funktionierenden Compliance Management System dazu:

  1. Compliance-Kultur
  2. Compliance-Ziele
  3. Compliance-Risiken
  4. Compliance-Programm
  5. Compliance-Organisation
  6. Compliance-Kommunikation
  7. Compliance-Überwachung

Für die Verantwortlichen in einem Unternehmen hält PS 980 damit eine wichtige Orientierungshilfe für gesetzeskonformes Verhalten und eine damit einhergehende Organisationsform bereit. Zugleich lässt sich auf dieser Basis die eigene Compliance intern und extern belegen.

Was passiert beim Compliance Audit?

Zu überprüfen, ob eine Compliance-Organisation ordnungsgemäß arbeitet und im Alltag für Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Relevanz entwickeln kann, liegt im Verantwortungsbereich der internen Revision eines Unternehmens. Bei einem Compliance Audit schauen sich die Auditoren datailliert an, wie die Vorgaben an eine gesetzeskonforme Organisation praxistauglich umgesetzt werden. Dazu führen sie unter anderem Interviews in allen oder ausgewählten Geschäftsbereichen, untersuchen Dokumente und beobachten Abläufe.

Entdecken sie bei ihrem Audit Defizite, kann das Unternehmen auf dieser Grundlage beispielsweise die Organisation anpassen oder Mitarbeiter noch einmal gezielt schulen. Ziel der Audits ist in jedem Fall, die Haftungsrisiken eines Unternehmens aus seiner Geschäftstätigkeit auf ein Minimum zu reduzieren und größtmögliche Rechtssicherheit herzustellen.

Betriebsbeauftragte

Hat Ihr Unternehmen gesetzlich vorgeschriebene Betriebsbeauftragte?

Gesetzlich vorgeschriebene Betriebsbeauftragte: Das Beauftragtenwesen in Deutschland ist in vielen Unternehmen ein leidiges Thema. Breit gefächert, lässt es immer wieder viele Fragen offen. Welche Beauftragen muss ein Unternehmen bestellen, welche Aufgaben, Rechte und Pflichten haben sie? Dabei hat ein gut organisiertes Beauftragtenwesen wesentlichen Einfluss darauf, ob ein Unternehmen oder eine Organisation den Ansprüchen der Compliance genügt oder nicht.

Betriebsbeauftragte sichern Rechtssicherheit

Betriebsbeauftragte sind meistens gesetzlich vorgeschrieben. Sie sollen Rechtssicherheit gewährleisten und durch ihr Handeln im Sinne der Compliance Rechtsrisiken reduzieren. Dafür übernehmen sie in der Regel folgende Aufgaben:

  • Überwachung und Kontrolle der Abläufe
  • Aufklärung und Information der Beschäftigten
  • Bericht gegenüber dem Unternehmer
  • Stellungnahmen und Vorträge

Viele Unternehmen aber haben keinen Überblick darüber, was sie tatsächlich brauchen. Dabei ist es rechtlich relevant, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen: Geschäftsführung oder Vorstand müssen eine Betriebsorganisation aufbauen und kontrollieren und damit sicherstellen, dass sich alle Unternehmensteile gesetzeskonform verhalten. Werden die notwendigen Betriebsbeauftragten nicht bestellt oder sind sie nicht ausreichend qualifiziert, verletzen Vorstände und Geschäftsführer ihre Unternehmeraufgaben – mit den entsprechenden rechtlichen Konsequenzen.

Minimalausstattung im Beauftragtenwesen

Die gesetzlich vorgeschriebene Bestellungspflicht richtet sich unter anderem nach

  • der Betriebsgröße,
  • der Anzahl der Mitarbeiter,
  • der Nutzung von Gefahrstoffen im Betrieb,
  • nach Gefahrgütern im Unternehmen
  • uvm.

Zur Minimalausstattung gehören in der Regel

  • Ersthelfer
  • Brandschutzbeauftragte
  • Betriebsarzt
  • Fachkraft für Arbeitssicherheit
  • Elektrofachkraft
  • Sicherheitsbeauftragter.

Die Betriebsbeauftragten sind wichtiger Teil der betrieblichen Organisation und sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Regelwerke. Sie stehen aber nicht im Dienst der Aufsichtsbehörden, sondern sind Berater des Unternehmens auf ihren Fachgebieten.

Damit sie die entsprechende Fachverantwortung übernehmen können, müssen sie persönlich und fachlich geeignet sein. Unter die fachliche Eignung fallen dabei vor allem das thematische Wissen und die notwendige Erfahrung in ihrem Bereich.

Aus- und Weiterbildung

Die grundsätzliche Verantwortung für die Gesetzeskonformität liegt also nach wie vor beim Arbeitgeber. Der Beauftragte übernimmt nur die interne fachliche Verantwortung, arbeitet dafür mit Behörden zusammen und unterstützt die Überwachung der Compliance durch Beratung, Information und Dokumentation in seinem Bereich. Er trägt damit zur Selbstüberwachung des Unternehmens bei.

Um diese Aufgaben leisten zu können, müssen die Betriebsbeauftragten ausreichend qualifiziert sein. Aus- und Weiterbildung im Beauftragtenwesen sind daher unerlässlich, um nicht gegen Unternehmerpflichten zu verstoßen.

Externe Betriebsbeauftragte

Betriebsbeauftragte müssen keine eigenen Mitarbeiter sein, sie können extern bestellt sein. Das kann Vorteile haben:

  • Die eigenen Mitarbeiter müssen sich nicht darum kümmern.
  • Externe Anbieter bringen oftmals umfangreiche Erfahrung auf ihrem Spezialgebiet mit.
  • Der externe Anbieter haftet gegenüber dem Unternehmen, wenn er seine Aufgaben nicht ausreichend erfüllt.

Voraussetzung ist, dass der externe Betriebsbeauftragte das Unternehmen und seine Abläufe sehr gut kennt und entsprechend überwachen kann.

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Auf einen Blick: gesetzliche Änderungen beim Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Wichtige, aktuelle Veränderungen bei Gesetzen, Richtlinien und Verordnungen stellen wir Ihnen in regelmäßigen Abständen in unserem Compliance-Blog vor. Heute: Arbeitnehmerüberlassungsgesetz – Neuregelungen für Verträge ab 1. April 2017.

Überlassungshöchstdauer: 18 Monate

Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz wurde geändert durch das “Gesetz zur Änderung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes und anderer Gesetze”. Zur Kernfunktion der Arbeitnehmerüberlassung gehört, dass sie vorübergehend erfolgt. Der dauerhafte Einsatz von Leiharbeitnehmern kann hingegen zu der Verdrängung von Stammarbeitnehmerinnen und -arbeitnehmern im Einsatzbetrieb führen. Dem soll mit der nun erfolgten Änderung im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz entgegengewirkt werden. Hierzu wird eine Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten eingeführt.

Um die notwendige Flexibilität zu erhalten, kann von der Überlassungshöchstdauer durch Tarifvertrag der Einsatzbranche oder durch eine auf Grund eines Tarifvertrages geschlossene Betriebs- oder Dienstvereinbarung abgewichen werden. In tarifgebundenen Unternehmen können damit längere Einsätze über 18 Monate hinaus möglich sein. Im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrages können in nicht tarifgebundenen Unternehmen die tarifvertraglichen Regelungen zur Überlassungshöchstdauer durch Betriebs- oder Dienstvereinbarung inhaltsgleich übernommen werden. Sofern der Tarifvertrag eine Öffnungsklausel für Betriebs- oder Dienstvereinbarungen enthält, können auch nicht tarifgebundene Entleiher davon Gebrauch machen. Allerdings nur bis zu einer Überlassungshöchstdauer von längstens 24 Monaten, wenn der Tarifvertrag keine abweichende Überlassungshöchstdauer für Betriebs- und Dienstvereinbarungen festlegt.

Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

§ 1 (Arbeitsnehmerüberlassung, Erlaubnispflicht) Abs. 1 wurde neu gefasst. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 sind die Überlassung und das Tätigwerdenlassen von Arbeitnehmern nur zulässig, soweit zwischen dem Verleiher und dem Leiharbeitnehmer ein Arbeitsverhältnis besteht. Verleiher und Entleiher habe die Überlassung von Leiharbeitnehmern in ihrem Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen. Vor der Überlassung haben sie die Person des Leiharbeitnehmers unter Bezugnahme auf diesen Vertrag zu konkretisieren (§ 1 Abs. 1 Satz 6). Diese Forderung begründet eine Offenlegungspflicht der Vertragsparteien. Verstoßen Verleiher und Entleiher gegen diese Offenlegungspflicht, sind die Arbeitsverträge zwischen Verleiher und Leiharbeitnehmer künftig unwirksam. Stattdessen wird ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Leiharbeitnehmer fingiert.

Ergänzt wird die zwingende Offenlegung der Arbeitnehmerüberlassung zwischen Ver- und Entleiher durch eine Pflicht des Verleihers, den Leiharbeitnehmer vor einer Überlassung jeweils darüber zu informieren, dass er bei dem Dritten (Entleiher) als Leiharbeitnehmerin oder als Leiharbeitnehmer tätig wird (§ 11 Absatz 2 Satz 4).

Die bisher in Absatz 1 Satz 3 und 4 enthaltenen Regelungen, in denen keine Arbeitnehmerüberlassung vorliegt, werden zur besseren Übersichtlichkeit ohne inhaltliche Veränderung in einem neuen Absatz 1a zusammengefasst.

Mit der Regelung des neuen Absatzes 1b wird eine Überlassungshöchstdauer eingeführt.

Nach § 1 Absatz 1b Satz 1 beträgt die Überlassungshöchstdauer grundsätzlich 18 Monate. Nach § 1 Abs. b Satz 2 ist der Zeitraum vorheriger Überlassungen durch denselben oder einen anderen Verleiher an denselben Entleiher vollständig anzurechnen, wenn zwischen den Einsätzen jeweils nicht mehr als drei Monate liegen. Mit dieser Regelung sollen Umgehungsstrategien vermieden werden.

Von der 18-Monats-Regelung kann unter den Voraussetzungen des § 1 Abs. 1b Satz 3 – 6 abgewichen werden (s.o. Eingangstext).

Mit der Möglichkeit, von der gesetzlichen Regelung abweichende Überlassungshöchstdauern durch den Tarifvertrag oder auf Grund des Tarifvertrages festzulegen, soll die Gestaltungsfreiheit der Tarifvertragsparteien gestärkt werden.

Nicht tarifgebundene Entleiher können die tarifvertraglichen Regelungen nur nutzen, wenn sie hierüber eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung schließen; bei tarifvertraglicher Öffnung für Betriebs- oder Dienstvereinbarungen ist diese Möglichkeit auf maximal 24 Monate Überlassungshöchstdauer begrenzt, wenn der Tarifvertrag keine von § 1 Abs. 1b Satz 1 (18 Monate) abweichende Überlassungshöchstdauer für Betriebs- oder Dienstvereinbarungen festlegt.

Für tarifgebundene Entleiher gilt diese Begrenzung nicht. Es soll damit ein weiterer Anreiz zur Tarifbindung gesetzt werden.

Die durch Absatz 1b Satz 3 gewährte Flexibilisierung für die Tarifvertragsparteien kann dabei unter anderem auch durch eine tarifvertragliche Regelung erfolgen, wonach etwa bei Vorliegen von Sachgründen die Dauer des jeweiligen Einsatzes dem Betriebsrat im Rahmen des Verfahrens nach § 99 BetrVG mitgeteilt und dokumentiert wird.

Nach Absatz 1b Satz 7 hat der nicht tarifgebundene Entleiher bei Abschluss einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung nach Satz 4 oder Satz 6 auf den für seine Branche repräsentativen Tarifvertrag abzustellen, wenn sein Betrieb den Geltungsbereichen mehrerer Tarifverträge unterfällt. Bei der Feststellung der Repräsentativität ist vorrangig abzustellen auf die Zahl der tarifgebundenen Unternehmen und die Zahl der tarifgebundenen Arbeitnehmer.

Gleichstellung von Leiharbeitnehmern mit vergleichbaren Stammarbeitnehmern

In § 8 wird nunmehr der Grundsatz der Gleichstellung von Leiharbeitnehmern mit den vergleichbaren Stammarbeitnehmern (Equal Pay), der bisher an verschiedenen Stellen im AÜG geregelt war, abschießend festgelegt. § 8 Abs. 1 Satz 1 übernimmt daher den bisherigen § 10 Abs. 4 Satz 1 wortgleich. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass zum Arbeitsentgelt jede Vergütung zählt, die aus Anlass des Arbeitsverhältnisses gewährt wird bzw. auf Grund gesetzlicher Entgelfortzahlungstatbestände gewährt werden muss, insbesondere Urlaubsentgelt, Entgeltfortzahlung, Sonderzahlungen, Zulagen und Zuschläge sowie vermögenswirksame Leistungen.

§ 8 Abs. 1 Satz 2 stellt die Vermutungsregelung auf, dass die Gleichstellung der Leiharbeitskräfte mit den vergleichbaren Stammarbeitnehmern im Betrieb des Entleihers hinsichtlich des Arbeitsentgelts gegeben ist, sofern der Leiharbeitskraft das im Einsatzbetrieb einer vergleichbaren Stammarbeitskraft geschuldete tarifvertragliche Arbeitsentgelt gewährt wird.

Auch hier gilt:

–  Kommen in der Einsatzbranche mehrere Tarifverträge zur Anwendung, so ist auf den Tarifvertrag abzustellen, der in der Branche prägend ist.

–  Durch Tarifvertrag kann vom Gleichstellungsgrundsatz abgewichen werden (§ 8 Abs. 2).

Ein Tarifvertrag kann hinsichtlich des Arbeitsentgelts vom Gleichstellungsgrundsatz für die ersten 9 Monate einer Überlassung an einen Entleiher abweichen (§ 8 Abs. 4 Satz 1). Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Leiharbeitnehmer nach 9 Monaten Anspruch auf das Arbeitsentgelt haben, das vergleichbare Stammarbeitnehmer des Entleihers im Betrieb des Entleihers erhalten (Equal Pay).

Eine darüber hinausdauernde Abweichung vom Gleichstellungsgrundsatz ist hinsichtlich des Arbeitsentgelts zukünftig nur noch möglich, wenn für das Arbeitsverhältnis ein (Branchen-) Zuschlagstarifvertrag gilt, der nach einer Einarbeitungszeit von längstens sechs Wochen eine stufenweise Heranführung des Arbeitsentgelts an das vergleichbare tarifvertragliche Arbeitsentgelt in der Einsatzbranche vorsieht. Das von den Tarifvertragsparteien als vergleichbar festgelegte Arbeitsentgelt müssen die Leiharbeitskräfte jedoch dann spätestens nach 15 Monaten erreichen.

Um Umgehungsstrategien zu vermeiden, werden nach § 8 Abs. 4 Satz 4 kurzfristige Unterbrechungen der Überlassungszeiten bei der Berechnung des Neun- beziehungsweise Fünfzehn-Monats-Zeitraums nicht berücksichtigt.

§ 9 regelt wie bisher die Gründe, die zur Unwirksamkeit des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags einerseits und Arbeitsverträge zwischen Verleiher und Leiharbeitsnehmer andererseits führen.

Unwirksamkeitsgründe

Neu ist, dass bei Vorliegen von Unwirksamkeitsgründen des Arbeitsverhältnisses zwischen Leiharbeitnehmer und Verleiher, der Leiharbeitnehmer innerhalb eines Monats erklären kann, dass er an dem Arbeitsvertrag mit dem Verleiher festhält (sog. Festhaltenserklärung), womit die Unwirksamkeit des Arbeitsverhältnisses nicht eintritt.

Mit der dem neu eingefügten § 9 Nr. 1b wird die Rechtsfolge beim Überschreiten der Überlassungshöchstdauer nach § 1 Absatz 1b geregelt. In diesen Fällen ist das Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und dem Verleiher ab dem Zeitpunkt unwirksam, zu dem die Überlassungshöchstdauer überschritten wird.

Die Fiktion eines Arbeitsverhältnisses zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher bei Feststellung der Unwirksamkeit der Verträge bleibt bestehen.

§ 11 Abs. 5 wurde neu geregelt. Danach darf der Entleiher einen Leiharbeitnehmer nicht tätig werden lassen, wenn sein Betrieb unmittelbar durch einen Arbeitskampf betroffen ist. Dieses Verbot ist jedoch mit einer Ausnahme belegt.

Der Entleiher darf Leiharbeitnehmer in einem vom Arbeitskampf betroffenen Betrieb ausnahmsweise nach Absatz 5 Satz 2 einsetzen, wenn er sicherstellt, dass sie nicht als Streikbrecher eingesetzt werden. Nach Absatz 5 Satz 2 Nr. 1 dürfen einem Leiharbeitnehmer nicht solche Tätigkeiten übertragen werden, die bisher von im Arbeitskampf befindlichen Arbeitskräften erledigt wurden. Ebenso dürfen nach Absatz 5 Satz 2 Nr. 2 dem Leiharbeitnehmer keine Tätigkeiten übertragen werden, die bisher von nicht im Arbeitskampf befindlichen Arbeitnehmern erledigt wurden, welche nunmehr ihrerseits die Tätigkeiten von im Arbeitskampf befindlichen Arbeitnehmern übernehmen.

Die Ausführung von Notdienstarbeiten bleibt von der Regelung des § 11 Absatz 5 unberührt.

Mit dieser Neuregelung wird das bestehende Leistungsverweigerungsrecht des Leiharbeitnehmers durch das Verbot ergänzt, Leiharbeitskräfte als Streikbrecher tätig werden zu lassen.

Mitwirkung- und Mitbestimmungsrechte der Leiharbeitnehmer

§ 14 im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz enthält maßgebliche Regelungen zu Fragen von Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechten der Leiharbeitnehmer beim Verleiher und Entleiher. Der Betriebsrat im Entleiherbetrieb ist in erheblichem Umfang für die Leiharbeitnehmer und deren Angelegenheiten zuständig und wird von den Leiharbeitnehmern mit gewählt. Dementsprechend sind Leiharbeitnehmer dem Zweck nach bei den organisatorischen und wahlbezogenen Schwellenwerten zu berücksichtigen. Gleiches gilt grundsätzlich auch für die Schwellenwerte der materiellen Beteiligungsrechte.

Durch den neuen § 14 Abs. 2 Satz 6 wird bestimmt, dass der Einsatz von Leiharbeitnehmern bei den Anwendungsschwellen der nachfolgend genannten Gesetze zur Unternehmensmitbestimmung nur dann Berücksichtigung findet, wenn die Gesamtdauer der Entleihung sechs Monate übersteigt.

Das Mitbestimmungsgesetz erfordert in der Regel mehr als 2000 Arbeitnehmer, das Montan-Mitbestimmungsgesetz (Montan-MitbesG) mehr als 1000 Arbeitnehmer und das Drittelbeteiligungsgesetz mehr als 500 Arbeitnehmer. Das Mitbestimmungs-Ergänzungsgesetz findet Anwendung, wenn die dem Montan-MitbestG unterliegenden abhängigen Unternehmen und Konzernunternehmen in ihrer Gesamtheit in der Regel mehr als ein Fünftel der Arbeitnehmer aller Konzernunternehmen und abhängigen Unternehmen beschäftigen.

Darüber hinaus wurde die Informationspflicht des Verleihers gegenüber seinen Leiharbeitnehmern ergänzt und die Ordnungswidrigkeitstatbestände überarbeitet.

Übergangsvorschriften: Überlassungszeiten vor dem 1. April 2017 werden bei der Berechnung der Überlassungshöchstdauer und der Berechnung der Überlassungszeiten nicht berücksichtigt (§ 19 Abs. 2).

Die Änderungen sind relevant.

Handlungsbedarf durch das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Für bestehende Arbeitnehmerüberlassungsverträge gelten die neuen Regelungen zu Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten und Equal Pay nach neun Monaten noch nicht. Insoweit besteht kein Handlungsbedarf im Rahmen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetz.

Bei neuen Verträgen ab 01. April 2017 sind die Neuregelungen zu beachten. Dies gilt vor allem für die Personalplanung. Ggf. ist auch mit einer finanziellen Mehrbelastung durch die Regelung zu Equal Pay nach neun Monaten Überlassungsdauer zu rechnen. Um das Vergleichsentgelt ermitteln zu können, sollten bereits bei der Vertragsgestaltung entsprechende Vereinbarungen getroffen werden.

Neue Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung sind daher auf ihre Wirksamkeit unter Anwendung des geänderten Arbeitnehmerüberlassungsgesetz zu überprüfen. Die Verträge sind ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen und die Leiharbeitnehmer konkret zu benennen.

Stimmen die Verträge nicht mit den Anforderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz überein, so hat dies gravierende Folgen für den Entleiher. Es wird dann ein Arbeitsverhältnis zwischen Entleiher und Zeitarbeitnehmer fingiert. Der Leiharbeitnehmer kann jedoch erstmals aufgrund der Änderungen des AÜG die Folge der Unwirksamkeit des Vertrages und das fingierte Arbeitsverhältnis mit dem Entleiher verhindern. Dazu muss er unter Beachtung der Fristen gegenüber der Agentur für Arbeit sowie dem Entleiher oder Verleiher erklären, dass er am ursprünglichen Arbeitsvertrag (also mit dem Verleiher) festhalten möchte.