Stellenwert der Compliance

Stellenwert der Compliance im Unternehmen nimmt weiter zu

Sind es die verschärften gesetzlichen Auflagen oder ein rein wirtschaftlich-monetärer Aspekt? Der Stellenwert der Compliance nimmt weiter zu – wenn auch der Antrieb oftmals noch von der Korruptionsbekämpfung im Unternehmen ausgeht.

Compliance – mehr als Korruptionsbekämpfung

Wir verstehen Compliance als die Einhaltung sämtlicher Gesetze, Regeln und Vorschriften, die für ein Unternehmen aufgrund seiner Tätigkeit relevant sind, und zwar national wie international. Korruption oder Bestechung sind dabei nur ein Aspekt, allerdings nach wie vor der mit der stärksten Öffentlichkeitswirkung, wenn er bekannt wird.

Ein wesentlicher Antrieb, die Compliance-Maßnahmen im Unternehmen zu verstärken, liegt daher immer noch in der Korruptionsbekämpfung, um Imageverluste bei Geschäftspartnern und Kunden zu vermeiden. Denn: Die Zusammenarbeit mit nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ethisch einwandfrei auf- und eingestellten Firmen ist mittlerweile zum Wert an sich geworden.

Compliance als Wettbewerbsfaktor

Unternehmen, die gesetzeskonform handeln und sich an die regulatorischen Auflagen im Rahmen ihrer Tätigkeit halten, steigern ihre Reputation am Markt, werden als vertrauenswürdig wahrgenommen. Dementsprechend gehört es zu den wichtigsten Zielen vieler Compliance-Beauftragter, das Thema nachhaltig auf allen Ebenen in ein Unternehmen hineinzutragen und die notwendige Compliance-Kultur zur fördern.

Dieser Veränderungsprozess hin zur durchgängigen Gesetzeskonformität hat zugleich unmittelbaren Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg – ein entscheidender Grund, warum das Thema Compliance mittlerweile in vielen Vorstands- und Geschäftsführungsetagen angekommen ist.

Volkswagen ist ein Beispiel dafür, dass Compliance zunehmend höchste Aufmerksamkeit genießt: Nach dem Bekanntwerden des Dieselskandals wurde 2016 das Ressort „Recht und Integrität“ auf oberster Führungsebene installiert. Seit 2017 hat Airbus mit Sylvie Kandé de Beaupuy einen Chief Compliance Officer im Vorstand.

Stellenwert der Compliance steigt auch durch Gesetzesänderungen

Doch weder der ethische noch der wirtschaftlichen Aspekt allein stärken den Stellenwert der Compliance in Unternehmen. Hinzu kommt vor allem die veränderte Gesetzeslage auf den internationalen Märkten, die viele Firmen zum Handeln zwingt. Wer nicht zahlen will (mit allen negativen finanziellen Aspekten plus Imageverlust), hält sich an die rechtlichen Bestimmungen. In diesem Sommer ist beispielsweise die fünfte EU-Geldwäscherichtlinie in Kraft getreten, die  Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorbeugen soll. Sie sieht eine höhere Sorgfaltspflichte bei Geschäftspartnern in Hochrisiko-Drittländern vor, außerdem mehr Transparenz über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Unternehmens.

Bei den gesetzlichen Veränderungen ist außerdem zu denken an die deutsche ISO19600, an den amerikanischen „Foreign Corrupt Practices Act“ oder an den UK Bribery Act: In den USA und in Großbritannien machen sich Unternehmen strafbar, wenn sie nicht durch ihre internen Strukturen Korruption bekämpfen oder verhindern. Damit steht die Wirksamkeit der unternehmerischen Compliance-Management-Systeme auf dem Prüfstand.

 

 

DSGVO

Mehr als 100 Tage DSGVO: Was hat sich getan?

Vier Monate ist es her, dass am 25. Mai 2018 die europäische Datenschutz Grundverordnung DSGVO in Kraft getreten ist. Das Beben, das mit der Umsetzung durch Unternehmen jeder Größenordnung bis hin zu Vereinen ging, ist noch nicht abgeebbt.

DSGVO – Schutz vor dem Missbrauch persönlicher Daten

Vom Grundgedanken her mag die DSGVO in Zeiten der Digitalisierung bis in die tiefste Privatsphäre hinein sinnvoll sein: „Diese Verordnung schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten“, heißt es in Artikel 1 der Datenschutz Grundverordnung. So weit so gut. Schützen wollte das Europäische Parlament die Menschen vor allem vor den Datenkraken der Internetkonzerne, die personenbezogene Daten zu wirtschaftlichen Zwecken in großen Umfang verarbeiten und nutzen. Doch getroffen hat das Regelwerk auch Kleinstunternehmen, Handwerksbetriebe, gemeinnützige Vereine, Mittelständler, für die die Umsetzung oftmals mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden war und nach wie vor ist.

Und die verunsichert sind, was sie tun müssen oder dürfen, um noch datenschutzkonform zu agieren, um Abmahnungen und Strafzahlungen zu entgehen. So sind zahlreiche Unternehmen bis heute nicht datenschutzkonform aufgestellt. Ihnen fehlen die entsprechenden Datenschutzkonzepte, von der praktischen Umsetzung ganz zu schweigen. Die Zahl der Unternehmens- und Vereinswebsites, die wegen der gestiegenen Anforderungen aus der DSGVO sicherheitshalber vom Netz genommen wurden, ist in den letzten Monaten deutlich in die Höhe gegangen. Bosch hatte beispielsweise für seine Online-Handwerker-Community zwischenzeitlich die Reißleine gezogen. Amerikanische Zeitungen wie die Chicago Tribune sperren europäische Leser aus ihrem Online-Angebot ganz aus, weil sie die DSGVO nicht umsetzen können oder wollen.

Rechtssicherheit für Unternehmen aller Größenordnungen

Bereits kurz nach Inkrafttreten der Verordnung wurde die Forderung laut, höhere Rechtssicherheit zu schaffen. Unklar ist unter anderem immer noch, ob Verstöße gegen den Datenschutz überhaupt abmahnfähig sind. Ist Datenschutz ein Wettbewerbsfaktor? Entstehen Wettbewerbern Nachteile durch fehlenden Datenschutz des Konkurrenten? Diese Fragen haben bislang weder der  Gesetzgeber noch die Gerichte geklärt. Im „Handelsblatt“ hat Bundesjustizministerin Katarina Barley (SPD) bereits im Juni angekündigt, gegen missbräuchliche Abmahnungen vorzugehen. „Wir werden professionellen Abmahnern das Wasser abgraben. Dafür brauchen wir eine umfassende Lösung. Gerade kleine Unternehmen und Selbständige, aber auch Vereine und Privatpersonen, brauchen einen wirksamen Schutz vor dem Treiben von professionellen Abmahnern.“ (Handelsblatt vom 13.6.2018)

Abmahnwelle ausgeblieben

Möglicherweise auch aufgrund der rechtlichen Unklarheit hat eine Abmahnwelle bislang nicht im prognostizierten Umfang stattgefunden. „Viele der um den 25. Mai in der Öffentlichkeit kursierenden Fehlinformationen zur DSGVO haben zu unnötiger Unsicherheit geführt. Es wurde eine Abmahnwelle befürchtet oder die massenweise Verhängung von Geldbußen durch die Aufsichtsbehörden. Solche Szenarien sind ausgeblieben“, verkündete Anfang September Andrea Voßhoff, Bundesbeauftragte für den Datenschutz. Die Datenschutzbehörden hatten darüber hinaus angekündigt, mit der Verhängung von Bußgeldern zunächst zurückhaltend umzugehen, vielmehr Beratung und Ermahnung in den Vordergrund zu stellen.

Bürger nutzen Rechte aus DSGVO verstärkt

Was nach dem 25. Mai 2018 laut Andrea Voßhoff deutlich zugenommen hat, sind indes die Anfragen und Beschwerden der Menschen bei den Behörden: „Bürgerinnen und Bürger nehmen ihre neuen Rechte nach der DSGVO verstärkt wahr. Dies ist auch anhand der signifikant gestiegenen Eingänge bei den Aufsichtsbehörden erkennbar. So erreichten mein Haus seit dem 25. Mai bis Mitte August insgesamt 1.020 Beschwerden und 1.453 allgemeine Anfragen. Auch die in meinen Zuständigkeitsbereich fallenden Institutionen nehmen ihre Pflichten ernst, meldeten im vorgenannten Zeitraum 4.254 potentielle Datenschutzverstöße und baten darüber hinaus um Beratung. Mit bisher 262 europaweit anhängigen Fällen haben die europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden ihre gemeinsame koordinierende Tätigkeit aufgenommen. Diese Entwicklung ist zu begrüßen, denn sie zeigt: Die DSGVO lernt Laufen“, schreibt Voßhoff in einer Pressemitteilung vom 4. September.

Bundesjustizministerin will „Kleine“ schützen

Ende August hat Bundesjustizministerin Katarina Barley (SPD) in der Tagesschau übrigens angekündigt,  dass „kleine Unternehmen, Vereine und Selbstständige […] nach den Plänen bei kleineren Verstößen gegen die DSGVO von kostenpflichtigen Abmahnungen ausgenommen werden.“ Ein entsprechender Gesetzentwurf sollte bis Anfang September 2018 vorliegen.

Trotz dieser Anpassungen der DSGVO bleibt es Aufgabe und Pflicht aller Organisationen – vom gemeinnützigen Verein über den Einzelunternehmer und Handwerker bis zum Großkonzern – die Anforderungen der Vorschrift umzusetzen. Denn sie räumt den Menschen umfassende Rechte ein, denen Unternehmen und Vereine gerecht werden müssen. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, das Recht auf Korrektur falscher oder lückenhafter Daten, das Recht auf Datenlöschung und das Recht auf Datenübertragung. Um diesen Anforderungen zu genügen, sollten Unternehmen und Vereine jeder Größenordnung ein Datenschutzkonzept entwickeln und kurz- bis mittelfristig umsetzen.

Risikoanalyse

Risikoanalyse im Compliance Management

Risikoanalyse im Compliance Management ist eine zentrale Aufgabe für jeden Compliance Beauftragen im Unternehmen. Die ISO 19600 als Compliance-Standard basiert sogar zu einem ganz wesentlichen Teil auf der Bewertung der Compliance-Risiken. Wie gehen Unternehmen dabei vor?

Risikoanalyse – Grundlage jedes Compliance Management Systems

Bei der Analyse und Bewertung der Risiken, die sich aus der Compliance oder Non-Compliance einer Organisation ergeben, geht es im Wesentlichen darum, sämtliche relevanten Gesetze, Vorschriften und Normen national und gegebenenfalls auch international zu identifizieren und in ihrer Bedeutung für das Unternehmen zu bewerten. Dabei geht es nicht nur um eine einmalige Feststellung der Gesetzeslage. „Die Organisation muss in regelmäßigen Abständen ihre Compliance-Risiken und –Verpflichtungen ermitteln, aktualisieren und neu bewerten oder bei folgenden Ereignissen eine Neubewertung vornehmen:

  • bei neuen oder geänderten anzuwendenden Gesetzen, Geschäftsaktivitäten, Produkten, Aufgaben oder Dienstleistungen,
  • bei einer geänderten Organisations- bzw. Unternehmensstruktur oder Unternehmensstrategie,
  • bei beträchtlichen äußeren Änderungen wie finanziellen, wirtschaftlichen Umständen, Haftungsänderungen und Kundenbeziehungen,
  • bei Änderungen von Compliance-Verpflichtungen und –Verstößen.“ (Quelle: Standard für Compliance-Management-Systeme – TR CMS 101:2015 des TÜV Rheinland, Köln)

Im besten Fall verfügt die Organisation deshalb über ein maßgeschneidertes Rechtskataster, das sämtliche relevanten Rechtsgebiete permanent beobachtet und Veränderungen auf ihre Bedeutung für das Unternehmen hin untersucht. Dieses Rechtskataster ist der Kern eines funktionierenden Compliance Management Systems, von dem alle weiteren Maßnahmen ausgehen.

Wie lassen sich Compliance-Risiken ermitteln?

Ein einzelner Compliance Manager oder selbst eine damit betraute Abteilung ist möglicherweise nicht in der Lage, die Risiken, gegen Compliance zu verstoßen, über alle Geschäftsbereiche und über alle Hierarchieebenen hinweg zu beurteilen. Sinnvoll scheint es daher zu sein, eine möglichst breite Basis zu schaffen – mit Beteiligten aus den verschiedenen Tätigkeitsfeldern und aus unterschiedlichen Managementfunktionen. Damit wird die Voraussetzung geschaffen, das Thema Compliance und potenzielle Risiken aus möglichst vielen Perspektiven zu betrachten und zu beurteilen.

Wir empfehlen, zu diesem Zweck die Beteiligten zumindest am Anfang oder in regelmäßigen Abständen für kurze Zeit aus ihrem Tagesgeschäft herauszuholen und beispielsweise in Arbeitstreffen konzentriert an das Thema heranzugehen. Strukturiert lassen sich die Compliance-Risiken beispielsweise pro Geschäfts- oder Produktbereich aufdecken. Ist die initiale Risikoanalyse erfolgt, bietet es sich an, über strukturierte Informations- und Kommunikationsprozesse den Austausch zwischen Compliance Beauftragtem und Geschäftsbereichen permanent aufrecht zu erhalten.

Bewertung der Compliance-Risiken

Die Risiken zu erkennen, ist der erste wichtige Schritt. Um ressourcenschonend zu arbeiten, ist es aber entscheidend zu beurteilen, wie groß die einzelnen Risiken für ein Unternehmen sind. Alle „Gefahrenherde“ für die  Compliance auf einmal ausschalten zu wollen, ist kaum praktikabel. Empfehlenswert ist deshalb die Entwicklung einer sogenannten „Compliance-Risikolandkarte“.

Ein Risiko einschätzen lässt sich an Kriterien wie der Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden eintritt und der möglichen Höhe eines Schadens bei Verstoßes gegen die Rechtskonformität. Führen Sie diese Kriterien zusammen, erhalten Sie einen Überblick, welche Schäden im negativen Fall mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten und dabei hohe Schäden verursachen. Oder im umgekehrten Fall kaum vorkommen werden und auch vernachlässigbare Folgen haben. Tragen Sie diese Bewertungen zusammen, erhalten Sie eine Risikolandkarte, mit der sich die Risiken und die daraus resultierenden Maßnahmen priorisieren lassen.

Was sind mögliche Schäden?

Mögliche Schäden durch Compliance-Verstöße sind nicht nur finanzieller Art, beispielsweise durch Strafzahlungen. Auch ein Imageverlust wirkt sich massiv negativ auf den Unternehmenserfolg aus, wenn Geschäftspartner die Zusammenarbeit beenden. Wichtig ist daher die qualitative Betrachtung und Bewertung der Compliance-Risiken. Das setzt voraus, dass die beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte in der Lage sind, Risiken hinsichtlich ihrer möglichen Schadenshöhe richtig einzuschätzen. Die Bild der Risikolandkarte kann sich schon dadurch entscheidend verändern, dass Risiken aus Compliance-Verstößen tendenziell eher zu gering bewertet werden.

Ist die Risikobewertung abgeschlossen, ist sie die Basis für die Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs: Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen gegen Compliance-Risiken vor? Beseitigen, verringern, zunächst wegen geringer Relevanz zunächst zurückstellen? Diese Entscheidung ist ein zentrales Element der Unternehmensführung und -steuerung, die sowohl von Geschäftsführung und Vorstand als auch vom Aufsichtsrat wahrgenommen werden muss.

Compliance Quick Check

Compliance Quick Check: Wie reif ist Ihr Unternehmen?

Wie steht es in Ihrem Unternehmen um die Compliance? Sind sie in allen Berei­chen rechtskonform aufgestellt? Um eine seriöse Einschätzung zu erhalten, bietet SAT den Compliance Quick Check – schnell und zu überschaubaren Kosten.

Compliance Quick Check untersucht Compliance-Reife

Ziel des Compliance Quick Check  ist es, die Compliance-Reife eines Unterneh­mens in den wesentlichen Punkten zu bewerten. Er geht einem organisationswei­ten Compliance-Audit voraus, anhand dessen später detaillierte Aussagen zur Rechtskonformität getroffen werden können.

Folgende Punkte prüft der Quick-Check:

  • Compliance-Verständnis
  • Compliance-Ziele
  • Compliance-Prozess
  • Compliance-Verantwortung
  • Compliance-Bewusstsein
  • Compliance-Anforderungen
  • Compliance-Aktualität
  • Compliance-Konformität
  • Compliance-Überwachung
  • Compliance-Ereignis

In Gesprächen mit Führungskräften und Mitarbeitern in verschiedenen Unter­nehmensbereichen geht es um die realistische Einschätzung, wie tief das Thema Compliance in der Organisation verankert ist. Hier einige Beispielfragen:

  1. Was verstehen Sie unter „Compliance“?

Ziel der Frage:

Ist eine einheitliche Begriffsdefinition im Unternehmen vorhanden bzw. ist das Thema überhaupt bekannt?

Mindestanforderungen, damit ein Unternehmen als compliant gelten kann:

  • Aussage: jederzeit gesetzes- und regelkonform sein
  • Konformität hinsichtlich:
    • Gesetze:
      EU, Bund, Länder, Kommune
    • Regeln:
      unternehmensintern (Arbeitsanweisungen, Org.-Anweisungen); Technische Regelwerke (TRBS, TRBA, BG, …); technische Normen (DIN, VDI, VDE,…)

Welche Dokumente/Nachweise geht der/die Befragte zum Thema Compliance?

  • Grundsatzerklärung, Ethikrichtlinie, usw.

Anhand dieser Aussagen bewerten die Prüfer im Compliance Quick Check, ob es bei den Befragten ein grundsätzliches Verständnis von Compliance gibt. Daraus leiten wir entsprechende Maßnahmen und Empfehlungen.

Ebenso gehen wir beispielsweise bei der Frage zu den Compliance-Zielen vor:

  1. Existieren für das Unternehmen/Ihren Bereich Compliance-Ziele?

Ziel der Frage:

  • Wie systematisch wird das Thema Compliance im Unternehmen behandelt?
  • Ist der systematische Umgang mit dem Thema Compliance im Unterneh­men sichergestellt?

Mindestanforderungen, um von vorhandenen Compliance-Zielen sprechen zu können:

  • Es existieren formulierte und messbare Ziele.
  • Ziele sind bekannt und abrufbar.
  • Ziel sind bestenfalls in Zielvereinbarungen verankert

Es gibt Dokumente/Nachweise über die Compliance-Ziele:

  • freigegebene Compliance-Ziele
  • Zielvereinbarungen
  • Befragung von Mitarbeitern

Der Fragenkatalog erstreckt sich schließlich bis hin zur Compliance-Kon­formität, zu der die Mitarbeiter sich äußern sollen.

  1. Wie stellen Sie die Beachtung der Compliance-Anforderungen sicher?

Ziel der Frage:

  • Werden Compliance-Anforderungen termingerecht umgesetzt?

Mindestanforderungen, um von der Beachtung der Compliance-Anforderungen sprechen zu können:

  • Ableitungen von Maßnahmen aus Anforderungen
  • Festlegung von Zuständigkeiten und Terminen
  • Bereitstellung von Budget zur Erfüllung der Anforderungen

Als Dokumente oder Nachweise, dass die Compliance-Anforderungen be­achtet werden, gilt hier ein Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten und Ter­minen.

Durch die unterschiedlichen Themenkomplexe rund um die Compliance ergibt sich im Gespräch mit den Mitarbeitern und Führungskräften ein aussagekräftiges Gesamtbild. Anhand dessen können wir beurteilen, ob Ihr Unternehmen die notwendige Compliance-Reife erreicht. Sollte das nicht so sein, geben wir Empfehlungen zu weiterführenden Maßnahmen ab, damit sie das rechtskonforme Handeln in Ihrer Organisation sicherstellen können.

Vorteil des Compliance Quick Check

Eine realistische Einschätzung zur Rechtskonformität in ihrem Unternehmen zu erhalten, verbinden viele Verantwortliche mit einem enormen zeitlichen und kos­tenintensiven Aufwand. Und obwohl ein funktionierendes Compliance Manage­ment System finanzielle und juristische Risiken durch mangelhafte Rechtskonfor­mität erheblich reduziert, fürchten insbesondere mittelständische Unternehmen oftmals den vermeintlichen Aufwand der Überprüfung und verzichten zuweilen ganz darauf. Das aber ist nicht nur aus Haftungsgründen äußerst riskant, sondern auch wegen des drohenden Imageverlustes bei den Geschäftspartnern, sollte eine Organisation nicht rechtskonform arbeiten.

Mit dem SAT Compliance Quick Check lösen wir dieses Problem: Wir bieten ihn zum Festpreis an. So können Sie sich zunächst einen Einblick über die Compliance-Situation in Ihrem Unternehmen machen, bevor Sie – falls notwendig – einen umfangreicheren Auftrag vergeben.

Compliance-Kontrolle

Compliance-Kontrolle: Compliance einführen und umsetzen

Ein Compliance-System im Unternehmen einführen ist ein dauerhafter Prozess. Denn nach der Implementierung kommt die Compliance-Kontrolle, die sicherstellen soll, dass die Gesetzeskonformität in allen Geschäftsbereichen von Dauer ist. Wie gehen Sie vor, was gehört dazu?

Einführung eines Compliance-Systems in fünf Schritten

In fünf Schritten führen Sie ein strukturiertes Compliance-System in Ihrem Unternehmen ein.

  1. Quick-Check: Überblick über die Situation im Unternehmen verschaffen

    Welche Compliance-Risiken bestehen aktuell in Ihrer Organisation? Gibt es schon Elemente eines Compliance-Management-Systems? Wo sehen Sie derzeit den größten Handlungsbedarf, um Ihr Unternehmen gesetzeskonform aufzustellen?

  2. Ausrichtung/Risiken: Compliance-Management-System grundsätzlich ausrichten

    Analysieren Sie, welche nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten. Nutzen Sie dazu ein vollständiges und aktuelles Gesetzes- und Vorschriftenkataster.

    Mit der Kenntnis der geltenden Regeln und Gesetze geht es an die Bewertung: Wie groß sind die Risiken für Ihr Unternehmen, wenn es nicht durchgängig gesetzes- und regelkonform aufgestellt ist? Davon hängt ab, für welchen Unternehmensbereich Sie sich zuerst Gedanken über ein funktionierendes Compliance-System machen.

  3. Unternehmens- und risikospezifische Konzeption des Compliance Management Systems

    Hier geht es um die Organisation des Compliance-Management-Systems. Welche Compliance-Instanzen gehören dazu, welche weiteren relevanten Bausteine? Die Entscheidung hängt von Ihrer Organisationsstruktur ab, aber auch von den individuellen Risiken, die Sie zuvor identifiziert haben. Sie entscheiden, auf welcher Organisationsebene das Thema Compliance verankert wird, wer dafür zuständig und verantwortlich ist, wer welche Beiträge dazu liefern muss. Installieren Sie einen Compliance-Beauftragen? Mit welchen Kompetenzen wird er ausgestattet? An wen berichtet er?

  4. Operationalisieren des Compliance-Konzeptes

    Sie legen Compliance-Prüfpunkte in den Unternehmensprozessen fest und definieren Verantwortlichkeiten. Bestimmen Sie, welche Unternehmensbereiche Sie kontinuierlich beobachten und an veränderte Gesetze und Vorschriften anpassen.

    Erstellen Sie Detailregelungen, beispielsweise zu Vertragswerken und Arbeitsverträgen. Ein nicht gesetzteskonformes Contracting mit Lieferanten beispielsweise ist haftungsträchtig. Hier sollten Sie Lieferanten vertraglich dazu verpflichten, sich im Sinne der Ethikrichtlinien des Unternehmens zu verhalten.

    Notwendig ist auch die kontinuierliche Information der Mitarbeiter im Unternehmen über die Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Hierzu gehört auch, die Ethikgrundsätze künftigen Arbeitsverträgen beizufügen und gegenzeichnen zu lassen.

    Konkretisieren und führen Sie die Compliance-Instanzen ein. Ziel ist es, die Compliance-Maßnahmen so detailliert zu planen, dass sie reif für die Umsetzung sind.

  5. Umsetzung der Compliance-Maßnahmen

    Setzen Sie die Maßnahmen in den Unternehmensbereichen um, die sie kontinuierlich auf Gesetzeskonformität beobachten. Die Implementierung in der Organisation sieht unter anderem

  • die Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter,
  • die Information der Führungskräfte und Mitarbeiter,
  • die Umsetzung der modifizierten Prozessen und Vorschriften in der Praxis

vor. Nur, wenn Sie die Führungskräfte und die Mitarbeiter ins Boot holen, lässt sich Compliance langfristig umsetzen und im Unternehmen leben.

  1. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess und Compliance-Kontrolle

    Langfristig müssen Sie kontinuierlich an der Verbesserung der Compliance in Ihrem Unternehmen arbeiten. Stichwort: „Nachhaltigkeitssicherung“. Compliance muss zum integralen Bestandteil der täglichen Arbeit in der Organisation werden. Dazu gehört auch die Compliance-Kontrolle.

    Element der Überprüfung sind regelmäßige Audits der umgesetzten Maßnahmen: Werden sie in der Praxis tatsächlich gelebt? Überprüfen Sie Ihr Compliance-Management-System, ob es im Alltag praktikabel ist oder ob es angepasst werden muss. Entwickeln Sie es ständig weiter und tragen Sie dazu bei, dass es mittel- bis langfristig als völlig selbstverständlich wahrgenommen und umgesetzt wird.

    Schulung der Mitarbeiter

Weiterer Bestandteil der Compliance-Kontrolle ist die Schulung der Mitarbeiter. Mit Hilfe eines Gesetzeskatasters sollten Sie wissen, welche Gesetze, Vorschriften und Richtlinien sich ändern und welche Auswirkungen das auf Ihre Organisation hat. Ihre Mitarbeiter müssen Sie über die Veränderungen informieren und immer wieder schulen. Dazu empfehlen wir die Einführung eines Compliance Schulungsprogrammes.

Lassen Sie das Thema Compliance nicht aus den Augen. Sie müssen nicht regelkonformes Verhalten im Unternehmen nicht nur aufdecken, sondern verhindern. Schließlich sind die Konsequenzen mangelnder Compliance weitaus komplexer und komplizierter zu handhaben, als die notwendige Auseinandersetzung und Umsetzung eines Compliance-Systems und der notwendigen Compliance-Kontrolle.

Aufsichtsrat

Aufsichtsrat und Compliance – Überwachung und Steuerung

Die Geschäftsführung oder der Vorstand eines Unternehmens sind für die Einführung und Umsetzung eines wirkungsvollen Compliance Management Systems im gesamten Unternehmen verantwortlich. Doch wer kontrolliert die Unternehmensleitung, ob ihr Verhalten jederzeit gesetzeskonform ist und ob sie die Rechtskonformität über alle Unternehmensebenen hinweg umsetzt und überwacht? Hier kommt dem Aufsichtsrat oder Beirat eine wichtige Rolle bei der Kontrolle des Compliance Management Systems zu.

Systemüberwachung und Beratung des Vorstands

Gesetzlich ist der Aufsichtsrat von Geschäftsführungsaufgaben ausgeschlossen. Ihm kommt vielmehr die zentrale Aufgabe der Beratung, Systemüberwachung und Kontrolle der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes zu. Dazu gehört auch die Klärung, ob die Geschäftsleitung dafür sorgt, dass im Rahmen eines funktionierenden und wirksamen Compliance Management Systems sämtliche relevanten Gesetze, Vorschriften und Regularien eingehalten werden, um Geldstrafen, aber auch Imageverlust in der Öffentlichkeit zu verhindern.

Informationspflicht des Vorstandes

Der Deutsche Corporate Governance Kodex sieht deshalb vor, dass ein Vorstand regelmäßig und umfassend den Aufsichtsrat über Compliance-relevante Themen im Unternehmen informieren muss. Findet dieser Austausch nicht statt, muss der Aufsichtsrat die Complianceberichte vom Vorstand oder der Geschäftsführung aktiv einfordern. Im „Schadensfall“ ist der Aufsichtsrat außerdem aufgerufen, zur Aufklärung und Behebung nicht rechtskonformen Verhaltens im Unternehmen beizutragen. Ansonsten können auch die Mitglieder des Kontrollgremiums persönlich haften.

Fachliche Auseinandersetzung gefordert

Der Aufsichtsrat eines Unternehmens kann diese Kontrollfunktion gegenüber dem Vorstand oder der Geschäftsführung indes nur nach einer intensiven fachlichen Auseinandersetzung mit dem Thema und bei einem funktionierenden Compliance Management System im Unternehmen effizient wahrnehmen. Nur dadurch wird er in die Lage versetzt, die Wirksamkeit des Systems zu beurteilen und die Frage zu klären, ob Risiken der Unternehmenstätigkeit darin angemessen abgebildet sind. Die fachliche Auseinandersetzung der Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen rund um die Compliance in ihrem Unternehmen ist heutzutage ein absolutes Muss.

Anforderungen an einen Compliance Manager

Anforderungen an einen Compliance Manager: rechtskonform, prozessorientiert und sozial kompatibel

Viele Compliance Manager sehen sich heute sehr schnell mit den Herausforderungen konfrontiert, vorhandene Compliance Strukturen zu optimieren oder erst einmal aufzubauen. Deshalb gehen die fachlichen Anforderungen schnell über juristische Fragestellungen hinaus.

Was bedeutet das für die Eigenschaften eines Compliance Managers, welches Know-how braucht ein Compliance Manager bzw. die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, die für die Einhaltung der Compliance verantwortlich sind? Wie führt man effiziente Compliance-Risiko-Analysen entlang der Wertschöpfungskette durch? Wie werden die größten Risiken identifiziert? Wie können die dazugehörigen Unternehmensprozesse und –richtlinien schnell korrigiert oder etabliert werden, um prüfbare und sichere Abläufe zu implementieren? Welche Maßnahmen und Tools können helfen, in allen Unternehmensbereichen auf allen Ebenen Transparenz und Klarheit über die einzuhaltenenden Regeln zu gewährleisten?   Wie kann effizient und regelmäßig auditiert werden, ob sich alle Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen an geltende Gesetze, Regeln und Vorschriften halten? Die Aufgabe ist komplex und ihre (Nicht-)Erfüllung hat weitreichende Folgen – von Geldstrafen über Imageverlust bei Geschäftspartnern und Kunden bis hin zu Haftstrafen. Wen also damit betrauen?

Fachliches Know-how? Selbstverständlich!

Bei einem Anbieter eines Ausbildungslehrgangs zum Compliance Officer heißt es: Sie „erhalten umfassendes Compliance-Fachwissen, das Sie als Compliance Officer unbedingt benötigen.“ Compliance-Fachleute vermitteln den Teilnehmern, wie sie „die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften sicherstellen, eine wirksame Compliance-Organisation aufbauen, Risiken richtig analysieren, Kontroll- und Überwachungsmechanismen installieren“. Damit sollte das fachliche Know-how sichergestellt sein, denn der Lehrgang geht auf die wesentlichen Aufgaben eines Compliance-Officers ein. Aber ist das so?

Anforderungen an einen Compliance Manager

Wie anhand der eingangs gestellten Fragen klar wird, sind die Anforderungen sicherlich viel komplexer und vielseitiger, als dies in den allgemeinen Ausbildungsgängen, häufig nur wenige Tage dauernden Lehrgängen vermittelt werden kann. Und die „eierlegende Wollmilchsau“ ist bekanntlich selten. Deshalb liegt die Betonung beim Compliance Manager auch auf MANAGEMENT. Der Compliance Manager sollte in der Lage sein, für den jeweiligen Unternehmenszweck und -inhalt passend zur gegenwärtigen Kultur die Schwerpunkte schnell zu identifizieren und die notwendigen fachlichen Ressourcen aufzubauen. Auch ist es häufig sinnvoll, dauerhaft  oder zeitweise wichtige Aktivitäten im Outsourcingverfahren  von externen Profis darstellen zu lassen, deren Kerngeschäft es ist, beispielsweise permanent wertstrombasierte Risikoanalysen, Organisationsdesign, Compliance-Schulungen/-Unterweisungen oder Erstellung und Pflege von Rechtskataster auszuführen.

Es kristallisiert sich also heraus, dass der Compliance Manager sich zunächst strategisch klar werden muss, wie das Design der Compliance-Struktur passend zum Unternehmen aussehen sollte. Dies kann auf Basis einer SWOT-Analyse oder einem Compliance Model Canvas erarbeitet werden. Hieraus ergibt sich dann Klarheit über Organisationslücken und die notwendige Maßnahmen, diese zu schließen. Begleitet wird dies dann permanent von den Fragen hinsichtlich der verfügbaren Möglichkeiten („Make-or-Buy“) und der effizientesten Vorgehensweise gemäß der alten Ingenieursregel: so grob wie möglich, so fein wie nötig.

So kommt man schnell an den Punkt, dass der Compliance Manager also ein guter Manager mit der Fähigkeit zur Einnahme der „Helikopterperspektive“, Führungsstärke sowie Delegation und Überwachung von Aktivitäten ausgestattet sein sollte. Dies führt dann auch zu der Erkenntnis, dass hohe soziale Anforderungen an einen Compliance Manager gestellt werden.

Soziale Anforderungen an einen Compliance Manager

Nicht beschrieben wird in Lehrgängen meist, dass es neben der Fachebene auch eine soziale Komponente bei den Anforderungen an einen Compliance-Officer gibt. Ist derjenige, der Mitarbeiter auf allen Hierarchieebenen anhält und durchsetzen muss, dass sie sich rechtskonform verhalten, dazu auch menschlich in der Lage? „Compliance Officer ist eine Mischung aus Sadomasochist und Religionslehrer“, schreibt Irina Jäkel, Editor in Chief beim Compliance Manager Magazin, in ihrem Artikel „Lasst mich durch, ich bin Compliance Officer!“ Sadomasochist, weil sie kaum Anerkennung oder Lob erhielten, manchmal wenig Rückendeckung von der Geschäftsleitung bekämen, als „Verhinderer“ gelten würden und im Allgemeinen nicht besonders beliebt seien. Religionslehrer, weil sie ähnlich einem Pädagogen den Mitarbeitern immer und immer wieder Gebote und Verbote vermitteln müssten.

Was sind daher die wichtigsten Anforderungen an einen Compliance Manager

  1. Unabhängig muss er sein, im Alltag ein starkes Rückgrat und Selbstbewusstsein besitzen, um sich auch von der Unternehmensleitung nicht vereinnahmen oder beeinflussen zu lassen.
  2. Kooperativ sollte er sein, da er mit den Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammenarbeiten muss, um die Einhaltung der Vorschriften und Regeln zu erreichen.
  3. Empathisch zu sein erleichtert dem Compliance Manager seine tägliche Arbeit, weil er die Mitarbeiter für sich und sein Anliegen einnimmt und zugleich ihre berechtigten Interessen im Tagesgeschäft berücksichtigt.
  4. Kommunikativ sollte er sein, um für seine Sache zu werben und die Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit jederzeit rechtskonformen Verhaltens zu überzeugen.
  5. Integer und vertrauenswürdig sind selbstverständliche Eigenschaften eines Compliance Manager, um in der Tätigkeit glaubwürdig zu sein.

Gepaart mit dem umfassenden fachlichen Know-how sind das die Anforderungen an einen Compliance Manager, die er bzw. sie auf der menschlichen Ebene unbedingt erfüllen sollte. Für Arbeitgeber bedeutet das, dass die Papierform bei der Personalauswahl gerade für diese Stelle meist nicht reicht.

Whistleblower-Gesetz

Europäische Kommission plant neue Richtlinie zum Schutz der Whistleblower

Die Europäische Kommission plant den besseren Schutz von Whistleblowern. Ende April hat Frans Timmermans, Erster Kommissions-Vizepräsident, den Vorschlag zu einer neuen Richtlinie zur Stärkung des Schutzes von Hinweisgebern (Whistleblower) in der gesamten EU vorgestellt.

Rahmenbedingungen für den Schutz der Whistleblower schaffen

In der Information der Europäischen Kommission heißt es: „Der Vorschlag gewährleistet EU-weiten Schutz bei der Meldung von Verstößen gegen das EU-Recht in den Bereichen öffentliche Auftragsvergabe, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, kerntechnische Sicherheit, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre, Datenschutz und Sicherheit von Netz- und Informationssystemen. Die neuen Vorschriften sollen außerdem bei Verstößen gegen die EU-Wettbewerbsvorschriften und die Körperschaftsteuer-Vorschriften sowie bei Schädigungen der finanziellen Interessen der EU zur Anwendung kommen. Die Kommission empfiehlt den Mitgliedstaaten, über diese Mindeststandards hinauszugehen und darauf aufbauend umfassende Rahmenbedingungen für den Schutz von Hinweisgebern zu schaffen.“

Ohne Whistleblower wären Skandale nicht aufgedeckt worden

„Viele der jüngsten Skandale wären nicht ans Licht gekommen, hätten Hinweisgeber nicht den Mut gehabt, sie zu melden. Dabei haben sie jedoch große Risiken auf sich genommen. Wenn wir Hinweisgeber besser schützen, können wir Gefahren für das öffentliche Interesse wie Betrug, Korruption, Steuervermeidung und Schäden für unsere Gesundheit und die Umwelt besser erkennen und vermeiden. Wer richtig handelt, sollte nicht bestraft werden“, sagte Timmermans in der Erklärung. Dabei verwies er auf Skandale der letzten Zeit, darunter Dieselgate, Luxleaks, die Panama Papers sowie rund um das britische Datenanalyse-Unternehmen Cambridge Analytica. Hinweisgeber, so Timmermans, könnten bei der Aufdeckung rechtswidriger Handlungen, die dem öffentlichen Interesse und dem Wohl der Bürger und der Gesellschaft schadeten, eine wichtige Rolle spielen.

Besserer Schutz vor Repressalien

Laut der neuen Richtlinie sollen Whistleblower, die Verstöße gegen das EU-Recht melden, in der gesamten Europäischen Union besser geschützt werden. Über sichere Kanäle können sie künftig Meldungen in ihrer eigenen Organisation oder auch an Behörden machen. Besser geschützt werden sie vor Kündigungen, Zurückstufungen oder andere Repressalien, die sie aufgrund ihrer Hinweise erleiden könnten.  Bislang, so die Kommission, bezahlten sie für ihren Einsatz oftmals mit ihrem Arbeitsplatz, ihrem Ruf oder sogar ihrer Gesundheit. 36 % der Arbeitnehmer, die Verstöße gemeldet hätten, berichteten von Vergeltungsmaßnahmen (Global Business Ethics Survey 2016).

Die Regelungen im Detail

Das sieht die geplante Richtlinie vor (Quelle: Europäische Kommission):

„Alle Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten oder einem Jahresumsatz von mehr als 10 Mio. Euro müssen ein internes Verfahren für den Umgang mit Meldungen von Hinweisgebern einführen. Auch alle Landes- und Regionalverwaltungen und Gemeinden mit mehr als 10 000 Einwohnern werden von der neuen Richtlinie erfasst.

Die erforderlichen Schutzmechanismen sollen Folgendes umfassen:

  • klare Meldekanäle innerhalb und außerhalb der Organisation, um die Vertraulichkeit zu wahren;
  • ein dreigliedriges Meldesystem bestehend aus:
    • internen Meldekanälen;
    • Meldungen an die zuständigen Behörden – wenn interne Kanäle nicht funktionieren oder nach vernünftigem Ermessen nicht funktionieren können (z. B. wenn die Nutzung interner Kanäle die Wirksamkeit von Untersuchungsmaßnahmen der zuständigen Behörden gefährden könnte);
    • Meldungen in der Öffentlichkeit/den Medien – wenn nach der Meldung über andere Kanäle keine geeigneten Maßnahmen ergriffen werden oder wenn eine unmittelbare oder offenkundige Gefährdung des öffentlichen Interesses oder die Gefahr eines irreparablen Schadens besteht.
  • Rückmeldepflichten für Behörden und Unternehmen‚ die innerhalb von drei Monaten auf Meldungen von Missständen reagieren und sie weiterverfolgen müssen.
  • Vermeidung von Vergeltungsmaßnahmen und wirksamer Schutz: Jegliche Vergeltungsmaßnahmen sind untersagt und sollen geahndet werden. Wenn ein Hinweisgeber Vergeltungsmaßnahmen erleidet, soll er Zugang zu kostenloser Beratung und angemessenen Abhilfemaßnahmen erhalten (z. B. Maßnahmen gegen Belästigung am Arbeitsplatz oder zur Vermeidung einer Entlassung). Die Beweislast wird in solchen Fällen umgekehrt, sodass die von der Meldung betroffene Person oder Organisation nachweisen muss, dass sie keine Vergeltungsmaßnahmen gegen den Hinweisgeber ergreift. Hinweisgeber werden auch in Gerichtsverfahren geschützt, etwa indem sie von der Haftung für offengelegte Informationen befreit werden.

Regelungen in der EU uneinheitlich

Bislang werden Whistleblower in den Ländern der Europäischen Union sehr unterschiedlich geschützt: Nur zehn Mitglieder gewähren uneingeschränkten Schutz, die anderen (darunter auch Deutschland) nur teilweise in bestimmten Wirtschaftszweigen oder für gewisse Kategorien von Arbeitnehmern.

Věra Jourová, EU-Kommissarin für Justiz, Verbraucher und Gleichstellung, betonte in der Presseerklärung: „Mit den neuen Regeln für den Hinweisgeberschutz wird sich das Blatt wenden. In einer globalisierten Welt, in der das Streben nach Gewinnmaximierung mitunter zulasten der Gesetzestreue geht, müssen wir Menschen helfen, die das Risiko auf sich nehmen und schwere Verstöße gegen das EU-Recht aufdecken. Das sind wir den ehrlichen Menschen Europas schuldig.“

Compliance Awareness

Compliance Awareness – Bewusstsein im Handeln und Denken

Vor einiger Zeit habe ich eine Stellenanzeige gelesen, in der ein Manager Compliance Awareness & Prevention gesucht wurde. Was die Person künftig machen sollte? Unter anderem bei der Entwicklung und Durchführung aussagekräftiger und geeigneter Kommunikationsmaßnahmen zur Stärkung der Compliance Awareness unterstützen und Online- und Präsenztrainings konzipieren. Doch worum genau geht es bei der sogenannten Compliance Awareness?

Compliance Awareness – Bewusstsein schaffen

Nehmen wir den Begriff auseinander, sind wir zunächst bei der Compliance. Sie bezeichnet die Regelkonformität des Handelns und Verhaltens in einem Unternehmer über alle Ebenen hinweg. Hier geht es darum, die für das Unternehmen relevanten Gesetze und Vorschriften national und gegebenenfalls auch international einzuhalten, aber auch die möglicherweise selbst auferlegten Richtlinien und Kodizes. Zum anderen haben wir den Begriff der Awareness, der mit „Bewusstsein“ oder „Gewahrsein“ übersetzt werden kann. Compliance Awareness beschreibt also einen Zustand, in dem Mitarbeiter und Führungskräfte eines Unternehmens nicht nur alle relevanten Gesetze, Vorschriften und Kodizes kennen. Sie haben auch das Bewusstsein und die ethischen Grund­sätze verinnerlicht, um sie konsequent umzusetzen.

Führungskräfte als Vorbilder

Diese Umsetzung der Compliance Awareness sowohl in den Köpfen als auch im täglichen Handeln der Mitarbeiter wiederum ist eine zentrale Aufgabe der Führungskräfte: Sie müssen moralische Leitlinien vorgeben und vorleben. In ihrem Handeln und Verhalten vereinen sie Leistungsfähigkeit und Wertekodizes des gesamten Unternehmens und lassen sie nicht zu Gegensätzen werden. In der Literatur findet sich dafür als passender Ausdruck die „wertebasierte Integritätskultur“ als „geistiger Überbau“ eines Unternehmens.  (Dr. Donatus Kaufmann in „Der Betrieb“, Sonderausgabe Nr. 02/2017): Das Management ist gefordert, die Unternehmenswerte im täglichen Tun zu praktizieren, um sie in alle Bereiche über alle Hierarchieebenen hinweg zu transportieren, erlebbar und umsetzbar zu machen.

In letzter Konsequenz ist die Compliance Awareness die Voraussetzung dafür, dass die Rechtskonformität eines Unternehmens tatsächlich gelebt und die Organisation von dieser Grundhaltung durchdrungen wird.

Warum gesetzeskonformes Verhalten nicht gelebt wird

Im Alltag gibt es in einer großen Organisation immer wieder Gründe – oder sollten wir besser von „Ausreden“ sprechen – die gesetzeskonformes Verhalten verhindern:

  • Das Bewusstsein, das ein Verhalten nicht richtig ist, fehlt – entweder fachlich, moralisch oder beides.
  • Abläufe und Prozesse wurden schon immer so praktiziert, das Bewusstsein für veränderte rechtliche Rahmenbedingungen fehlt.
  • Abläufe und Prozesse werden von allen anderen genauso gehandhabt.
  • Es hat keine Konsequenzen für denjenigen, der sich nicht gesetzeskonform verhält.
  • Es fehlt das fachliche Wissen, wie Prozesse im Sinne der Compliance gestaltet werden sollten.

Welche Grundlagen muss ein Unternehmen also schaffen, um zu einer durchgängigen Compliance Awareness seiner Mitarbeiter und Führungskräfte zu gelangen?

  • Die moralisch-ethische BasisFührungskräfte und Mitarbeiter müssen die rechtliche Basis ihrer Tätigkeit selbstverständliche kennen. Aber sie müssen auch das moralisch-ethische Bewusstsein und den Anspruch haben, diese konsequent umzusetzen. Das hängt ganz wesentlich davon ab, dass die Unternehmensleitung diese Ansprüche formuliert und zugleich vorlebt. Das kann zum Beispiel in firmeneigenen und -individuellen Verhaltenskodizes erfolgen.

    Um Compliance Awareness zu erlangen, bedarf es regelmäßiger Kommunikationsmaßnahmen. Information und Bewusstseinsschaffung ist das A und O gelebter Gesetzeskonformität. Über alle Führungsebenen hinweg müssen die Mitarbeiter nicht nur die Konsequenzen nicht regelkonformen Handelns kennen, sondern auch den ethischen und moralischen Anspruch nachvollziehen können, den das Unternehmen an ihre Arbeit erhebt. Ziel ist es, diese Haltung zu verinnerlichen und zur Grundlage allen Handelns zu machen.

    Helfen können dabei der regelmäßige Austausch zum Thema Compliance und die gemeinsame Entwicklung von Lösungen, wie sie im Alltag realisiert werden kann. Kommunikations- und Trainingsmaterialien helfen dabei.

  • Die rechtliche BasisUnternehmen müssen in einem Rechtskataster sämtliche Gesetze und Vorschriften erfassen, die national und ggf. international für die Organisation gelten. Dieses Kataster unterliegt einer ständigen Überprüfung und Anpassung an geltende Rechtsnormen. Auf Unternehmensebene müssen Prozesse und Abläufe so definiert und organisiert werden, dass damit die gesetzlichen Anforderungen im Sinne der Compliance umgesetzt werden.

Organisatorische Unterstützung bei der Umsetzung

SAT vertritt das Konzept der LEAN-Compliance. Bei diesem Konzept  stehen Effizienz, Kostenbewusstsein und Qualität im Fokus. Wir flechten auf Basis der LEAN-Philosophie die notwendigen Compliance-Aktivitäten in Ihre Unternehmensprozesse ein. Gleichzeitig schaffen wir durch ein ganzheitliches und professionell gestaltetes Rechtskataster die notwendige Regeltransparenz. Mit einem modernen IT-Management lassen sich alle Compliance-Aktivitäten in ein integriertes Managementsystem einbringen.

Compliance Awareness – Risiken senken, Chancen ergreifen

Compliance Awareness trägt dazu bei, Unternehmensrisiken durch gesetzeswidriges Verhalten zu minimieren. Dabei geht es nicht nur um Umsatzeinbußen, sondern auch Imageverlust in Zeiten, wo Auftraggeber das Compliance-konforme Verhalten ihrer Geschäftspartner immer höher werten.

Datenschutz-Compliance

Datenschutz-Compliance: Sind Sie bereit?

Am 25. Mai 2018 tritt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Eine der größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen europaweit damit aktuell stehen, ist die Umsetzung der Datenschutz-Compliance. Bis Mai müssen sie ihre Organisation auf die neuen Datenschutzanforderungen umgestellt haben. Ansonsten drohen Strafen bis zu vier Prozent des Umsatzes, alternativ maximal 20 Millionen Euro.

Datenschutz-Compliance: Ein Konflikt?

Zur Herausforderung kann dabei schon der potenzielle Konflikt zwischen Datenschutz und Compliance an sich werden: Obwohl die Einhaltung des Datenschutzes wichtiger Bestandteil der Rechtskonformität ist, stellt sie zugleich ein Problem dar. Denn die Kontrollfunktion der Compliance kann selbst zum Verstoß gegen den Datenschutz werden. Die DSGVO setzt dort allerdings Prioritäten, indem sie Verstöße gegen den Datenschutz mit erheblichen Bußgeldern ahndet. Diese Diskrepanz zu beseitigen zählt im Rahmen der Compliance damit zu den wichtigen Aufgaben bei der Umsetzung der DSGVO.

Besonderer Schutz personenbezogener Daten

Laut DSGVO müssen im Rahmen der Datenschutz-Compliance personenbezogene Daten im Unternehmen besonders geschützt werden. Wer mit den Informationen über Geschäftspartner wie Lieferanten, Käufer oder Mitarbeiter umgeht, hat sich sowohl an die europäischen als auch an nationale Gesetze zu halten. So schreibt die DSGVO vor, dass Personen das Recht haben, ihre persönlichen Daten, die in einem Unternehmen erhoben werden, zu erfahren und diese gegebenenfalls korrigieren oder sogar löschen zu lassen. Dazu ist es zwingend erforderlich, dass Unternehmen die Daten so vorhalten, dass sie sie jederzeit und schnell zur Verfügung stellen können. Die Verwendung falscher Daten hat zugleich nicht nur Relevanz für den Datenschutz, sondern auch für die Compliance des Unternehmens insgesamt.

Die Geschäftsleitung muss deshalb mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nachweisen, dass in ihrem Unternehmen eine DSVGO-konforme Datenverarbeitung gewährleistet ist. Vorgeschrieben ist überdies deren regelmäßige Überprüfung. Im Rahmen der Datenschutz-Compliance sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter im Umgang mit persönlichen Daten auf jeden Fall umfassend schulen, um den Anforderungen zu genügen.

Weitere Anforderungen der DSGVO

Was sieht die Datenschutzgrundverordnung noch vor? Unter anderem dieses:

  • Mit der DSGVO gibt es zum ersten Mal eine europaweit gültige Pflicht, unter bestimmten Voraussetzungen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu bestellen (Art. 37 DSGVO). Kommen Unternehmen dieser Pflicht nicht nach, begehen sie eine Ordnungswidrigkeit, die mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 € belegt werden kann.
  • Die DSGVO stellt neue Regeln für die Benachrichtigung von Behörden und Personen bei einer Datenschutzverletzung auf. (Art. 33 und 34 DSGVO)
  • Personen müssen der Erhebung ihrer Daten für einen bestimmten Zweck ausdrücklich zugestimmt haben. Der Zweck (oder auch mehrere) der Datenverarbeitung muss konkret benannt werden.
  • Prinzip der Datensparsamkeit: Es dürfen nur Daten für definierte, klare und gesetzlich zulässige Zwecke erhoben werden.
  • Sensible Daten dürfen nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Person erhoben werden. Ansonsten ist „die Verarbeitung personenbezogener Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von genetischen Daten, biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person untersagt.“ (Art. 9 DSGVO)
  • „Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.“ (Art. 20 DSGVO)
  • Neu ist auch das „Recht auf Vergessenwerden“ bzw. auf Löschung: Art. 17 DSGVO beschreibt das Recht auf Datenlöschung unter bestimmten Voraussetzungen, zum Beispiel wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr nötig sind.

Da die Vorschriften der DSGVO bereits in zwei Monaten in Kraft treten, wird es höchste Zeit, sich mit der Datenschutz-Compliance auseinandersetzen. Benötigen Sie Unterstützung, stehen wir für die Beratung zur Verfügung.

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