Rechtskataster

Rechtskataster – Grundlage gesetzeskonformen Handelns

Compliance im Sinne von Rechtskonformität und Rechtssicherheit lässt sich in einem Unternehmen nur sicherstellen, wenn auf der einen Seite alle relevanten und aktuellen Verordnungen und Rechtsnormen bekannt sind. Auf der anderen Seite sollte ein umfassendes Rechtskataster installiert sein, das eben diese Vorschriften und Gesetze abbildet. Ist ein Unternehmen sowohl national als auch international tätig sein, muss das Rechtskataster um die jeweiligen länderspezifischen Regelungen ergänzt werden. Voraussetzung für die Wirksamkeit dieses Rechts- oder Gesetzeskataster – darauf sei noch einmal ausdrücklich hingewiesen – ist größtmögliche Aktualität.

Rechtskataster zählt vermehrt zur Organisationspflicht

Auch, wenn ein Rechtskataster generell nicht verpflichtend ist: In manchen Unternehmen gehört es dennoch zur Organisationspflicht, um das Unternehmensrisiko zu mindern. Managementsysteme wie das Sicherheits- und Gesundheitsmanagementsystem DIN EN ISO 45001 verlangen beispielsweise die Dokumentation, dass alle relevanten Bestimmungen, rechtlichen Verpflichtungen und sonstigen Anforderungen erkannt und erfüllt werden. Dazu zählt unter anderem die Bestimmung gesetzlicher Vorschriften und sonstiger Anforderungen.

Unabhängig von dem speziellen Thema der DIN EN ISO 45001 setzt eine ordentliche Geschäftsführung voraus, dass die entsprechenden Gesetze und Vorschriften bekannt sind. Die IHK Hochrhein-Bodensee nennt in einem Leitfaden ein Beispiel aus dem Umweltrecht: „ Dort ist es eine zentrale Aufgabe

  • dafür zu sorgen, dass der Betrieb über alle erforderlichen behördlichen Genehmigungen verfügt,
  • dass bestehende Genehmigungen den betrieblichen Veränderungen angepasst werden, wenn der Betrieb ausgeweitet oder die Produktionsweise verändert wurde. (Sind Verfahren von der Genehmigung nicht gedeckt, so kommt § 327 StGB zur Anwendung).

Wird die Organisationspflicht verletzt, so haftet der zuständige Geschäftsführer/Vorstand neben dem jeweiligen Mitarbeiter, der den Schaden unmittelbar verursacht hat (sog. Organisationsverschulden). Die geschilderten Grundsätze gelten auch beim Outsourcing bestimmter Aufgaben an unternehmensfremde Dritte. Alleine durch die Vergabe einer Tätigkeit an einen Externen (Fremdfirma), entfällt keineswegs automatisch und in jedem Fall die Haftung (Bsp.: Verkehrssicherungspflicht) des Unternehmens (Auftraggeber).“

Rechtskataster als Basis unternehmerischer Compliance-Strukturen

Die Compliance-Strukturen in einem Unternehmen sollen die Regelkenntnis und -befolgung sicherstellen, Mitarbeiter vor Fehlverhalten und Unfällen bewahren und Führungskräften dabei helfen, Organisationsverschulden zu vermeiden. Das funktioniert nur mit einem von Beginn an ganzheitlich und individuell auf ein Unternehmen zugeschnittenen Compliance Management System, das den Mitarbeitern ohne großen Zusatzaufwand Transparenz und Klarheit bei der Regelkenntnis bietet. So können Sie ihre Tätigkeiten regelkonform verrichtet.

Ein Rechtskataster dient dabei dazu, Gesetze und Vorschriften in ausnahmslos allen Unternehmensbereichen und Sachgebieten einer Organisation zu erfassen. Seine Grundlage ist das Wissen darüber, ob ein Unternehmen von bestimmten Gesetzen und Rechtsvorschriften betroffen ist.

Rechtskataster – in Eigenregie oder mit Dienstleister?

Alle Regularien durchgängig im Blick zu behalten, kann je nach Organisationsform und -umfang schwierig sein: Neue kommen hinzu, alte ändern sich in regelmäßigen Abständen. Unternehmen stehen deshalb vor der Entscheidung, intern umfangreiche Kenntnisse und Ressourcen zur Pflege des Rechtskatasters aufzubauen oder einen externen Dienstleister zu beauftragen. Egal, wie sich die Organisation entscheidet, Voraussetzung ist eine exakte Analyse der betrieblichen Situation, die Erstellung eines aktuellen Rechtskataster und seine dauerhaft, rechtskonforme Pflege.

Stellenwert der Compliance

Stellenwert der Compliance im Unternehmen nimmt weiter zu

Sind es die verschärften gesetzlichen Auflagen oder ein rein wirtschaftlich-monetärer Aspekt? Der Stellenwert der Compliance nimmt weiter zu – wenn auch der Antrieb oftmals noch von der Korruptionsbekämpfung im Unternehmen ausgeht.

Compliance – mehr als Korruptionsbekämpfung

Wir verstehen Compliance als die Einhaltung sämtlicher Gesetze, Regeln und Vorschriften, die für ein Unternehmen aufgrund seiner Tätigkeit relevant sind, und zwar national wie international. Korruption oder Bestechung sind dabei nur ein Aspekt, allerdings nach wie vor der mit der stärksten Öffentlichkeitswirkung, wenn er bekannt wird.

Ein wesentlicher Antrieb, die Compliance-Maßnahmen im Unternehmen zu verstärken, liegt daher immer noch in der Korruptionsbekämpfung, um Imageverluste bei Geschäftspartnern und Kunden zu vermeiden. Denn: Die Zusammenarbeit mit nicht nur wirtschaftlich, sondern auch ethisch einwandfrei auf- und eingestellten Firmen ist mittlerweile zum Wert an sich geworden.

Compliance als Wettbewerbsfaktor

Unternehmen, die gesetzeskonform handeln und sich an die regulatorischen Auflagen im Rahmen ihrer Tätigkeit halten, steigern ihre Reputation am Markt, werden als vertrauenswürdig wahrgenommen. Dementsprechend gehört es zu den wichtigsten Zielen vieler Compliance-Beauftragter, das Thema nachhaltig auf allen Ebenen in ein Unternehmen hineinzutragen und die notwendige Compliance-Kultur zur fördern.

Dieser Veränderungsprozess hin zur durchgängigen Gesetzeskonformität hat zugleich unmittelbaren Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg – ein entscheidender Grund, warum das Thema Compliance mittlerweile in vielen Vorstands- und Geschäftsführungsetagen angekommen ist.

Volkswagen ist ein Beispiel dafür, dass Compliance zunehmend höchste Aufmerksamkeit genießt: Nach dem Bekanntwerden des Dieselskandals wurde 2016 das Ressort „Recht und Integrität“ auf oberster Führungsebene installiert. Seit 2017 hat Airbus mit Sylvie Kandé de Beaupuy einen Chief Compliance Officer im Vorstand.

Stellenwert der Compliance steigt auch durch Gesetzesänderungen

Doch weder der ethische noch der wirtschaftlichen Aspekt allein stärken den Stellenwert der Compliance in Unternehmen. Hinzu kommt vor allem die veränderte Gesetzeslage auf den internationalen Märkten, die viele Firmen zum Handeln zwingt. Wer nicht zahlen will (mit allen negativen finanziellen Aspekten plus Imageverlust), hält sich an die rechtlichen Bestimmungen. In diesem Sommer ist beispielsweise die fünfte EU-Geldwäscherichtlinie in Kraft getreten, die  Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung vorbeugen soll. Sie sieht eine höhere Sorgfaltspflichte bei Geschäftspartnern in Hochrisiko-Drittländern vor, außerdem mehr Transparenz über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Unternehmens.

Bei den gesetzlichen Veränderungen ist außerdem zu denken an die deutsche ISO19600, an den amerikanischen „Foreign Corrupt Practices Act“ oder an den UK Bribery Act: In den USA und in Großbritannien machen sich Unternehmen strafbar, wenn sie nicht durch ihre internen Strukturen Korruption bekämpfen oder verhindern. Damit steht die Wirksamkeit der unternehmerischen Compliance-Management-Systeme auf dem Prüfstand.

 

 

DSGVO

Mehr als 100 Tage DSGVO: Was hat sich getan?

Vier Monate ist es her, dass am 25. Mai 2018 die europäische Datenschutz Grundverordnung DSGVO in Kraft getreten ist. Das Beben, das mit der Umsetzung durch Unternehmen jeder Größenordnung bis hin zu Vereinen ging, ist noch nicht abgeebbt.

DSGVO – Schutz vor dem Missbrauch persönlicher Daten

Vom Grundgedanken her mag die DSGVO in Zeiten der Digitalisierung bis in die tiefste Privatsphäre hinein sinnvoll sein: „Diese Verordnung schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen und insbesondere deren Recht auf Schutz personenbezogener Daten“, heißt es in Artikel 1 der Datenschutz Grundverordnung. So weit so gut. Schützen wollte das Europäische Parlament die Menschen vor allem vor den Datenkraken der Internetkonzerne, die personenbezogene Daten zu wirtschaftlichen Zwecken in großen Umfang verarbeiten und nutzen. Doch getroffen hat das Regelwerk auch Kleinstunternehmen, Handwerksbetriebe, gemeinnützige Vereine, Mittelständler, für die die Umsetzung oftmals mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden war und nach wie vor ist.

Und die verunsichert sind, was sie tun müssen oder dürfen, um noch datenschutzkonform zu agieren, um Abmahnungen und Strafzahlungen zu entgehen. So sind zahlreiche Unternehmen bis heute nicht datenschutzkonform aufgestellt. Ihnen fehlen die entsprechenden Datenschutzkonzepte, von der praktischen Umsetzung ganz zu schweigen. Die Zahl der Unternehmens- und Vereinswebsites, die wegen der gestiegenen Anforderungen aus der DSGVO sicherheitshalber vom Netz genommen wurden, ist in den letzten Monaten deutlich in die Höhe gegangen. Bosch hatte beispielsweise für seine Online-Handwerker-Community zwischenzeitlich die Reißleine gezogen. Amerikanische Zeitungen wie die Chicago Tribune sperren europäische Leser aus ihrem Online-Angebot ganz aus, weil sie die DSGVO nicht umsetzen können oder wollen.

Rechtssicherheit für Unternehmen aller Größenordnungen

Bereits kurz nach Inkrafttreten der Verordnung wurde die Forderung laut, höhere Rechtssicherheit zu schaffen. Unklar ist unter anderem immer noch, ob Verstöße gegen den Datenschutz überhaupt abmahnfähig sind. Ist Datenschutz ein Wettbewerbsfaktor? Entstehen Wettbewerbern Nachteile durch fehlenden Datenschutz des Konkurrenten? Diese Fragen haben bislang weder der  Gesetzgeber noch die Gerichte geklärt. Im „Handelsblatt“ hat Bundesjustizministerin Katarina Barley (SPD) bereits im Juni angekündigt, gegen missbräuchliche Abmahnungen vorzugehen. „Wir werden professionellen Abmahnern das Wasser abgraben. Dafür brauchen wir eine umfassende Lösung. Gerade kleine Unternehmen und Selbständige, aber auch Vereine und Privatpersonen, brauchen einen wirksamen Schutz vor dem Treiben von professionellen Abmahnern.“ (Handelsblatt vom 13.6.2018)

Abmahnwelle ausgeblieben

Möglicherweise auch aufgrund der rechtlichen Unklarheit hat eine Abmahnwelle bislang nicht im prognostizierten Umfang stattgefunden. „Viele der um den 25. Mai in der Öffentlichkeit kursierenden Fehlinformationen zur DSGVO haben zu unnötiger Unsicherheit geführt. Es wurde eine Abmahnwelle befürchtet oder die massenweise Verhängung von Geldbußen durch die Aufsichtsbehörden. Solche Szenarien sind ausgeblieben“, verkündete Anfang September Andrea Voßhoff, Bundesbeauftragte für den Datenschutz. Die Datenschutzbehörden hatten darüber hinaus angekündigt, mit der Verhängung von Bußgeldern zunächst zurückhaltend umzugehen, vielmehr Beratung und Ermahnung in den Vordergrund zu stellen.

Bürger nutzen Rechte aus DSGVO verstärkt

Was nach dem 25. Mai 2018 laut Andrea Voßhoff deutlich zugenommen hat, sind indes die Anfragen und Beschwerden der Menschen bei den Behörden: „Bürgerinnen und Bürger nehmen ihre neuen Rechte nach der DSGVO verstärkt wahr. Dies ist auch anhand der signifikant gestiegenen Eingänge bei den Aufsichtsbehörden erkennbar. So erreichten mein Haus seit dem 25. Mai bis Mitte August insgesamt 1.020 Beschwerden und 1.453 allgemeine Anfragen. Auch die in meinen Zuständigkeitsbereich fallenden Institutionen nehmen ihre Pflichten ernst, meldeten im vorgenannten Zeitraum 4.254 potentielle Datenschutzverstöße und baten darüber hinaus um Beratung. Mit bisher 262 europaweit anhängigen Fällen haben die europäischen Datenschutzaufsichtsbehörden ihre gemeinsame koordinierende Tätigkeit aufgenommen. Diese Entwicklung ist zu begrüßen, denn sie zeigt: Die DSGVO lernt Laufen“, schreibt Voßhoff in einer Pressemitteilung vom 4. September.

Bundesjustizministerin will „Kleine“ schützen

Ende August hat Bundesjustizministerin Katarina Barley (SPD) in der Tagesschau übrigens angekündigt,  dass „kleine Unternehmen, Vereine und Selbstständige […] nach den Plänen bei kleineren Verstößen gegen die DSGVO von kostenpflichtigen Abmahnungen ausgenommen werden.“ Ein entsprechender Gesetzentwurf sollte bis Anfang September 2018 vorliegen.

Trotz dieser Anpassungen der DSGVO bleibt es Aufgabe und Pflicht aller Organisationen – vom gemeinnützigen Verein über den Einzelunternehmer und Handwerker bis zum Großkonzern – die Anforderungen der Vorschrift umzusetzen. Denn sie räumt den Menschen umfassende Rechte ein, denen Unternehmen und Vereine gerecht werden müssen. Dazu gehört das Recht auf Auskunft, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, das Recht auf Korrektur falscher oder lückenhafter Daten, das Recht auf Datenlöschung und das Recht auf Datenübertragung. Um diesen Anforderungen zu genügen, sollten Unternehmen und Vereine jeder Größenordnung ein Datenschutzkonzept entwickeln und kurz- bis mittelfristig umsetzen.

Risikoanalyse

Risikoanalyse im Compliance Management

Risikoanalyse im Compliance Management ist eine zentrale Aufgabe für jeden Compliance Beauftragen im Unternehmen. Die ISO 19600 als Compliance-Standard basiert sogar zu einem ganz wesentlichen Teil auf der Bewertung der Compliance-Risiken. Wie gehen Unternehmen dabei vor?

Risikoanalyse – Grundlage jedes Compliance Management Systems

Bei der Analyse und Bewertung der Risiken, die sich aus der Compliance oder Non-Compliance einer Organisation ergeben, geht es im Wesentlichen darum, sämtliche relevanten Gesetze, Vorschriften und Normen national und gegebenenfalls auch international zu identifizieren und in ihrer Bedeutung für das Unternehmen zu bewerten. Dabei geht es nicht nur um eine einmalige Feststellung der Gesetzeslage. „Die Organisation muss in regelmäßigen Abständen ihre Compliance-Risiken und –Verpflichtungen ermitteln, aktualisieren und neu bewerten oder bei folgenden Ereignissen eine Neubewertung vornehmen:

  • bei neuen oder geänderten anzuwendenden Gesetzen, Geschäftsaktivitäten, Produkten, Aufgaben oder Dienstleistungen,
  • bei einer geänderten Organisations- bzw. Unternehmensstruktur oder Unternehmensstrategie,
  • bei beträchtlichen äußeren Änderungen wie finanziellen, wirtschaftlichen Umständen, Haftungsänderungen und Kundenbeziehungen,
  • bei Änderungen von Compliance-Verpflichtungen und –Verstößen.“ (Quelle: Standard für Compliance-Management-Systeme – TR CMS 101:2015 des TÜV Rheinland, Köln)

Im besten Fall verfügt die Organisation deshalb über ein maßgeschneidertes Rechtskataster, das sämtliche relevanten Rechtsgebiete permanent beobachtet und Veränderungen auf ihre Bedeutung für das Unternehmen hin untersucht. Dieses Rechtskataster ist der Kern eines funktionierenden Compliance Management Systems, von dem alle weiteren Maßnahmen ausgehen.

Wie lassen sich Compliance-Risiken ermitteln?

Ein einzelner Compliance Manager oder selbst eine damit betraute Abteilung ist möglicherweise nicht in der Lage, die Risiken, gegen Compliance zu verstoßen, über alle Geschäftsbereiche und über alle Hierarchieebenen hinweg zu beurteilen. Sinnvoll scheint es daher zu sein, eine möglichst breite Basis zu schaffen – mit Beteiligten aus den verschiedenen Tätigkeitsfeldern und aus unterschiedlichen Managementfunktionen. Damit wird die Voraussetzung geschaffen, das Thema Compliance und potenzielle Risiken aus möglichst vielen Perspektiven zu betrachten und zu beurteilen.

Wir empfehlen, zu diesem Zweck die Beteiligten zumindest am Anfang oder in regelmäßigen Abständen für kurze Zeit aus ihrem Tagesgeschäft herauszuholen und beispielsweise in Arbeitstreffen konzentriert an das Thema heranzugehen. Strukturiert lassen sich die Compliance-Risiken beispielsweise pro Geschäfts- oder Produktbereich aufdecken. Ist die initiale Risikoanalyse erfolgt, bietet es sich an, über strukturierte Informations- und Kommunikationsprozesse den Austausch zwischen Compliance Beauftragtem und Geschäftsbereichen permanent aufrecht zu erhalten.

Bewertung der Compliance-Risiken

Die Risiken zu erkennen, ist der erste wichtige Schritt. Um ressourcenschonend zu arbeiten, ist es aber entscheidend zu beurteilen, wie groß die einzelnen Risiken für ein Unternehmen sind. Alle „Gefahrenherde“ für die  Compliance auf einmal ausschalten zu wollen, ist kaum praktikabel. Empfehlenswert ist deshalb die Entwicklung einer sogenannten „Compliance-Risikolandkarte“.

Ein Risiko einschätzen lässt sich an Kriterien wie der Wahrscheinlichkeit, dass ein Schaden eintritt und der möglichen Höhe eines Schadens bei Verstoßes gegen die Rechtskonformität. Führen Sie diese Kriterien zusammen, erhalten Sie einen Überblick, welche Schäden im negativen Fall mit hoher Wahrscheinlichkeit eintreten und dabei hohe Schäden verursachen. Oder im umgekehrten Fall kaum vorkommen werden und auch vernachlässigbare Folgen haben. Tragen Sie diese Bewertungen zusammen, erhalten Sie eine Risikolandkarte, mit der sich die Risiken und die daraus resultierenden Maßnahmen priorisieren lassen.

Was sind mögliche Schäden?

Mögliche Schäden durch Compliance-Verstöße sind nicht nur finanzieller Art, beispielsweise durch Strafzahlungen. Auch ein Imageverlust wirkt sich massiv negativ auf den Unternehmenserfolg aus, wenn Geschäftspartner die Zusammenarbeit beenden. Wichtig ist daher die qualitative Betrachtung und Bewertung der Compliance-Risiken. Das setzt voraus, dass die beteiligten Mitarbeiter und Führungskräfte in der Lage sind, Risiken hinsichtlich ihrer möglichen Schadenshöhe richtig einzuschätzen. Die Bild der Risikolandkarte kann sich schon dadurch entscheidend verändern, dass Risiken aus Compliance-Verstößen tendenziell eher zu gering bewertet werden.

Ist die Risikobewertung abgeschlossen, ist sie die Basis für die Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs: Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen gegen Compliance-Risiken vor? Beseitigen, verringern, zunächst wegen geringer Relevanz zunächst zurückstellen? Diese Entscheidung ist ein zentrales Element der Unternehmensführung und -steuerung, die sowohl von Geschäftsführung und Vorstand als auch vom Aufsichtsrat wahrgenommen werden muss.

Compliance Quick Check

Compliance Quick Check: Wie reif ist Ihr Unternehmen?

Wie steht es in Ihrem Unternehmen um die Compliance? Sind sie in allen Berei­chen rechtskonform aufgestellt? Um eine seriöse Einschätzung zu erhalten, bietet SAT den Compliance Quick Check – schnell und zu überschaubaren Kosten.

Compliance Quick Check untersucht Compliance-Reife

Ziel des Compliance Quick Check  ist es, die Compliance-Reife eines Unterneh­mens in den wesentlichen Punkten zu bewerten. Er geht einem organisationswei­ten Compliance-Audit voraus, anhand dessen später detaillierte Aussagen zur Rechtskonformität getroffen werden können.

Folgende Punkte prüft der Quick-Check:

  • Compliance-Verständnis
  • Compliance-Ziele
  • Compliance-Prozess
  • Compliance-Verantwortung
  • Compliance-Bewusstsein
  • Compliance-Anforderungen
  • Compliance-Aktualität
  • Compliance-Konformität
  • Compliance-Überwachung
  • Compliance-Ereignis

In Gesprächen mit Führungskräften und Mitarbeitern in verschiedenen Unter­nehmensbereichen geht es um die realistische Einschätzung, wie tief das Thema Compliance in der Organisation verankert ist. Hier einige Beispielfragen:

  1. Was verstehen Sie unter „Compliance“?

Ziel der Frage:

Ist eine einheitliche Begriffsdefinition im Unternehmen vorhanden bzw. ist das Thema überhaupt bekannt?

Mindestanforderungen, damit ein Unternehmen als compliant gelten kann:

  • Aussage: jederzeit gesetzes- und regelkonform sein
  • Konformität hinsichtlich:
    • Gesetze:
      EU, Bund, Länder, Kommune
    • Regeln:
      unternehmensintern (Arbeitsanweisungen, Org.-Anweisungen); Technische Regelwerke (TRBS, TRBA, BG, …); technische Normen (DIN, VDI, VDE,…)

Welche Dokumente/Nachweise geht der/die Befragte zum Thema Compliance?

  • Grundsatzerklärung, Ethikrichtlinie, usw.

Anhand dieser Aussagen bewerten die Prüfer im Compliance Quick Check, ob es bei den Befragten ein grundsätzliches Verständnis von Compliance gibt. Daraus leiten wir entsprechende Maßnahmen und Empfehlungen.

Ebenso gehen wir beispielsweise bei der Frage zu den Compliance-Zielen vor:

  1. Existieren für das Unternehmen/Ihren Bereich Compliance-Ziele?

Ziel der Frage:

  • Wie systematisch wird das Thema Compliance im Unternehmen behandelt?
  • Ist der systematische Umgang mit dem Thema Compliance im Unterneh­men sichergestellt?

Mindestanforderungen, um von vorhandenen Compliance-Zielen sprechen zu können:

  • Es existieren formulierte und messbare Ziele.
  • Ziele sind bekannt und abrufbar.
  • Ziel sind bestenfalls in Zielvereinbarungen verankert

Es gibt Dokumente/Nachweise über die Compliance-Ziele:

  • freigegebene Compliance-Ziele
  • Zielvereinbarungen
  • Befragung von Mitarbeitern

Der Fragenkatalog erstreckt sich schließlich bis hin zur Compliance-Kon­formität, zu der die Mitarbeiter sich äußern sollen.

  1. Wie stellen Sie die Beachtung der Compliance-Anforderungen sicher?

Ziel der Frage:

  • Werden Compliance-Anforderungen termingerecht umgesetzt?

Mindestanforderungen, um von der Beachtung der Compliance-Anforderungen sprechen zu können:

  • Ableitungen von Maßnahmen aus Anforderungen
  • Festlegung von Zuständigkeiten und Terminen
  • Bereitstellung von Budget zur Erfüllung der Anforderungen

Als Dokumente oder Nachweise, dass die Compliance-Anforderungen be­achtet werden, gilt hier ein Maßnahmenplan mit Zuständigkeiten und Ter­minen.

Durch die unterschiedlichen Themenkomplexe rund um die Compliance ergibt sich im Gespräch mit den Mitarbeitern und Führungskräften ein aussagekräftiges Gesamtbild. Anhand dessen können wir beurteilen, ob Ihr Unternehmen die notwendige Compliance-Reife erreicht. Sollte das nicht so sein, geben wir Empfehlungen zu weiterführenden Maßnahmen ab, damit sie das rechtskonforme Handeln in Ihrer Organisation sicherstellen können.

Vorteil des Compliance Quick Check

Eine realistische Einschätzung zur Rechtskonformität in ihrem Unternehmen zu erhalten, verbinden viele Verantwortliche mit einem enormen zeitlichen und kos­tenintensiven Aufwand. Und obwohl ein funktionierendes Compliance Manage­ment System finanzielle und juristische Risiken durch mangelhafte Rechtskonfor­mität erheblich reduziert, fürchten insbesondere mittelständische Unternehmen oftmals den vermeintlichen Aufwand der Überprüfung und verzichten zuweilen ganz darauf. Das aber ist nicht nur aus Haftungsgründen äußerst riskant, sondern auch wegen des drohenden Imageverlustes bei den Geschäftspartnern, sollte eine Organisation nicht rechtskonform arbeiten.

Mit dem SAT Compliance Quick Check lösen wir dieses Problem: Wir bieten ihn zum Festpreis an. So können Sie sich zunächst einen Einblick über die Compliance-Situation in Ihrem Unternehmen machen, bevor Sie – falls notwendig – einen umfangreicheren Auftrag vergeben.

Compliance-Kontrolle

Compliance-Kontrolle: Compliance einführen und umsetzen

Ein Compliance-System im Unternehmen einführen ist ein dauerhafter Prozess. Denn nach der Implementierung kommt die Compliance-Kontrolle, die sicherstellen soll, dass die Gesetzeskonformität in allen Geschäftsbereichen von Dauer ist. Wie gehen Sie vor, was gehört dazu?

Einführung eines Compliance-Systems in fünf Schritten

In fünf Schritten führen Sie ein strukturiertes Compliance-System in Ihrem Unternehmen ein.

  1. Quick-Check: Überblick über die Situation im Unternehmen verschaffen

    Welche Compliance-Risiken bestehen aktuell in Ihrer Organisation? Gibt es schon Elemente eines Compliance-Management-Systems? Wo sehen Sie derzeit den größten Handlungsbedarf, um Ihr Unternehmen gesetzeskonform aufzustellen?

  2. Ausrichtung/Risiken: Compliance-Management-System grundsätzlich ausrichten

    Analysieren Sie, welche nationalen und internationalen Gesetze und Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten. Nutzen Sie dazu ein vollständiges und aktuelles Gesetzes- und Vorschriftenkataster.

    Mit der Kenntnis der geltenden Regeln und Gesetze geht es an die Bewertung: Wie groß sind die Risiken für Ihr Unternehmen, wenn es nicht durchgängig gesetzes- und regelkonform aufgestellt ist? Davon hängt ab, für welchen Unternehmensbereich Sie sich zuerst Gedanken über ein funktionierendes Compliance-System machen.

  3. Unternehmens- und risikospezifische Konzeption des Compliance Management Systems

    Hier geht es um die Organisation des Compliance-Management-Systems. Welche Compliance-Instanzen gehören dazu, welche weiteren relevanten Bausteine? Die Entscheidung hängt von Ihrer Organisationsstruktur ab, aber auch von den individuellen Risiken, die Sie zuvor identifiziert haben. Sie entscheiden, auf welcher Organisationsebene das Thema Compliance verankert wird, wer dafür zuständig und verantwortlich ist, wer welche Beiträge dazu liefern muss. Installieren Sie einen Compliance-Beauftragen? Mit welchen Kompetenzen wird er ausgestattet? An wen berichtet er?

  4. Operationalisieren des Compliance-Konzeptes

    Sie legen Compliance-Prüfpunkte in den Unternehmensprozessen fest und definieren Verantwortlichkeiten. Bestimmen Sie, welche Unternehmensbereiche Sie kontinuierlich beobachten und an veränderte Gesetze und Vorschriften anpassen.

    Erstellen Sie Detailregelungen, beispielsweise zu Vertragswerken und Arbeitsverträgen. Ein nicht gesetzteskonformes Contracting mit Lieferanten beispielsweise ist haftungsträchtig. Hier sollten Sie Lieferanten vertraglich dazu verpflichten, sich im Sinne der Ethikrichtlinien des Unternehmens zu verhalten.

    Notwendig ist auch die kontinuierliche Information der Mitarbeiter im Unternehmen über die Pflicht zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Hierzu gehört auch, die Ethikgrundsätze künftigen Arbeitsverträgen beizufügen und gegenzeichnen zu lassen.

    Konkretisieren und führen Sie die Compliance-Instanzen ein. Ziel ist es, die Compliance-Maßnahmen so detailliert zu planen, dass sie reif für die Umsetzung sind.

  5. Umsetzung der Compliance-Maßnahmen

    Setzen Sie die Maßnahmen in den Unternehmensbereichen um, die sie kontinuierlich auf Gesetzeskonformität beobachten. Die Implementierung in der Organisation sieht unter anderem

  • die Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter,
  • die Information der Führungskräfte und Mitarbeiter,
  • die Umsetzung der modifizierten Prozessen und Vorschriften in der Praxis

vor. Nur, wenn Sie die Führungskräfte und die Mitarbeiter ins Boot holen, lässt sich Compliance langfristig umsetzen und im Unternehmen leben.

  1. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess und Compliance-Kontrolle

    Langfristig müssen Sie kontinuierlich an der Verbesserung der Compliance in Ihrem Unternehmen arbeiten. Stichwort: „Nachhaltigkeitssicherung“. Compliance muss zum integralen Bestandteil der täglichen Arbeit in der Organisation werden. Dazu gehört auch die Compliance-Kontrolle.

    Element der Überprüfung sind regelmäßige Audits der umgesetzten Maßnahmen: Werden sie in der Praxis tatsächlich gelebt? Überprüfen Sie Ihr Compliance-Management-System, ob es im Alltag praktikabel ist oder ob es angepasst werden muss. Entwickeln Sie es ständig weiter und tragen Sie dazu bei, dass es mittel- bis langfristig als völlig selbstverständlich wahrgenommen und umgesetzt wird.

    Schulung der Mitarbeiter

Weiterer Bestandteil der Compliance-Kontrolle ist die Schulung der Mitarbeiter. Mit Hilfe eines Gesetzeskatasters sollten Sie wissen, welche Gesetze, Vorschriften und Richtlinien sich ändern und welche Auswirkungen das auf Ihre Organisation hat. Ihre Mitarbeiter müssen Sie über die Veränderungen informieren und immer wieder schulen. Dazu empfehlen wir die Einführung eines Compliance Schulungsprogrammes.

Lassen Sie das Thema Compliance nicht aus den Augen. Sie müssen nicht regelkonformes Verhalten im Unternehmen nicht nur aufdecken, sondern verhindern. Schließlich sind die Konsequenzen mangelnder Compliance weitaus komplexer und komplizierter zu handhaben, als die notwendige Auseinandersetzung und Umsetzung eines Compliance-Systems und der notwendigen Compliance-Kontrolle.

Aufsichtsrat

Aufsichtsrat und Compliance – Überwachung und Steuerung

Die Geschäftsführung oder der Vorstand eines Unternehmens sind für die Einführung und Umsetzung eines wirkungsvollen Compliance Management Systems im gesamten Unternehmen verantwortlich. Doch wer kontrolliert die Unternehmensleitung, ob ihr Verhalten jederzeit gesetzeskonform ist und ob sie die Rechtskonformität über alle Unternehmensebenen hinweg umsetzt und überwacht? Hier kommt dem Aufsichtsrat oder Beirat eine wichtige Rolle bei der Kontrolle des Compliance Management Systems zu.

Systemüberwachung und Beratung des Vorstands

Gesetzlich ist der Aufsichtsrat von Geschäftsführungsaufgaben ausgeschlossen. Ihm kommt vielmehr die zentrale Aufgabe der Beratung, Systemüberwachung und Kontrolle der Geschäftsführung bzw. des Vorstandes zu. Dazu gehört auch die Klärung, ob die Geschäftsleitung dafür sorgt, dass im Rahmen eines funktionierenden und wirksamen Compliance Management Systems sämtliche relevanten Gesetze, Vorschriften und Regularien eingehalten werden, um Geldstrafen, aber auch Imageverlust in der Öffentlichkeit zu verhindern.

Informationspflicht des Vorstandes

Der Deutsche Corporate Governance Kodex sieht deshalb vor, dass ein Vorstand regelmäßig und umfassend den Aufsichtsrat über Compliance-relevante Themen im Unternehmen informieren muss. Findet dieser Austausch nicht statt, muss der Aufsichtsrat die Complianceberichte vom Vorstand oder der Geschäftsführung aktiv einfordern. Im „Schadensfall“ ist der Aufsichtsrat außerdem aufgerufen, zur Aufklärung und Behebung nicht rechtskonformen Verhaltens im Unternehmen beizutragen. Ansonsten können auch die Mitglieder des Kontrollgremiums persönlich haften.

Fachliche Auseinandersetzung gefordert

Der Aufsichtsrat eines Unternehmens kann diese Kontrollfunktion gegenüber dem Vorstand oder der Geschäftsführung indes nur nach einer intensiven fachlichen Auseinandersetzung mit dem Thema und bei einem funktionierenden Compliance Management System im Unternehmen effizient wahrnehmen. Nur dadurch wird er in die Lage versetzt, die Wirksamkeit des Systems zu beurteilen und die Frage zu klären, ob Risiken der Unternehmenstätigkeit darin angemessen abgebildet sind. Die fachliche Auseinandersetzung der Aufsichtsratsmitglieder mit allen Themen rund um die Compliance in ihrem Unternehmen ist heutzutage ein absolutes Muss.

Bundesdatenschutzgesetz

Auf einen Blick: Neufassung des Bundesdatenschutzgesetz

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurde durch das “Gesetz zur Anpassung des Datenschutzrechts an die Verordnung (EU) 2016/679 und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680 (Datenschutz-, Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU – DSAnpUG-EU)” neu gefasst.

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Genehmigungskataster

Genehmigungskataster: Alle wichtigen Dokumente und Fristen auf einen Blick

Haben Sie alle Genehmigungen und Nebenbestimmungen für den rechtskonformen Betrieb Ihrer Anlagen und Prozesse im Blick und auf dem aktuellen Stand? Im Zuge der Compliance Ihres Unternehmens empfehlen wir, dass Sie ein Genehmigungskataster etablieren.

Damit stellen Sie sicher, dass alle Bestimmungen umgesetzt, fristgerecht eingehalten und ständig kontrolliert werden können.

Grundlage für ein Genehmigungskataster: Bestandsaufnahme

Ein Genehmigungskataster sollte fester Bestandteil jedes Compliance Management Systems in einem Unternehmen sein. Voraussetzung, um es inhaltlich sinnvoll und vollständig füllen zu können, ist zunächst die Bestandsaufnahme in Ihrem Betrieb: Welche behördlichen Genehmigungen brauchen Sie überhaupt für Ihre Anlagen? Gibt es international Unterschiede, wie müssen Sie auf länderspezifische Regularien reagieren? Diese Bestandsaufnahme können die unternehmensinternen Compliance-Beauftragten durchführen. Sie kann aber auch an externe Experten vergeben werden, um personelle Unternehmensressourcen zu sparen und sich weitergehendes Know-how zu sichern.

Kontinuierliche Kontrolle durch vollständige Unterlagen

Haben Sie die Grundlagen mit einem Überblick über alle notwendigen Genehmigungen geschaffen, bietet es sich aus unserer Erfahrung an, das Genehmigungskataster so anzulegen, dass es alle wichtigen Unterlagen und Dokumente enthält. So lässt es sich jederzeit zentral überwachen.

Vorschlag für ein Kataster:

  • Standort / Betrieb
  • Anlage / Prozess
  • Rechtsgrundlage
  • Titel Bescheid
  • Aktenzeichen
  • Datum
  • Titel Nebenstimmung
  • Aufgabe/Pflicht aus Nebenbestimmung

Durch das Genehmigungskataster erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Genehmigungen inklusive aller Nebenbestimmungen für Ihr Unternehmen. Hier sind also sämtliche Bewilligungen, Erlaubnisse und Bescheide in einem System erfasst. Es ermöglicht die permanente Kontrolle, erfordert aber auch die kontinuierliche Pflege.

Lästig, aber wichtig

Den Überblick über Genehmigungen und vor allem den damit verbundenen Nebenstimmungen zu behalten, gehört in den meisten Unternehmen allerdings nicht zu den beliebtesten Aufgaben und in den seltensten Fällen zum Kerngeschäft. Es raubt – obwohl existenziell wichtig – Zeit. Allerdings verhindert es oftmals weitaus größere Schäden: Werden Ihre Anlagen von den Behörden stillgelegt, weil Ihnen die entsprechende Genehmigung fehlt, haben Sie nicht nur Verluste durch den Produktionsausfall. Schlimmstenfalls können Sie Liefertermine nicht einhalten und leiden langfristig unter dem damit einhergehenden Vertrauensverlust Ihrer Geschäftspartner.

Ein Genehmigungskataster ist deshalb eine wichtige Investition, um Ihr Unternehmen im Sinne der Compliance dauerhaft regelkonform aufzustellen.

ISO 19600

ISO 19600 – Vorteile für Ihr Unternehmen

In unserem aktuellen Blog-Beitrag widmen wir uns der ISO 19600 und ihren Vorteilen für Ihr Unternehmen. Mit Hilfe dieser internationalen  Norm erhalten Unternehmen jeglicher Branche und Größe sowohl Empfehlungen wie auch praktische Hinweise, wie ein wirksames Compliance-Management System wirksam und organisationsspezifisch umgesetzt werden kann.

Hierdurch wird die Grundlage geschaffen, dass sich Führungskräfte und Mitarbeiter im Sinne ihres Compliance Management Systems regelkonform verhalten. Vor allem für grenzüberschreitend tätige Firmen bietet die international gültige ISO 19600 ein zuverlässig anwendbares System, damit die Organisation auch im Ausland regelkonform aufgestellt ist: Mehr als 160 Staaten weltweit tragen die Norm mit. Als Grundlage aber trägt sie insbesondere dazu bei, dass die Empfehlungen für ein Compliance Management System je nach Kontext, Art und Komplexität der Tätigkeiten einer Organisation praktikabel und umsetzbar sind.

ISO 19600: kein Zertifizierungsstandard

Die ISO 19600 ist kein Zertifizierungsstandard. Sollte sich ein Unternehmen entschließen, eine Zertifizierung vornehmen zu wollen, kann hierfür der TR CMS 101:2015 des TÜV Rheinland empfohlen werden. Dieser Standard ist sehr eng an die ISO 19600 angelehnt und beinhaltet alle Grundelemente für die Feststellung eines überprüfbaren und nachweisbaren Compliance Management Systems. Vorteil einer Zertifizierung: Ein zertifiziertes Unternehmen, bekennt sich nachweislich zur gesetzeskonformen Tätigkeit in allen Bereichen. Die extern überprüfte und dafür notwendige Transparenz schafft Vertrauen bei den Geschäftspartnern und bildet damit die Grundlage für einen langfristigen Unternehmenserfolg.

Anforderungen an Compliance Management System

Die ISO 19600 respektive die TR CMS 101:2015 beschreibt ausführlich, wie das unternehmensindividuelle Compliance Management System aufgestellt sein muss, um internationalen Rechtsnormen zu genügen. Dabei entwickelt die Norm Empfehlungen, wie ein Unternehmen sie in Abhängigkeit zum Beispiel von seiner Größe und seiner Geschäftstätigkeit optimal umsetzen kann.

Analyse der Rechtslage und Gesetzeskataster

Basis aller organisatorischen Maßnahmen im Sinne der Compliance ist dabei die Frage, welche rechtlichen Regelungen für das einzelne Unternehmen national und international relevant sind. Diese Analyse der Rechtsanlage muss individuell für die Organisation in Abhängigkeit von seiner Tätigkeit geschehen, auf ihrer Grundlage entwickelt ein Unternehmen sein konkretes Compliance Management System. Die Ingenieur- und Organisationsberatung SAT stellt zu diesem Zweck beispielsweise ein unternehmensindividuelles und ganzheitliches Gesetzes- und Regelwerkkataster zur Verfügung, bei dem alle relevanten Vorschriften identifiziert und Änderungen regelmäßig recherchiert, bewertet und ggf. mit notwendigen Maßnahmen versehen dem Unternehmen mitgeteilt werden.

Bekenntnis zur Compliance durch die Führung

Die ISO 19600 weist der Unternehmensführung im Rahmen des Compliance Management Systems eine besondere Rolle zu: Sie entscheidet darüber, ob die Organisation sich regelkonform aufstellt, definiert Ziele und gibt entsprechende personelle Ressourcen für die Entwicklung, Einrichtung und Implementierung des CMS im Unternehmen frei. Stehen die Führungskräfte nicht hinter der 100prozentigen Gesetzeskonformität ihres Handelns, ist den Mitarbeitern deren Einhaltung kaum glaubhaft zu vermitteln. Außerdem sind die Führungskräfte dafür verantwortlich, interne Regeln wie Handlungsvorschriften, Prozessdefinitionen oder Kodizes aufzustellen und mit den externen Gesetzen und Vorschriften in ein Compliance Management System einfließen zu lassen. Die Kombination interner und externer Regelwerke trägt langfristig dazu bei, die Gefahr der Gesetzesverstöße und daraus resultierender strafrechtlicher Konsequenzen deutlich zu reduzieren.

Schulung der Mitarbeiter

Ein Compliance Management System darf indes nicht nur auf dem Papier existieren, sondern muss Einzug in den praktischen Alltag der Mitarbeiter auf allen Ebenen halten. Dazu müssen sie informiert, trainiert und mit ihnen kommuniziert werden. ISO 19600 empfiehlt deshalb regelmäßige Schulungen, die den Mitarbeitern das rechtliche Umfeld in ihrem Arbeitsgebiet verdeutlichen und dazu beitragen, dass sie sich gesetzeskonform verhalten. Durch den ständigen Dialog mit der Führungsebene über diese Themen soll sich die Unternehmenskultur im Hinblick auf Compliance nachhaltig ändern.

Umsetzungskontrolle im Compliance Management System

Ob die im Rahmen des Compliance Management Systems geschaffenen Abläufe und Strukturen tatsächlich im Alltag eingehalten werden, bedarf der regelmäßigen Kontrolle. Stichproben im Rahmen eines regelmäßigen Monitorings tragen laut ISO 19600 ebenso bei wie interne Audits. Vor allem aber bedarf es der ständigen Überwachung der Gesetzeslage zum Beispiel mit Hilfe des genannten SAT-Gesetzeskatasters. Damit lässt sich das Ergebnis der anfänglichen Risikoanalyse regelmäßig aktualisieren und zeitnah auf rechtliche Veränderungen reagieren.

Vertrauen schaffen durch Zertifizierung

Ist ein Compliance Management System von unabhängiger Stelle nach dem TR CMS 101:2015 zertifiziert, ist dies auch ein Signal an die nationalen und internationalen Geschäftspartner: Das Unternehmen arbeitet gesetzeskonform, transparent und zuverlässig.