Aufwändig, zeitraubend, teuer? Wie Sie in Ihrem Unternehmen ein Compliance System erfolgreich einführen (Teil 1)

Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie Sie ein Compliance System erfolgreich einführen? Das „Neubürger-Urteil“ vor drei Jahren hat viele Geschäftsführer und Vorstände aufgeschreckt: Damals verurteilte das Landgericht München einen Unternehmensvorstand zu einer Geldstrafe von 15 Millionen Euro. Das Gericht vertrat die Ansicht, dass die Führung dafür zu sorgen hat, dass ein Unternehmen Risiken mit einem Compliance Management System systematisch vorbeugt. Dazu muss es so organisiert und beaufsichtigt sein, dass es alle Rechtsvorschriften einhält.

Compliance System von der Stange?

Wie das allerdings konkret aussieht, liegt im unternehmerischen Ermessen: Es  hängt davon ab, was ein Unternehmen macht, wie groß und wie es organisiert ist, welche Vorschriften gelten. Aber auch, wo es auf der Welt mit Standorten vertreten ist und sogar, ob es früher schon mal Verdachtsfälle gab. Vor allem aber ist die regelmäßige Kontrolle wichtig, ob alle Vorgaben eingehalten werden.

Diese gesetzlichen Forderungen schrecken ab, gerade kleine und mittlere Firmen. Wie sollen sie mit ihren begrenzten personellen und finanziellen Mitteln ein Compliance-System einführen? Und das auch noch passgenau und individuell auf das Unternehmen zugeschnitten?

Lang ist die Liste, was Geschäftsführer und Vorstände berücksichtigen müssen:

• Ethikrichtlinien und Anweisungen entwickeln
• Zuständigkeiten festlegen
• Organisationshandbuch schreiben
• Prozesse standardisieren
• Führungskräfte und Mitarbeiter informieren und schulen
• Geschäftsprozesse mit Berichtswesen, Checklisten und interner Revision kontrollieren
• Compliance-System und –Aktivitäten dokumentieren

Um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, brauchen Unternehmen jeder Größe eine besondere Betriebsorganisation. Wie Sie die schrittweise erfolgreich einführen, was das kostet und wie lange es dauert, beschreiben wir in diesem und den folgenden beiden Beiträgen.

Compliance System erfolgreich einführen in sechs Schritten

Ein Compliance-System einführen ist kein Hexenwerk, so viel vorab. Gehen Sie dafür konsequent die folgenden sechs Schritte.

1.      Quick-Check

Im ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick über die Situation in Ihrem Unternehmen. Welche Compliance-Risiken bestehen aktuell in Ihrer Organisation? Gibt es schon Elemente eines Compliance-Management-Systems? Wo sehen Sie derzeit den größten Handlungsbedarf, um Ihr Unternehmen gesetzeskonform aufzustellen?

Ziel des Quick-Checks ist, dass Sie Ihre Gesamtsituation transparent machen und erkennen, wo Sie im Sinne der Compliance unverzüglich etwas unternehmen sollten.

2.      Ausrichtung/Risiken

Nach dieser Grundlagenarbeit treffen Sie die ersten richtungsweisenden Entscheidungen: Es geht darum, wie Sie das Compliance-Management-System grundsätzlich ausrichten. Sie müssen exakt analysieren, welche Gesetze, Vorschriften und internen Regelungen für Sie überhaupt gelten.

Exkurs: Warum Sie unbedingt Licht ins Pflichtendickicht bringen müssen

Beispiel Arbeitsschutz: Sieben Gesetze ergeben 180 Pflichten, die wiederum 22 Rechtsverordnungen mit 153 Pflichten ermächtigen. Hieraus ergeben sich 254 technische Regeln und berufsgenossenschaftliche Sicherheitsregeln mit 3401 Pflichten, die die gesetzlichen Pflichten um das 18-fache auf 3734 Rechtspflichten vermehren.

Genug gelesen?

Diese Regelwerke können Sie tatsächlich nur dann befolgen, wenn sie im Unternehmen überhaupt bekannt sind. Die nötigen Recherchen mit einem vertretbarem Aufwand aber sind nur in einem gut organisierten Gesetzes- und Vorschriftenkataster möglich.

Allerdings: Erscheint der Aufwand zunächst auch noch so hoch und abschreckend – Unkenntnis schützt nicht vor Strafe! Das Bundesverfassungsgericht hat unmissverständlich entschieden, dass „von Betreibern gewisser technischer Anlagen zu verlangen ist, dass sie über die einschlägigen Vorschriften unterrichtet sind“. Niemand kann sich also mit der unübersichtlichen Vielfalt der gesetzlichen und untergesetzlichen Vorschriften entlasten. Exkurs Ende.

Risiken richtig bewerten

Wenn Sie wissen, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten, besteht eine weitere Herausforderung indes in ihrer Bewertung. Wie groß sind die Risiken für Ihr Unternehmen, wenn es nicht durchgängig gesetzes- und regelkonform aufgestellt ist? Davon hängt ab, für welchen Unternehmensbereich Sie sich zuerst Gedanken über ein funktionierendes Compliance-System machen.

In unseren nächsten beiden Beiträgen stellen wir Ihnen die Schritte 3 bis 6 vor, wie Sie erfolgreich ein Compliance-System einführen. Lesen Sie dann, wie Sie ein Compliance-Konzept entwickeln, es auf allen Ebenen Ihres Unternehmens einführen und kontrollieren, dass es funktioniert. Außerdem erfahren Sie, wie lange die Einführung erfahrungsgemäß dauert und wie viel es kostet.