Aufwändig, zeitraubend, teuer? Wie Sie in Ihrem Unternehmen erfolgreich ein Compliance System einführen (Teil 3)

Genug der theoretischen Vorarbeit. Sie wollen ein Compliance System einführen. Oder besser gesagt: Sie müssen ein Compliance System einführen: eine Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Regelungen und unternehmensinterner Richtlinien. Eine Verpflichtung zur Umsetzung organisatorischer Maßnahmen zur Sicherstellung der Compliance-Pflicht.

Dafür haben Sie bis hierher genau identifiziert, wo Ihr Unternehmen den größten Nachholbedarf im Hinblick auf Gesetzeskonformität hat. Und Sie wissen, wer dafür zuständig sein soll. In Schritt 5 und 6 geht es nun darum, die geplanten Maßnahmen umzusetzen und sie in einem „kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ (KVP) weiterzuentwickeln.

5. Umsetzung der Compliance-Maßnahmen

Die Maßnahmen müssen ab jetzt in den Unternehmensbereichen umgesetzt werden, die sie kontinuierlich auf Gesetzeskonformität beobachten und gegebenenfalls an sich ändernde Gesetzen und Vorschriften anpassen wollen. Die Implementierung in der Organisation sieht unter anderem

• die Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter,
• die Information der Führungskräfte und Mitarbeiter,
• die Umsetzung der modifizierten Prozessen und
• Vorschriften in der Praxis

vor.

Nur, wenn Sie die Führungskräfte und die Mitarbeiter ins Boot holen, lässt sich Compliance langfristig umsetzen und im Unternehmen leben. Ethikrichtlinien und Anweisungen befolgen in der Regel konsequent nur die Menschen, die ein umfassendes Verständnis dafür entwickelt haben und verstehen, worum es dabei geht. Deshalb sollten Schulungen und Informationen Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte einen hohen Stellenwert in Ihrem Compliance-System einnehmen.

Coaching des Projektteams

Lassen Sie Ihr Projektteam, das das Compliance-System einführen soll, gerade in der Anfangsphase der Umsetzung nicht allein. Geben Sie den Compliance-Beauftragten durch ein zielgerichtetes Projektmanagement-Coaching Unterstützung bei der Umsetzung der Maßnahmen. Helfen Sie mit, das Projektmanagement systematisch im Unternehmen zu implementieren, wenn es zum Beispiel um die Einführung eines Organisationshandbuches oder die Standardisierung von Prozessen geht. Auch Kontrollmaßnahmen mit dem entsprechenden Berichtswesen, Checklisten und eine interne Revision sind nur so lange erfolgversprechend, wie sie in Ihrem Unternehmen konsequent umgesetzt und gelebt werden. Dazu müssen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte einbinden und den Verantwortlichen signalisieren, dass sie Ihre volle Unterstützung haben.

6. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess für das Compliance System

Sie ahnen es wahrscheinlich schon: Die Einführung eines Compliance Systems ist keine Eintagsfliege. Der ganze Aufwand hat sich nur dann langfristig gelohnt, wenn Sie kontinuierlich an der Verbesserung der Compliance in Ihrem Unternehmen arbeiten. Wir nennen es „Nachhaltigkeitssicherung“: Gesetzeskonformität darf nicht als modische Randerscheinung verstanden werden, sondern muss zum integralen Bestandteil der täglichen Arbeit in der Organisation werden.

Wir empfehlen unseren Kunden deshalb ein regelmäßiges Audit der umgesetzten Maßnahmen: Werden sie in der Praxis tatsächlich gelebt? Überprüfen Sie Ihr Compliance-Management-System, ob es im Alltag praktikabel ist oder ob es angepasst werden muss. So entwickeln Sie es permanent weiter und tragen dazu bei, dass es mittel- bis langfristig als völlig selbstverständlich wahrgenommen und umgesetzt wird.

Schulung der Mitarbeiter

Da sich Gesetze, Vorschriften und Richtlinien ständig ändern, müssen Sie Ihr Unternehmen entsprechend darauf einstellen. Dazu gehört nicht nur, dass Sie mit Hilfe eines Gesetzeskatasters wissen, was sich ändert und welche Auswirkungen es auf Ihre Organisation hat. Sie müssen auch die Mitarbeiter über die Veränderungen informieren und immer wieder schulen. Dazu empfehlen wir grundsätzlich den Aufbau und die Implementierung eines Compliance Schulungsprogrammes. In dessen Rahmen bieten Sie den Mitarbeitern regelmäßig wiederkehrende Schulungen an.

Weg zum gesetzeskonformen Unternehmen ist steil

Sie sehen, der Weg zum Compliance-konformen Unternehmen ist zwar steil, aber mit der gebotenen Kontinuität und Konsequenz durchaus begehbar. Es sind diese sechs Methoden und Module, die wir in unserer Beraterpraxis oftmals erprobt haben und die die Unternehmen ans Ziel gebracht haben.

Lassen Sie das Thema Compliance nicht aus den Augen. Als Teil des Managements müssen Sie illegale, nicht regelkonforme Handlungen der Mitarbeiter nicht nur aufdecken, sondern präventiv verhindern. Schließlich sind die Konsequenzen mangelnder Compliance weitaus komplexer und komplizierter zu handhaben, als die notwendige Auseinandersetzung und Umsetzung eines Compliance-Systems.