HR und Compliance
Die Personalabteilung ist nicht erst seit Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung vor knapp zwei Jahren von besonderer Bedeutung bei der Einhaltung der Compliance im Unternehmen. Der HR-Bereich ist zudem ein wichtiger Bereich bei der grundsätzlichen Ausgestaltung der Compliance-Organisation und -Kultur in einer Organisation. Zu denken ist hier beispielsweise an die Beteiligung des Personalwesens, wenn es um die Implementierung eines Verhaltenskodex oder eines Sanktionskatalogs bei nicht gesetzeskonformem Verhalten geht.
HR, DSGVO und Compliance
Eine große Zielgruppe der EU-Datenschutzgrundverordnung im Unternehmen sind die eigenen Beschäftigten. Außerdem gibt es zahlreiche rechtliche Vorschriften vor allem zum Schutz der Mitarbeiter. Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, arbeitsrechtsrelevante Themen und vor allem deren Risiken bei Nichtbeachtung zu identifizieren und sich rechtlich und organisatorisch entsprechend zu organisieren.
Zu den Kernthemen der Compliance im Personalwesen gehört also der Schutz der Mitarbeiter-Daten. HR muss schnell und professionell reagieren können, wenn Beschäftigte beispielsweise ihr in der DSGVO verankertes Auskunftsrecht über ihre Daten im Unternehmen nutzen möchten. Dazu ist ein Überblick über die gespeicherten Informationen essentiell – von der Bewerbung bis hin zur Lohn- oder Gehaltsabrechnung, nicht zu vergessen Informationen über Krankheitstage oder Spesen. Sowohl nach innen als auch nach außen muss die Personalabteilung mit Blick auf die Rechtskonformität gemäß DSGVO also organisatorisch richtig aufgestellt sein: nach innen, indem die personenbezogenen Angaben jederzeit und umfassend abrufbar sind – nach außen, damit HR gegenüber den entsprechenden Aufsichtsbehörden nachweisen kann, dass sie DSGVO-konform arbeitet.
Zu den weiteren Compliance-relevanten Fragestellungen im Personalwesen zählen unter anderem die Gleichstellung männlicher und weiblicher Beschäftigter, der Schutz der Gesundheit der Mitarbeiter, die Arbeitszeiterfassung und Pausenregelungen oder der Schutz schwangerer Mitarbeiterinnen. Als Maßnahmen zum umfassenden Erhalt der Rechtskonformität stehen dem Unternehmen dabei verschiedene Möglichkeiten offen – von der Ausgestaltung der Arbeitsverträge über die Formulierung von Betriebsordnungen (z.B. zur Unfallverhütung) sowie Weisungen und Anordnung für das Verhalten im Unternehmen bis hin zu individuell ausgearbeitete Unternehmens-Kodizes.
Rechtskataster für HR
Um einen permanenten Überblick über die rechtlichen Regelungen rund ums Personalwesen zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz eines Rechtskatasters. Es enthält die für ein Unternehmen relevanten Gesetze und Vorschriften auch aus dem HR-Bereich, so dass die Personalabteilung in die Lage versetzt wird, bei Änderungen auch kurzfristig entsprechende organisatorische Veränderungen anzustoßen. SAT berät Sie auf Wunsch dazu.
HR und Unternehmenskultur
Das Personalwesen ist im Zusammenhang mit einem funktionierenden Compliance-System aber nicht nur für den Schutz der Mitarbeiterdaten oder die Einhaltung der sonstigen rechtlichen Vorgaben verantwortlich. Den HR-Verantwortlichen kommt darüber hinaus eine wichtige Rolle zu, wenn es darum geht, die Compliance-Kultur in einem Unternehmen zu verankern. Hier gilt: „Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es zurück.“ Lebt das Unternehmen in Personalfragen rechtskonformes, faires Verhalten vor, wird das entscheidend dazu beitragen, dass die Mitarbeiter Compliance auf allen Unternehmensebenen erleben und vor allem selber leben. Gegenseitiger Respekt, transparenter Umgang in Personalfragen, keinerlei Diskriminierung sind grundlegende Bausteine, dass eine belastbare Compliance-Kultur im Unternehmen Einzug hält und langfristig erhalten bleibt.
