Genehmigungskataster: Alle wichtigen Dokumente und Fristen auf einen Blick

Haben Sie alle Genehmigungen und Nebenbestimmungen für den rechtskonformen Betrieb Ihrer Anlagen und Prozesse im Blick und auf dem aktuellen Stand? Im Zuge der Compliance Ihres Unternehmens empfehlen wir, dass Sie ein Genehmigungskataster etablieren.

Damit stellen Sie sicher, dass alle Bestimmungen umgesetzt, fristgerecht eingehalten und ständig kontrolliert werden können.

Grundlage für ein Genehmigungskataster: Bestandsaufnahme

Ein Genehmigungskataster sollte fester Bestandteil jedes Compliance Management Systems in einem Unternehmen sein. Voraussetzung, um es inhaltlich sinnvoll und vollständig füllen zu können, ist zunächst die Bestandsaufnahme in Ihrem Betrieb: Welche behördlichen Genehmigungen brauchen Sie überhaupt für Ihre Anlagen? Gibt es international Unterschiede, wie müssen Sie auf länderspezifische Regularien reagieren? Diese Bestandsaufnahme können die unternehmensinternen Compliance-Beauftragten durchführen. Sie kann aber auch an externe Experten vergeben werden, um personelle Unternehmensressourcen zu sparen und sich weitergehendes Know-how zu sichern.

Kontinuierliche Kontrolle durch vollständige Unterlagen

Haben Sie die Grundlagen mit einem Überblick über alle notwendigen Genehmigungen geschaffen, bietet es sich aus unserer Erfahrung an, das Genehmigungskataster so anzulegen, dass es alle wichtigen Unterlagen und Dokumente enthält. So lässt es sich jederzeit zentral überwachen.

Vorschlag für ein Kataster:

• Standort / Betrieb
• Anlage / Prozess
• Rechtsgrundlage
• Titel Bescheid
• Aktenzeichen
• Datum
• Titel Nebenstimmung
• Aufgabe/Pflicht aus Nebenbestimmung

Durch das Genehmigungskataster erhalten Sie einen Überblick über alle relevanten Genehmigungen inklusive aller Nebenbestimmungen für Ihr Unternehmen. Hier sind also sämtliche Bewilligungen, Erlaubnisse und Bescheide in einem System erfasst. Es ermöglicht die permanente Kontrolle, erfordert aber auch die kontinuierliche Pflege.

Lästig, aber wichtig

Den Überblick über Genehmigungen und vor allem den damit verbundenen Nebenstimmungen zu behalten, gehört in den meisten Unternehmen allerdings nicht zu den beliebtesten Aufgaben und in den seltensten Fällen zum Kerngeschäft. Es raubt – obwohl existenziell wichtig – Zeit. Allerdings verhindert es oftmals weitaus größere Schäden: Werden Ihre Anlagen von den Behörden stillgelegt, weil Ihnen die entsprechende Genehmigung fehlt, haben Sie nicht nur Verluste durch den Produktionsausfall. Schlimmstenfalls können Sie Liefertermine nicht einhalten und leiden langfristig unter dem damit einhergehenden Vertrauensverlust Ihrer Geschäftspartner.

Ein Genehmigungskataster ist deshalb eine wichtige Investition, um Ihr Unternehmen im Sinne der Compliance dauerhaft regelkonform aufzustellen.