Lean Compliance – kein Widerspruch durch unternehmensindividuelle Lösungen

Lean Compliance – ein Widerspruch in sich? Häufig werden Compliance-Strukturen noch als notwendiges Übel angesehen. Doch hier verhält es sich ähnlich wie bei dem Bonmot „Wem Gesundheitsvorsorge zu teuer ist, kann es ja mal mit Krankheit versuchen!“

Wer Regelkenntnis und -befolgung also gar nicht oder nur lax in seinem Unternehmen umsetzt, kann schnell in schwierige bis hin zu unternehmensgefährdende Situationen kommen. Die Folgen bei Nichtbeachtung von Regeln können aktuell gerade eindrucksvoll in der Automobilindustrie oder Kartellverfahren der vergangenen Jahre beobachtet werden. So stellt sich nicht mehr die Frage, ob man Compliance-Strukturen umsetzt, sondern wie diese im Sinne von Effizienz und Kosten am besten in die Unternehmensprozesse integriert werden können. Hierfür bietet die Philosophie des Lean Management sehr gute Ansätze.

Lean Management: ganzheitlich und individuell

Lean steht für Vermeidung von Verschwendung und auf wertschöpfende, am Kundeninteresse ausgerichtete Unternehmensprozesse. Compliance-Strukturen sollen ganzheitlich die Regelkenntnis und -befolgung in Unternehmen sicherstellen, Mitarbeiter vor Fehlverhalten und Unfällen bewahren, Führungskräften dabei helfen, Organisationverschulden zu vermeiden.

Dies funktioniert nur mit einem von Beginn an ganzheitlich und individuell auf ein Unternehmen zugeschnittenes Compliance Management System, das den Mitarbeitern ohne großen Zusatzaufwand Transparenz und Klarheit hinsichtlich der Regelkenntnis bietet, damit sie ihre Tätigkeiten regelkonform verrichtet können. Auch umfasst ein Compliance Management System ausnahmslos alle Unternehmensbereiche und Sachgebiete. Denn häufig hört man noch die Meinung, dass Compliance sich nur auf Themen wie Betrug, Untreue, Korruption bezieht. Fehlverhalten mit anschließenden Sanktionen kommt aber mit  Abstand am häufigsten im Umwelt- und Arbeitsschutz vor.

Compliance darf die Unternehmenspraxis nicht lähmen

Eines ist vielen Unternehmern heutzutage bewusst, unabhängig von Branche oder Größe: Halten sie sich nicht an Gesetze, Regeln und Vorschriften, laufen sie Gefahr, erhebliche Reputations- und Imageverluste zu erleiden und infolge signifikante Marktanteile zu verlieren bis hin zu unternehmensgefährdenden Ergebniseinbußen. Die rechtlichen Konsequenzen einer Non-Compliance sind dabei noch gar nicht berücksichtigt.

In der Praxis aber ist die Umsetzung aller relevanten Gesetze, Vorschriften und Richtlinien im Unternehmensalltag äußerst komplex. Compliance-Anforderungen und alle Unternehmensprozesse müssen deshalb miteinander in Einklang gebracht werden, sollen sie sich nicht gegenseitig blockieren. Konkret heißt das: Sämtliche Regularien, denen ein Unternehmen unterliegt, müssen individuell und möglichst förderlich in die Wertschöpfung integriert werden. Vorschriften und Formulare dürfen Entwicklungen nicht verlangsamen. Nur so gelangt eine Organisation mit Lean Compliance zu klaren und nachvollziehbaren Abläufen und Resultaten.

Mit Lean Compliance zu Qualität und Effizienz

Wie beim ursprünglichen Konzept des Lean Managements stehen auch bei der Lean Compliance Effizienz, Kostenbewusstsein und Qualität im Fokus. Die notwendigen Compliance-unterstützenden Aktivitäten können hierbei ohne allzu großen Aufwand in die eigentlichen Unternehmensprozesse und ihre Dokumentation integriert werden. So unterstützen sie auch und vor allem das Beauftragtenwesen effizient und rechtssicher.

Hierbei hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

1. Mit einem kurzen Audit, dem sogenannten „Quick-Check“, wird im Unternehmen eine Lückenanalyse durchgeführt, um zu prüfen, wo es Handlungsfelder gibt, die nach einer Bearbeitung einen ausreichenden Soll-Zustand für ein Compliance-System ergeben. Als Leitlinie für den Soll-Zustand kann z.B. der vom TÜV Rheinland entwickelte Standard für Compliance Management Systeme (TR CMS 101:2011) dienen.
2. Ganzheitliches und unternehmensindividuelles Gesetzes- und Vorschriftenkataster: Wer Regeln befolgen möchte, sollte sie kennen. Eine Binsenwahrheit, aber nach wie vor gibt es in vielen Unternehmen keinen ganzheitlichen und strukturierten Überblick, welche Gesetze, Vorschriften und Regel zu befolgen sind. So ein Kataster kann ideal als Aufsetzpunkt für eine sach- und arbeitsplatzbezogene Transparenz und Vermittlung der einzuhaltenden Regeln dienen.
3. Einflechtung der regelbasierten Vorgaben in die vorhandenen Unternehmensprozesse, wo nötig bis auf Tätigkeitsebene, z.B. als zusätzliche Prozessebene mit Darstellung und bei Bedarf mit schneller Verfügbarkeit der notwendigen Regeln. Hierbei wird streng auf die Vermeidung unnötiger Schritte und Aktivitäten geachtet, möglichst die unterstützende Rolle von Regeln zur Steigerung der Wertschöpfung bzw. Kundenorientierung herausgearbeitet, Informationsfluss und Schnittstellenmanagement optimiert
4. Unterstützung durch eine einfache, IT-gestützte Organisationsplattform, entweder durch Integration in das bestehende System oder Verwendung z.B. durch eine ausgereifte, web-gestützte Plattform wie das „EcoWebDesk“

Fazit: pro Lean Management

Compliance-Strukturen müssen kein kostenerzeugender Ballast sein. Durch geschickte Einflechtung der notwendigen Compliance-Aktivitäten in die Unternehmensprozesse auf Basis der LEAN-Philosophie, Regeltransparenz auf Basis eines ganzheitlichen und professionell gestalteten Gesetzes- und Vorschriftenkatasters sowie ein modernes IT-Management der Compliance-Aktivitäten lässt sich Compliance in ein integriertes Managementsystems sehr zum Unternehmensvorteil einbringen. Denn regelkonform erzeugte Produkte und Dienstleistungen sind in der komplexen Angebotswelt der heutigen Zeit auch ein Wert an sich.