Compliance Praxis: Compliance-System bei SCHWING Fluid Technik GmbH (Teil 1)

Compliance-System

Bislang haben wir in unserem Blog rund um Compliance vor allem die Theorie der Gesetzeskonformität in Unternehmen beleuchtet. Das werden wir nun ändern und in die Compliance Praxis einsteigen. Die Firma SCHWING Fluid Technik GmbH aus dem nordrhein-westfälischen Neukirchen-Vluyn gewährt einen Einblick, wie sie in ihrem Unternehmen ein Compliance-System eingeführt hat und seither durch ein Gesetzeskataster den Überblick über alle Rechtsvorschriften behält.

Compliance bis dato ein Thema der Geschäftsführung

Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung im internationalen Anlagengeschäft ist SCHWING ein weltweit führender Konstrukteur, Hersteller und Betreiber von Hochtemperatursystemen für die (thermische) Reinigung von Metallteilen und -werkzeugen, thermo-chemischen Gas-Feststoff-Reaktionen in variierbaren Atmosphären bis 1100 °C, für die besonders effiziente Wärmebehandlung von Metallen und für die Kalibrierung von Temperatursensoren und thermischen Instrumenten.

Compliance ist nach eigener Auskunft schon lange ein Thema im Unternehmen. Allerdings wurde es bis zur Einführung eines durchgängigen Compliance-Systems samt Gesetzeskataster nicht strukturiert und überwacht. Zu dem Zeitpunkt hat sich in erster Linie die SCHWING-Geschäftsführung mit der Thematik auseinandergesetzt. Das reichte vom Austausch mit anderen Unternehmen und Fachleuten in Ausschüssen der Industrie-und Handelskammer bis hin zum Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (VDMA). Dort informierte sich SCHWING über Newsletter und Veranstaltungen über neue Herausforderungen oder geänderte gesetzliche Anforderungen für den Maschinenbau.

Compliance: gestiegene Bedeutung durch höheren Export-Anteil

Das Thema Compliance wurde im Laufe der Zeit allerdings zunehmend präsenter und akuter: Mit dem wachsenden Anteil des Exportgeschäftes bei SCHWING stiegen auch die gesetzlichen Anforderungen. „Insgesamt wurden immer mehr Gesetze und Regelungen eingeführt, strenger überwacht und mit hohen Strafen bei Nichteinhaltung geahndet“, erinnern sich die beiden Geschäftsführer Ewald und Thomas Schwing. Ende 2014 entschied sich die Geschäftsleitung schließlich, die Unternehmensprozesse zu dokumentieren und zu organisieren. Diese Entscheidung kam neben dem höheren Exportanteil unter anderem durch die gestiegene Auftragslage und veränderten Anforderungen zustande: Das Unternehmen hatte mittlerweile mehr Mitarbeiter. Die Prozesse mussten klarer definiert, die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Bereits 2012 hatte SCHWING ein ERP-System eingeführt, das eine Umstrukturierung der Prozesse erforderte. Die Geschäftsleitung verfolgte dabei auch das Ziel, Unternehmenswissen nicht zu verlieren. Das „Handwerkszeug“ für die Dokumentation war mit dem ERP-System und einer unternehmenseigenen Wiki – als Mischung aus einer Art Intranet und einer Wissensplattform für Unternehmens-Know-how – bereits vorhanden. Für die Prozessdefinition und die Festlegung der Verantwortlichkeiten entschied sich das Unternehmen für externe Unterstützung durch Anne von Brockhausen von der Kölner norm.konform GmbH.

Compliance entscheidend für erfolgreiche ISO-Zertifizierung

Die Umsetzung, die Dokumentation der Ist-Prozesse, die Schnittstellendefinition, die Fehleranalysen und die Problemaufschreibung begannen schließlich im Jahr 2015. „Nachdem die ersten Schritte getan waren, haben wir uns in dem Zusammenhang entschieden, ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2015 einzuführen“, sagen Ewald und Thomas Schwing. (Anfang September 2016 fand bei SCHWING übrigens erfolgreich das Zertifizierungsaudit statt.) In diesem Zusammenhang aber haben sie auch die Complianace-Thematik erneut aufgegriffen und organisiert. Schließlich ist die gesetzeskonforme Unternehmensführung eine zentrale Forderung des Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001:2015. „Uns war jedoch schnell klar, dass wir es als mittelständisches Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung nicht alleine schaffen würden, diese Aufgabe zu bewältigen. Es ist einfach nicht möglich, die Vielzahl der unterschiedlichsten, für uns geltenden Gesetze strukturiert zu erfassen und zu überwachen. Daher haben wir SAT mit der Erstellung des Gesetzeskatasters beauftragt“, berichten die SCHWING-Geschäftsführer.

Lesen Sie in Teil 2, wie SAT das Gesetzeskataster als Beispiel für Compliance Praxis bei der SCHWING Fluid Technik GmbH installiert hat.